Ha nem tudod elhívni magukat az irodából, amikor az óra minden nap 18 órakor elérkezik, akkor tudod, milyen érzés, ha mindig csak egy további dolga van hátra. Természetesen ez teljesen megver a hüvelykujját, amíg el nem tudsz rohanni egy füstcsomóban (természetesen rajzfilm stílusú). Ugyanakkor az is jele lehet, hogy valahol valahogy jobban sikerült volna kezelni az idődet a nap folyamán.
A szorgalmas, ambiciózus embereket általában érdekli a napjaik eltöltése. Ez valami szabadúszó, teljes munkaidőben foglalkoztatott alkalmazott, művész, vállalkozó - bárki valójában - egyet tud érteni.
Mi lenne, ha azt mondanám, hogy van egy praktikus, a Toggl nevű eszköz, amely még lelkiismerettel és hatékonyabban tud segíteni? Ezt az ingyenes programot úgy tervezték, hogy több egyértelműséget és betekintést nyújtson napja bontásába. Fő célja egyszerű: pontosan rögzíteni, hogy hány perc telik bele minden elvégzett feladatba. Ez ugyanolyan egyszerű, mint a „Start” és a „Stop” megnyomása, amikor dolgozik, vagy megadja az aktuális óratartományt, amely alatt egy adott feladatot végrehajt.
Az alapvető funkciók ingyenesek, ami azt jelenti, hogy időt rögzíthet a feladatok elvégzéséhez, megnézheti, hogy a különféle projektek hogyan állnak egymáshoz, és mennyi időt vesz igénybe ezek együttes felhasználása. Hetente áttekintést is kaphat a munkafolyamatról. A böngészőn belül, az asztalon vagy a mobil eszközön elérhető. A program lehetővé teszi, hogy önmagában vagy legfeljebb öt fős csapatban dolgozzon ingyen. Ugyanolyan jól működik egy csoport számára, mint az egyének számára - a különböző tagok mind nyomon követhetik a projekt egyes részeinek lebontását.
Az extra szolgáltatások, mint például a további csapattagok felvétele, költségekbe kerülnek, de az én célomra az ingyenes verzió nagyon jó volt.
A célokról beszélve, itt van, hogyan és miért döntöttem úgy, hogy használom. Talán segít meghatározni, érdemes-e megnézni magát.
Amit tudtam, mielőtt elkezdem használni a Toggl
Alapvető szinten volt egyfajta érzésem, hogy miként töltik az időmet, és hogy energiám és időfogyasztása szempontjából bonthatom felelősségemet kicsire, közepesre vagy nagyra. Ennek megfelelően elkészítem a tennivalók listáját, figyelembe véve, hogy tudom, hogy valami kb. 15 perc vagy két óra eltarthat.
Azt is tudom, hogy milyen szokások teszik lehetővé számomra a termelékenységet. A nap elején kezdve, amikor minden héten eltűnik az idő, hogy elkészítsem a részletes tennivalók listáját, és rugalmasságot biztosítsam magamnak a szünetekhez, ez segít energiával és munkával. De mivel távoli pozícióm van, amely lehetővé teszi számomra, hogy többé-kevésbé állítsam össze a saját ütemtervemet, hajlamosak vagyok arra is, hogy hosszabb szünetet tartjak és páratlan órákban dolgozzak (vagy ne dolgozzak).
Tehát azt érdekeltem, hogy a Toggl segítségével megértsem, hogyan növekszik a napi órák eloszlása, és hogy még jobban ki tudjam-e hozni a napot. Ezek a fontos megkülönböztetések, amelyeket fel kell ismerni: a platform használatát elkezdem megfontolni a motivációim és a fejlesztési célok szem előtt tartásával .
Amit megtanultam a Toggl használata után
Pontosan mennyi ideig tart minden projekt
Konkrét idő elteltével úgy éreztem, hogy hirtelen árcédulát helyeztem minden projektre. És ennek a kézzelfogható számnak a perspektívaba helyezése szándékosan változtatta meg nekem az időm eltöltését, hanem azt is, hogy milyen projektekkel egyetértek és szeretnék erőfeszítéseket költeni.
Íme egy példa arra, hogy miként nézhet ki a teendők listája:
Az időkövetési projekt önmagában egy projekt
Hajlandó vagyok fogadni, hogy nem szokott meg gombnyomást adni minden alkalommal, amikor elkezdi és befejezi a feladatot. Sem én. Mivel nem voltam hozzászokva a programhoz, hacsak nem emlékeztetőt adtam magamnak, elfelejtem elkezdeni a követést. A Toggl igyekszik ezt a lehető legkönnyebbé tenni, ha lehetséges - a weboldal egyszerű, és emlékeztető funkciót biztosít.
