Túl sok ügyfél jön hozzám karrierjük egy „már nem tudom elviselni” szakaszában.
Vegyük például Triciat, aki elkeseredett velem a munkája és a képtelen kezelése érdekében. Hosszú órákat dolgozott - többségük üléseken ülött és e-mailek százaival foglalkozott -, majd az utolsó pillanatban rohant a marketing kampányok befejezéséhez, amelyek mindig tűzoltó gyakorlatoknak tűntek.
A „mindig bekapcsolt” mentalitás egyre jobban megismerkedett vele. És kész volt kilépni.
Azonnal láttam, hogy Tricia hiányzik a legfontosabb munkaképességről, amelyről úgy gondolom, hogy minden alkalmazottnak rendelkeznie kell: prioritások meghatározásával és vezetésével. Vagyis az a képesség, hogy világosan meghatározza a legfontosabb prioritásokat, és energiája és ideje túlnyomó részét ezekre a dolgokra összpontosítsa.
Sajnos, bár gyakran beszélünk az iroda időgazdálkodásáról és termelékenységéről, a prioritások meghatározásának művészete gyakran elveszik. Ennek eredményeként sok ember úgy néz ki, mint Tricia: kimerült, frusztrált és kiégett.
Ha úgy érzi, hogy túlzott időt vesz igénybe, és folyamatosan változik a feladatokra, itt található néhány jelzőtábla, hogy szükség lehet a prioritások jobb kezelésére - és néhány egyszerű módszer a visszatérésre.
1. jel: Úgy gondolja, hogy minden fontos
Ha megvizsgálja a teendők listáját, és mindent ugyanolyan fontosnak lát, akkor könnyen eláraszthatja a feladatok mennyisége, nem pedig a minőség a munkád. De fontolja meg ezt: A Pareto-elv azt sugallja, hogy a feladatok 20% -a adja az eredmények 80% -át - és ez azt jelenti, hogy a napi munkája egy kis hányada érdemel a figyelmének nagy részét.
Tricia esetében minden kapott meghívót megfogadott. De ez nem azt jelentette, hogy a találkozók megérintették az időt, vagy segítettek neki elsődleges céljainak elérésében.
Megoldás: Tisztázza meg céljait és céljait
Együtt dolgozzon a menedzserrel, hogy kristálytiszta képet kapjon arról, hogy pontosan hogyan fogják értékelni teljesítményét (pl. Felülvizsgálják-e Önt a behozott dollárösszeg vagy az ügyfelek elégedettségi szintje alapján?). Miután jobban kezelte a teljesítményeket, heti célokra bonthatja azokat.
Például, ha a végső célja új bevétel generálása, akkor elsősorban arra kell összpontosítania, hogy nyomon kövesse a kiállításon megszerzett vezetőket, és kapcsolatot létesítsen a potenciális ügyfelekkel - ne hetente töltsön órákat hetente a következő kiállítás tervezésében.
Amikor minden nap dönt a munkáról, kérdezd meg magadtól: „Hogyan visz ez közelebb a célokhoz?” Ha ez nem sikerül, akkor tedd le és lépj tovább.
2. jel: Ön a tevékenység helyett inkább a tevékenységeket használja, mint a teljesítményeket
Előfordult már a lista elején a nap elején, egész nap elfoglaltnak érezte magát, de úgy érezte, mintha nem tett volna semmit? Frusztráló, igaz? Tricia minden bizonnyal elfoglalt volt, de nem sokat teljesített.
A valóságban valószínűleg sok alacsony prioritással bíró dolgot megtett - például jelentéktelen e-mailek átkattintását, nem hatékony találkozókon átülést vagy apró feladatok elvégzését, amelyek nem mozdítják elő a fontos munkát. Lehet, hogy a napot olyan projektekre költötte, amelyek segítenek a főnököt vagy munkatársait, de a saját munkádat nem sikerült elvégezniük.
