Valaha megkapja ezt a süllyedő érzést, amikor néhány nap (vagy akár órák) eltöltése után visszatér az e-mailbe, és látja, hogy a megválaszolatlan üzenetek mennyisége már elérte a kezelhetetlen arányt?
A szabálytalan postafiók úgy érzi, mint egy hatalmas lyuk, amelyet soha nem fog kiásni. De nem így kell lennie! Néhány egyszerű lépéssel megszervezheti a beérkező levelek mappáját, átveheti az irányítást a bejövő levelek felett, és komolyan csökkentheti az e-mailekkel kapcsolatos szorongást.
Tisztítsa ki
Tudom, hogy ez soknak ijesztőnek tűnik, de határozottan azt javaslom, hogy a Beérkezett üzenetek mappát csak arra használják, amire szánták: új levelekhez. Gondolj analógiaként a csigapostára. Ha minden kapott csomagot vagy levelet a konyhaasztalra tenné anélkül, hogy leraktálná vagy kidobná, akkor konyhája hamarosan kezelhetetlen papírhalommá válik. A beérkező levelek mappája ugyanúgy működik - leghatékonyabb, ha kitisztítja.
Kezdje az olyan e-mailek törlésével, amelyekhez soha többé nem akar hozzáférni (például a héten a Mauiba induló járatok eladásának bejelentése - sajnos nem ebben az évben). Legyen körültekintő, és ne törölje azokat az elemeket, amelyekre érdemes egy sor nyilvántartását (például az Amazon vásárlásának nyugtáját).
Ezután próbálja meg tárolni azokat a e-maileket, amelyeket meg akar tartani, a megfelelő mappákba, vagy (a Gmail felhasználók számára) archiválni őket. Célom mindig az, hogy minden bejövő e-mailt láthassam a beérkező levelekben, anélkül, hogy le kellene görgetnem vagy rá kellett kattintanom a „2. oldalra”. Úgy gondolom, hogy kevésbé vagyok stresszes, amikor gyorsan átpillanthatok mindent, amivel foglalkoznom kell., mind egy oldalon. És legyünk őszinték: ha egy e-mail a 2. oldalon van, akkor valószínűleg ezzel nem foglalkoznak.
Leiratkozás
A legnagyobb postaláda-eltömődés az a cucc, amelyet rendszeresen kap. És nem csak az elektronikus hírleveleket kell hibáztatni - a Facebook, a Twitter és a kilenc napi üzlethelyiség, amelyet most feliratkozott, hogy frissítse a beérkező leveleket is.
Tehát, amikor legközelebb fél tucat e-mailt dobál el anélkül, hogy még kinyitná őket, vegye figyelembe, amit töröl. Ha ugyanazon forrásból származó e-maileket háromszor dob ki anélkül, hogy megnyitná őket, ideje leiratkozni. A beérkező levelek köszönöm.
Összevonás, összevonás, összevonás
Az embereknek egyre inkább több postafiókkal kell foglalkozniuk. Munka címe, .edu címe, szakmailag hangos [email protected], talán még azt a régi Hotmail fiókot is, amelyet a középiskolás barátai nem tűnhetnek eltávolítani a címjegyzékből.
A legtöbb esetben a személyes és a munkahelyi e-maileket külön kell tartania, de ha rugalmasságot ad, akkor több e-mail cím egyesítése kevesebb helyet jelent a bejelentkezéshez és a kezeléshez. Az egyik lehetőség a régebbi címek megszüntetése, de dönthet úgy is, hogy egyik e-mail címet továbbítja a másikra - így a fedezetre számíthat, függetlenül attól, hogy hol küldnek leveleket az emberek, de mindazonáltal ugyanazon a helyen képes tárolni mindent.
Készítse el a Beérkező levelek magad munkáját
A Gmail egyik kedvenc funkciója az automatikus szűrés: kiképzi a postafiókját, hogy tudja, hová kell küldeni egy e-mailt és hogyan kell címkézni. Anyám anyjait „család” -ként iktatják be, és a főiskolai barátaim csoportja e-mail listájára küldött dolgokat ennek megfelelően megcímkézik. Így, amikor később valamit keresek, mindig könnyű megtalálni.
Arra is használhatja a Gmailt, hogy néhány e-mail automatikusan átugorja a beérkező leveleket. Például, ha automatikusan kifizeti a kábelszámlát, mint én, automatikusan archiválhatja és hozzáadhatja a „Pénzügy” feliratot. Soha nem kell látnia, de ha szüksége van rá, akkor tudja, hol található azt.
A későbbi terv
Ismeri azokat az e-maileket, amelyekhez tudod, hogy később meg fogja kapni, de attól tart, hogy elfelejti? Most van egy Boomerang nevű plugin (jelenleg elérhető a Gmailhez és az Outlookhoz), amely kiválóan alkalmas velük történő kezelésre. Ütemezheti az e-mailek eltűnését és későbbi visszatérését - amikor készen állsz vele foglalkozni -, amíg a beérkező levelek mappája tisztább marad.
Boomerangnak vannak más (szép életmódosító) bónuszai is. Ez lehetővé teszi egy e-mail későbbi elküldésének ütemezését, valamint az ismétlődő e-mailek beállítását. Lehet, hogy a Boomerang emlékeztetőt is küld neked, ha valaki nem tér vissza hozzád. Például, amikor hétfőn e-mailen küldöm el Julie-nak egy jelentést, amelyre péntekre szükségem van, felkérhetem Boomerangot, hogy cserélje vissza az e-mail láncot a postafiókom tetejére csütörtökön 10.30-kor, ha még nem válaszolt. És ha válaszol, Boomerang tudja, hogy nem hozza vissza az e-mailt csütörtökön. Ragyogó, igaz?
Készen állsz az induláshoz? A héten végezzen egy kis időt a beérkező levelek javításához. Eltarthat néhány órát, de ígérem, hosszú távon megtakarított idő (és stressz) minden erőfeszítést megéri.