Külön projektelemek készítése (például egy cikk létrehozásának külön felvázolása, rajzolása, szerkesztése és feltöltése különféle részekként) szintén lehetővé tette számomra, hogy mentálisan akadályokat teremtsek a feladatok között - ami azt jelentette, hogy már nem áramltam át egyikről a másikra, mint például egy zombi autopilóton.
Könnyű dolog elfelejteni vagy elengedni, tehát ha komolyan gondolkodik a termelékenységi szokások megértéséről, akkor komolyan kell vennie az időzítő figyelmeztetését is, amikor új feladatot indít.
A lassú napok óriási különbséget okozhatnak
Ismeri azokat a reggeleket, amikor felébred, amikor teljesen pihent vagy? Nem fog minden nap megvilágítani a zöld fényt, de a Toggl segít megérteni, hogy az energiaszintek milyen hatással lehetnek a hatékonyságra. Amikor formázom és feltöltem például a Muse's Sunday Inspiration hírlevelet, két lövés az eszpresszó jelentheti a különbséget a 30 perc és egy óra közötti különbség között.
Több idő van a napban, mint gondoltam
Különösen távoli munkavállalóként határozottan abban a táborban vagyok, hogy ha az elmém nem összpontosít teljes mértékben a feladatra, akkor szüneteltessem vagy átirányítsam az energiámat, amíg teljes figyelmet nem tudom fordítani a projektre. De ez azt is jelentette, hogy a napjaim korán kezdődnek, és hosszabb távon húzódnak, mint egy rendes munkanap, mivel hajlamosak vagyok kényelmesen ebédeket készíteni, kanyargós sétákra megyek inspirációra, vagy később aludni, a hangulatom függvényében.
A Toggl segítségével elképzelhetem az adott héten az időhasználatom nagy képet. És ha megnézzük, hogy a dolgok hogyan alakultak össze, akkor összehangoltam, amikor a legjobban és leggyorsabban teljesítettem, és amikor a fejemben ragadt el a gondolkodásom, a következő évad Grey-anatómiájának minden lehetőségét mérlegeltem (igen, még mindig lélegzetelállító). A következőkből megtudhatjuk, hogy a számok ismerete minél jobban megtervezte a következő hét stratégiai tervezését:
Ugyanazon feladat időfogyasztásának vizsgálata a nap különböző szakaszaiban segített rájönni, mikor van több energiám bizonyos tevékenységekre. Emlékszel, amikor azt mondtam, hogy a heti hírlevél felépítése kevesebb időbe telt a reggeli kávé elfogyasztása után, mint azután, hogy sörtöttem le ebédre? Tudva, hogy ez hetente néhány órát takarít meg, azáltal, hogy egyértelműbb feladatokat hagyott, amikor az agyam még mindig összpontosít.
Hasonlóképpen, a különböző feladatok időalapú felhasználásának a vizsgálata ugyanabban a napszakban lehetővé tette számomra, hogy kitaláljam, mikor volt a nap a legjobb, ha valami munkát végeztem. Ha korán eljutottam a nehéz feladatokhoz, nyugodtabbnak (és kevésbé bűnösnek) éreztem magam, mint azokban a napokban, amikor reggel elsõként rohantam az e-maileimben, hogy mindent megkapjak.
Mielőtt megtaláltam Togglt, azt gondoltam, hogy adott a munkahelyi stressz - hogy a teljes lehetőségeihez való felhasználás szükségszerűen azt jelenti, hogy néhány napon áthaladja az óráit, másokon pedig munka ebédet választ. Bárki, aki elkötelezett a munkája iránt, tudja, mire gondolok: Az órákba való beillesztésnek konkrét bizonyítéknak kell lennie az értelmes erőfeszítések és az állás iránti elkötelezettség szempontjából.
De amit megtanultam ebből a kísérletből, az az, hogy egy idő megtakarítása nem engedi, hogy kevésbé fektessen be a munkába. Ha van valami, ez azt mutatja, hogy elkötelezett az otthon eredményeinek a lehető leghatékonyabb megszerzése mellett.
Az időhasználat nyomon követése teljesen nyithatja meg a szemét azon, ami nem és nem működik az Ön számára. És ha a vállalat erősebb eszköze nem segít a vérnyomás rendezésében, akkor minden hetente további néhány óra szabad mozgás biztosan megteszi.
