A tollaktól a harapnivalóktól az irodai pletykáig - amikor öt lábnyira ülsz munkatársától, minden megosztása meglehetősen egyszerű. És mégis, hogy megvitassa egy előadás végleges részleteit, amelyet 30 perc alatt összehoz, elküld egy neki e-mailt? Van valami baj ebben a képen.
Az e-mail, a konferenciahívások, az online naptárak és a csevegőalkalmazások segítenek nekünk tartani a kapcsolatot és a pályán, ha messze vagyunk egymástól. Az eszköz azonban csak annyira hatékony, mint a kéz, amely azt használja. Annak ismerete, mikor kell használni az Ön rendelkezésére álló alkalmazásokat, és hogyan lehet a legtöbbet kiaknázni, gyakran megkülönbözteti a pazarolt órákat és a szállított termékeket.
A Blinkistnél azon dolgozunk, hogy hatékonyabbá tegyük az olvasást és a tanulást, tehát az ésszerűsítés a mi DNSünkben van. Amikor észrevettük, hogy a kommunikáció még a kis csapatunkban is nem hatékony, elkezdtük kitalálni, mi történik, ami megakadályozta, hogy a lehető legjobban működjünk. Megállapítottuk, hogy a mindennapi eszközök használatának optimalizálásával sokkal többet tudunk elérni.
Az alábbiakban azonosítjuk a négy leggyakrabban használt eszközt, amelyekkel valószínűleg visszaél, és hogyan javíthatja az űrlapot.
1. E-mail
The Fumble
Akármilyen egyszerű az e-mail is, sokféle módon lehet megrontani: az e-mailt hosszú távú vita eszközeként lehet használni, és az elején egyszóval válaszolhatunk, amely személyesen összecsukható vagy közvetíthető. Ugyanolyan csábító, mintha az e-mail láncolatát a dokumentációval történő széles körű érvelés helyeként használná, az e-mail nem megfelelő hely a projekt részleteivel kapcsolatos kritikus vitákhoz. Amit ezekben az esetekben csinál, az komplikációt és késést jelent a tevékenységeihez és a címzettek tevékenységeihez.
A javítás
Fontos vagy sürgős feladatok elvégzéséhez találkozzon szemtől szembe, hogy felfedezze a kérdéseket, és gyorsabban kapjon válaszokat. Azáltal, hogy élőben végzi, nem csak a saját idejét védi, hanem a munkatársait is. Ha mindenki tudja, hogy a sürgős hírek soha nem érkeznek e-mailben, nincs ok a folyamatos frissítésre a beérkező levelek között, és az emberek inkább a dolgokra koncentrálhatnak.
Gondolj az e-mailekre, mint arra, hogy megbeszélést indítson vagy napirendet állítson fel, tehát ha a csapattal leül, hogy megtörténjen a varázslat, az megteheti.
2. Konferenciahívások
The Fumble
A konferenciahívások gyönyörűek - bármikor, bárhol megtehetik őket, de mivel alkalmiabbak lehetnek, mint a személyes találkozók, hatékonysági problémákat is felvethetnek.
Először is, mivel informálisnak érzik magukat, túl sok ember könnyebben tud bejutni az asztalba. Az eredmény az, hogy ahelyett, hogy csak a kritikus munkákon tudnak részt venni, a csapat csapdába esik egy kétes hasznosságú találkozón.
Másodszor, könnyű figyelmen kívül hagyni, hogy bár alkalmabbnak tűnhetnek, szellemi szempontból is adózhatnak. A konferenciabeszélgetések előkészítést és intenzív hallgatást igényelnek, ami egy nagy falatot vesz ki a napi összpontosításból. Ütemezze be egy kora reggel, és ez képes lesz a nap összpontosítani. Ceruza órák után, és egy olyan napdal fog foglalkozni, amelyet a késleltetett munkamenet előrejelzése határoz meg.
A javítás
Először ne feledje, hogy nem mindenkit kell meghívni. Ehelyett vonjon be olyanokat, akik tájékozottak a projektről és kritikus támogatók. Hagyja, hogy az ülésen egy ember készítsen jegyzeteket, és ossza meg a többi csapattal, hogy a többiek a munkára összpontosítsanak.
