Kifelé járvány - rossz e-mailek járványa.
Körülbelül ötödik alkalommal rájöttem rá, hogy a főnököm egy e-mailt kommentál, amelyet küldtem neki, hogy átnézzem: “Ez egy igazán jó e-mail!” Nem gondoltam, hogy ez valami különleges, amíg el nem kezdtem jobban figyelni az e-mailekre. Kaptam. Szörnyű nyelvtani hibák, zavarba ejtő helyesírási hibák, helytelen nevek, hangulatjelek, megfelelő üdvözlet vagy örömteli üzenet hiánya és a régi, rossz rossz írás volt. Folytathattam és tovább.
Nem az, hogy inkompetensek vagyunk, emberek. Csak nem foglalkozunk az e-mailekben azzal a gondossággal, amelyet sokan megérdemelnek. A gondozás, mondjuk, a szerkesztõ írhat egy cikket.
Tehát annak érdekében, hogy mindannyian javítsuk a munkahelyi kommunikációt, itt található a szerkesztő útmutató e-mailek írásához, amelyek tisztelettel (és válaszokkal) járnak. Ne feledje ezeket az ötleteket legközelebb, amikor áttekinti a postafiókot - és nézze meg, milyen hatással vannak néhány apró változás.
Lassíts
Tudom, hogy mindannyian versenyben vagyunk, hogy a postaláda nullájára kerüljünk. És bizonyos, hogy bizonyos esetekben van értelme a gyors e-mail elküldésének: amikor egy közeli kollégával folytatott hosszú kommunikációs szál közepén áll, amikor csak egy dokumentumot küld ki a főnökének, és hasonlók.
De a hatékony kommunikáció (és a jó írás) időigényes. Időbe telik a gondolatok megfogalmazása, a kitalálás, amit valójában próbál mondani, és az üzenet világos megfogalmazása. És végül, ez az, ami az e-mail - a kommunikáció egyik formája. Nem feladat.
Tehát legközelebb mélyebb e-mailt kell írnia valakinek, adjon neki időt, amit megérdemel. Ha szükséges, zárja ki a naptárban. És nem beszélek e-mailenként öt percet - nem szokatlan, hogy 15 percet egy jó e-mailen töltenek, különösen, ha ez az első kapcsolatom valakivel, akit lenyűgözni akarok. Hagyja magának ezt az időt, és ne érjen úgy, mintha lassú vagy produktív lenne. Úgy érzed, hogy jól csinálod.
Győződjön meg arról, hogy van eleje, közepe és vége
Csak azért, mert 140 karakterből álló világban élünk, nem azt jelenti, hogy e-mailjeinek ilyennek kell lennie. Valójában itt lesz egy kis visszaverődés a középiskolai angol nyelvre és a klasszikus hamburger-stílusú esszére; vagyis minden esszéhez bevezetésre, testre és következtetésre van szükség.
Gondoljon az e-mailek szerkezetére. Az egyes szakaszoknak nem kell hosszúnak lenniük, de különösen egy kezdeti kommunikáció során ott kell lennie. Szóval, mit kell tartalmazniuk minden szakaszban?
Intro
Mindig üdvözlettel kezdje - archaikusnak érzi magát, de valójában változást okoz. Akkor, a kapcsolat jellegétől függően, a nyitó bekezdés remek hely a baráti köszöntéshez ( „Remélem, hogy az álláskeresés jól megy!” ), Emlékeztető a beszélgetés kontextusára ( „Annyira kellemes volt eljutni beszélni veled a múlt héten. ” ), vagy egy bevezetés arról, hogy miért keresse fel a kapcsolatot ( „ Akartam megérinteni az alapot … ” ).
Test
Itt érheti el az e-mail címét. A legfontosabb dolog, amelyet itt emlékezzünk, az, hogy a címzetteknek megad minden információt, amelyre szükségük van, bármilyen intézkedést megtehessen tőlük. Ez magában foglalja minden szükséges összefüggési információ, részlet vagy adat megadását, valamint logikus, összetartozó módon történő bemutatását. Ha az e-mailt információk vagy döntés közvetítésére küldik (ahelyett, hogy szívességet kérnének), feltétlenül tartalmazzon indokolást vagy magyarázatot.