Megoldás: Készítsen napi tervet, és ragaszkodjon hozzá
Készítsen egy napi tervet, amely a legfontosabb munkád ütemezésével kezdődik. Ezek a prioritást élvező tevékenységek először feltörik a naptárodat, mielőtt még valami másra is gondolnának.
Valószínűleg akkor hajt végre bizonyos feladatokat, ha egy konkrét dátumot és időt elkötelezett velük szemben. Ha az e-mail folyamatos figyelmezetés, kapcsolja ki, és csak naponta két-három alkalommal ellenőrizze. (Ha elfoglalta magát és elvonja magát egy e-mail elolvasásával, teljes 64 másodpercbe telik, amíg a fókusz helyreáll. Gondoljon erre: Több mint egy perc értékes időt veszít minden elolvasott e-mail után a fontos munka közepe!)
3. jel: Ha eljut a fontos munkához, akkor megzavarodhat
Hallja a bejövő e-mailek, szövegek és azonnali üzenetek folyamatos „dingjét”, és kénytelen érzi magát. Folyamatosan elvonja magát a közösségi média szirénahívása. A késleltetés megakadályozza, hogy elinduljon, a perfekcionizmus pedig megakadályozza. És tévesen azt gondolja, hogy a többfeladattal többet tud elérni ugyanannyi idő alatt. Ismerős?
A multitasking bizonyos mértékig elkerülhetetlen, de ne feledje: Még ha el is tudod szűkíteni a munkát a legfontosabb feladatokra, akkor nem fogsz haladni, ha nem tudsz elég sokáig koncentrálni a befejezéshez.
Megoldás: Fejlessze ki a fókuszképességét
Miután tisztában van az elvégzendő elsőbbségi munkával, tanulja meg, hogyan lehet azokra a feladatokra összpontosítani és maradni. Próbálja ki ezeket az átmeneti stratégiákat:
1. Munka darabja : A Pomodoro technika használatával ütemezze a 25 perces időréseket prioritási feladatok elvégzésére. Ne keresse fel, amíg az idő le nem telik, majd tartson egy kis szünetet. Ismételje meg négyszer, majd tartson hosszabb szünetet.
2. Kövesse a munkáját: Csoportosítsa a hasonló feladatokat időbeli blokkokba a naptárban, így egy dologra összpontosíthat, és elvégezheti azt. Az olyan tevékenységek, mint az e-mail feldolgozása, a telefonhívások visszatérése vagy a dokumentumok áttekintése, tételekben csoportosíthatók és elvégezhetők.
3. Állítsa le a többfeladatos feladatot: Végül minden feladat hosszabb időt vesz igénybe - és ezzel veszélybe sodorja az indításhoz szükséges munka minőségét.
A nap folyamán rendszeresen ellenőrizze a valóságot: Minden órát állítson le és gyorsan kérdezd meg magadtól: hozzájárult-e az utolsó óra a legfontosabb célokhoz? Ha nem, fogadalom, hogy a következő 60 perc jobb lesz, és indítsa újra. Ha óránként ellenőrzi a valóságot, akkor soha nem engedi, hogy egy egész nap elmenjen tőled.
Végül kövesse nyomon a sikerét. Végezzen minden nap egy áttekintést arról, mit tett el és hogyan mozgatta téged a legfontosabb eredmények elérése felé. Ez megkönnyíti a más - nem lényeges - dolgok elengedését.
Amikor készen áll arra, hogy visszavegye a munkája irányítását, ne feledje, hogy nem az időgazdálkodásról vagy a termelékenységről van szó. A lényeg nem az, hogy mindent elkészítsünk, hanem az, hogy elvégezzük a legfontosabb munkát. Szeretném szem előtt tartani Brian Tracy tanácsát: "Nem az az idő, amelyet az összes munkára töltesz, hanem az, hogy mennyi időt tölt el a kiemelt feladatok elvégzésével."