És ne felejtse el okosan választani a hívási időt. Amikor csak lehetséges, ne ütemezze a konferenciahívásokat reggel vagy késő este. Ha időt talál a között, megóvja a figyelmét.
3. Csevegés
The Fumble
Az irodák közötti csevegés, különösen egynél több emeleten vagy különböző helyszíneken működő cégek számára, nagyon hasznos helyettesítő a szemtől szemben: Valós időben történik, lehetővé teszi a fájlok azonnali átvitelét, és megkönnyíti a spontaneitást. De hasonlóan a konferenciahívásokhoz, a csevegés legfőbb erényei is hibái.
Az irodai csevegés fő problémája az, hogy az emberek szabadon érzik magukat a mandzsetta kérdéseinek írásakor, mert technikailag nem szakítanak meg - a címzett továbbra is választhatja, hogy válaszol-e. A helyzet az, hogy reaktív lények vagyunk, és úgy érezzük, hogy meg kell állítanunk azt, amit csinálunk, és részt kell vennünk azoknál az embereknél, akik pingolnak. Annak ellenére, hogy a csevegéssel való kapcsolatfelvétel szándéka nem zavaró, akkor kevéssé ellenőrizheti, hogy megszakad-e kollégája munkája. Ha lát egy üzenet értesítést, valószínű, hogy meg fogja nézni. Még akkor is, ha ő nem válaszol egyenesen, figyelmének egy részét most elterelheti az Ön megjegyzése vagy kérdése.
A javítás
A csevegést általában csak olyan gyors kérdésekre kell használni, amelyek megakadályozzák, hogy előre mozduljanak a munkáddal, vagy hogy időt állítsanak össze egy munkatárssal egy nagyobb kérdés megbeszélésére. Bármi mást, írjon egy e-mailt, hogy ne zavarja kollégáit.
És ha túl sok beszélgetés érkezik? Kapcsolja ki az értesítéseket, akárcsak az e-maileket. Számos csevegőszolgáltatás lehetővé teszi a felhasználó számára, hogy „láthatatlanná” váljon, ami egy jó módja annak, hogy bekapcsolódjunk (különösen, ha állandóan frissülő csoportos csevegő részese vagy), anélkül, hogy válaszolnának.
4. Naptárak
The Fumble
Az első számú visszaélés, amelyet az emberek a naptárukkal tesznek, úgy cselekedet-listákként kezeli őket. Ha megnézi a naptárát, és lát valamit, ami hasonlít, „vegye fel a tejet” vagy „hajvágást tervezzen”, ideje átgondolni, hogyan használja.
Egy másik naptárral való visszaélés az, hogy nem az Ön szervezése érdekében használja az időt, hanem azért, hogy megvédje azt. Amikor egy új projektre irányuló javaslathoz fordulnak, és a naptár azt mondja, hogy bele tudod illeszteni, ne feledje, hogy ez nem feltétlenül jelenti azt, amit kellene. Fontos először átnézni céljait és értékeit.
A javítás
Célja, hogy naptárát szent helyként tartsa azoknak a találkozóknak és eseményeknek a rendezésére, amelyek vagy meghatározott dátumhoz és időhöz kapcsolódnak, vagy másokat vonnak be, nemcsak te. A naptári gyakorlat megváltoztatását teendők listájával kezdheti meg, például olyan feladatok elvégzéséhez, mint például orvosának hívása vagy virágszedés. A kis feladatok elvégzése rendkívül kielégítő, és ha kezelhető listába sorolják őket, akkor más karakter lesznek - egy olyan, amely lehetővé teszi, hogy úgy látja, hogy illeszkednek a fontos események közé, ahelyett, hogy eseményekgé válnának.
És ne felejtsük el, hogy mindig új lehetőségeket igazítsunk a szerepéhez és a céljainkhoz. Bármi, ami nem felel meg itt és most, vagy a jövőben kívánságának, nem tartozik a jegyzetbe (vagy a naptárába).
Néhány egyszerű javítás segítségével a rendelkezésére álló eszközöket még jobban megteheti. Ossza meg ezeket a tippeket az irodában, és az egész munkahelyed sokkal hatékonyabb lesz, mielőtt megismerné!