Következtetés
Az e-mailek következtetése egy kicsit más, mint az esszék következtetése. Ahelyett, hogy összefoglalná azt, amiről már beszélt, a műveleti lépéseket kell becsomagolnia. Ha kávéval szeretne találkozni, javasolja a dátumot és az időt. Ha hozzájárul egy projekthez, emlékeztesse kollégáját, hogy pontosan mire van szüksége és mikor. És ha csak információt ad, emlékeztesse kapcsolatait arra, hogy bármilyen kérdéssel felveheti Önt. Végül, legalább az első e-mailben, mindig zárj be egy köszöntéssel és teljes aláírással.
Sokat tűnhet, de amint mondtam, nem kell hosszúnak lennie. Például ez egy e-mail, amelyet küldhetek valakinek, akinek szeretnék megragadni a kávét:
Hé Dave!
Nagyon örülök, hogy találkoztunk! Nagyon nagyszerű volt Alexkel beszélgetni, és amikor említette, tudta, hogy ugráltam rá.
Szeretem, amit srácok csinálnak a cégénél, és fantasztikus lenne beszélgetni veled arról, hogy gondolkodik az online közzétételről, a közelmúltbeli áttervezéséről és más dolgokról arról a munkáról, amelyet mindketten az életünkkel töltünk.
Gondolod, hogy lenne egy kis ideje az elkövetkező hetekben találkozni? Örülnék, ha az irodáiban forognék, vagy kávét megragadnék - bármi is a legkényelmesebb!
A legjobb és boldog hétfőn.
Erin
Sokkal jobb, mint: "Hé Dave, szeretnél valamikor kávét megragadni?" jobb?
Korrektúrák és tények ellenőrzése
Miután befejezte az e-mail írását, nem szabad elküldenie azt a világba. Mindig olvassa újra az e-maileket, legalább egyszer. Az alapvető helyesírási és nyelvtani hibák ellenőrzésén túl az olyan tények ellenőrzése is történik, mint a név helyesírása, az Ön által hivatkozott események vagy az Ön által említett dátum. A „Hey Jon” e-mail cím, amikor „Hey John” -nek kell lennie, kicsinek tűnhet, de a kapcsolatfelvétel észre fogja venni - és az első benyomások hatalmas különbséget okoznak.
Ez egy jó pont az e-mail hangjának gondolkodására is. Túl üzleti szempontból hangzik, amikor csak barátságoskodni próbálsz? Túl lelkes vagy a felkiáltójel és a hangulatjelek a professzionalizmus rovására? Próbáljon vissza lépni, és fontolja meg, hogyan reagálna valaki az e-mailt első alkalommal olvassa el az üzenetre - és állítsa be ennek megfelelően. Különösen fontos e-mailek esetén azt is megkérdezem valakit, hogy nézzen át nekem - egy további szerkesztői szem soha senkit sem bántott.
Gondolj arra, hogyan éreznéd magát, ha nyilvános lenne
Végül, mielőtt elküldné a Küldés lehetőséget, gondolja át, hogyan érzi magát, ha ezt az e-mailt bárki elolvassa, kivéve azt a személyt, akinek küldi. Mi lenne, ha valahogy bekerülne a főnöke postafiókjába? Mi van, ha közzéteszik az interneten? (Hé, ez megtörténik.) Ez egy nagyszerű záróellenőrzés, amelynek célja, hogy megbizonyosodjon arról, hogy e-mailjei tiszteletteljesnek és professzionálisnak tűnnek-e, és végül bemutatják, hogyan szeretné magát a világon ábrázolni.
Tudom, hogy sok munka szól az, ha egy e-mailt összerakok. De ha rossz számú e-mailt kapunk minden nap, az emberek valóban észreveszik a különbséget, amikor egy jó e-mail lesz a beérkező levelek mappájába. És ez lehet a különbség a figyelmen kívül hagyás és az, amit el akarsz szerezni, között.
