Emelje fel a kezét, ha a következő helyzetek egyikében találta magát munkahelyi helyzetben:
- Egy olyan értekezlet, amely lefut és arra kényszerít, hogy későn jelentkezzen be a következő találkozóra, nem tudja befejezni a projektet időben, vagy elmulaszthat egy munka utáni eseményt.
- Egy olyan rendezetlen találkozón jöttél ki abból, hogy gondolkodj, mi történt?
- Egy találkozó, amely teljes időveszteséggel jár.
Látom mindenki kezét a levegőben? Gondoltam. E problémák mindegyikét egyetlen egyszerű dologgal lehet megoldani: egy ülés napirendjével .
Ön kérdezi, mi ez a varázslatos koncepció? A következő tételeket tartalmazó dokumentum:
- Amit előzetesen el kell készítenie, vagy el kell hoznia a találkozóra
- Ki vesz részt
- Miért találkozik és milyen célokat szeretne elérni
- Miről fog beszélni, ki mit fog beszélni, és mennyi időbe telik az egyes témák megvitatása
- A találkozó után megteendő minden további lépés
Valószínűleg korábban is használtál valami ilyesmit, de kevésbé formális módon. Például, valószínűleg kitöltötte a naptárban szereplő megjegyzés megjegyzés részét, hogy tudassa az emberekkel, hogy milyen dokumentumokhoz kell hivatkozniuk. Vagy küldött egy e-mailt, amely röviden ismerteti annak a keddi találkozónak a lényegét, amelybe éppen meghívta az egész társaságot.
De hihetetlenül hasznos lehet egy mélyebb, konkrétabb elrendezés, amely pontosan meghatározza, hogyan kell és menni fog az ülés. Egyrészt ez a kritikus dokumentáció - azáltal, hogy írásban lefoglalja amit beszélt, és a meghozott döntéseket, van valami, amire hivatkozhat, ha bárki (köztük a főnöke is) megkérdőjelezi a jövőbeni döntéseit.
És még egy dolog, ez segít még a leginkább ragtag embercsoportok szervezésében és koncentráltságában is, miközben elszámoltathatóvá teszi őket. Az emberek eljuthatnak a készített beszélgetésbe, azaz a korlátozott időt hatékonyan használhatják együtt, biztos lehet benne, hogy a találkozó eredményes volt, és könnyebben azonosíthatja a következő lépéseket.
És szerencsédre állítottunk össze egy napirendsablont, amelyet most kitölthet, és ezzel időt takaríthat meg a saját kitöltésekor. Csak nyissa meg a dokumentumot, készítsen egy másolatot, és kérje meg a csapatvezetőt, hogy töltse ki.
Miután kitöltötte, küldje el minden résztvevőnek, amikor ütemezi a találkozót. (Bölcs dolog, ha mellékelünk egy megjegyzést, amely szerint kérjük, olvassa át az ülés napirendjét, mielőtt találkozunk. )
A napirend hasznos bármilyen ülés esetén. A bejelentkezéshez átláthatóságot és időt biztosít az esetleges nyomon követési kérdések elkészítéséhez, az ügyfél találkozókhoz vezetést mutat, a csoportos brainstormokhoz biztosítja, hogy ne zavarjanak, és mindenkinek azt mutatja, hogy értékeli az idejét.
Mindenki nyer!
