A legtöbb vállalat tisztában van azzal, hogy mit lehet tenni a Microsoft Word és az Excel programban, de megérteni, hogy mit tud a Microsoft Access megtenni, egy kicsit nehezebb megérteni. Az adatbázisok létrehozásának és megpróbálásának ötlete úgy tűnik, mint az erőforrások felesleges felhasználása; A kisvállalkozások számára azonban ez a program számos különféle előnnyel járhat, különösen a növekedés és a szervezés irányításában. Ez sokkal megbízhatóbb módszert kínál a kisvállalatok számára az adatok és projektek nyomon követésére, mint az Excel vagy a Word.
A hozzáférés több időt vehet igénybe, mint a leggyakrabban használt Microsoft alkalmazások, de a projektek, a költségkeretek és a növekedés nyomon követéséhez a legtöbb hozzáadott érték is elérhető. A kisvállalkozások összehasonlításához és elemzéséhez szükséges összes adatot egyetlen programban tartják fenn, megkönnyítve a jelentések és diagramok futtatását, mint a legtöbb programban. A Microsoft számos sablont kínál a tanulás folyamatának egyszerűsítésére, és a felhasználók testreszabhatják a sablonokat. A Microsoft Access alapjainak megértése segítheti a kisvállalkozásokat abban, hogy mindennapi működésük során teljes értéket láthassanak.
Bónusz: Ha már dolgozik egy táblázatban, akkor könnyen konvertálhatja az Excel-táblázatát egy Access adatbázisba.
Ügyfélinformációk fenntartása
A Microsoft Access adatbázis lehetővé teszi az ügyfelek számára, hogy nyomon kövessék az összes ügyfél vagy ügyfél számára szükséges összes információt, beleértve a címeket, rendelési adatokat, számlákat és fizetéseket. Mindaddig, amíg az adatbázis olyan hálózaton tárolódik, ahol minden alkalmazott hozzáférhet és frissítheti azt, az információ érvényben maradhat. Mivel az ügyfélinformációk létfontosságúak minden kisvállalkozás számára, az adatbázis (és kell) biztosítva kell lennie. Az űrlapok adatbázishoz történő hozzáadásával a kisvállalkozások biztosítják, hogy az alkalmazottak következetesen adjanak be adatokat.
Ahogy a felhasználók megismerkednek a programmal, összetettebb összetevőket lehet hozzáadni, például az ügyfélcímekhez történő leképezést. Ez lehetővé teszi, hogy az alkalmazottak ellenőrizzék az új ügyfelek címét, vagy tervezzék meg a szállítási útvonalakat. Emellett lehetővé teszi a vállalkozások számára számlák létrehozását, e-mail küldését és rendszeres levelezését, valamint nyomon követni a számlák kifizetésének módját. Az Ügyféladatok frissítése és tárolása az Access-ben megbízhatóbb, mint egy táblázatkezelő vagy Word-dokumentum, és egyszerűsíti az információk kezelését.
Pénzügyi adatok követése
Számos vállalkozás szoftvereket vásárol a pénzügyek nyomon követéséhez, de egy kisvállalkozás számára túlcsordulhat; ráadásul több munkát kíván létrehozni. Nem csak a számlákat lehet létrehozni és nyomon követni egy Access adatbázisban, hanem minden üzleti költség és tranzakció is rögzíthető. Az olyan vállalatok esetében, amelyek teljes Microsoft Office Suite csomagot tartalmaznak, beleértve az Outlookot és az Accesset is, az Outlook-ban lévő fizetési emlékeztetők az adatbázishoz kapcsolódhatnak. Amikor megjelenik az emlékeztető, a felhasználók elvégezhetik a szükséges kifizetéseket, megadhatják az adatokat a Hozzáférésben, majd zárják le az emlékeztetőt.
Szükséges lehet kifinomultabb szoftver vásárlására, amint az üzlet nő, és ezek a vállalkozások előnyt élveznek, ha az összes pénzügyi adataikat az Access-ban tárolják. Számos más program is képes befogadni az Access által exportált adatokat, így könnyebbé válik az információ átállítása az idő múlásával.
Marketing és értékesítés irányítása
Az Access használatának egyik legkevésbé használt, de leghatékonyabb módja a marketing és értékesítési információk figyelése. Az adatbázisban már meglévő ügyfélinformációkkal könnyű e-maileket, szórólapokat, kuponokat és rendszeres leveleket küldeni azoknak, akik értékesítésre vagy különleges ajánlatok iránt érdeklődhetnek. Ezután a kisvállalkozások nyomon követhetik, hogy meglévő ügyfeleik hányan válaszolnak marketingkampányokra.
Új ügyfelek számára egyetlen kampányból teljes kampányokat hozhat létre és figyelhet meg. Ez megkönnyíti az alkalmazottak számára, hogy megtekinthessék, mi van már befejezve, mi maradt meg, és milyen nyomon követésre van szükség.
A termelés és a készlet nyomon követése
Az ügyfelek nyomon követéséhez hasonlóan a készlet, az erőforrások és az állomány adatkövetése kritikus minden vállalkozás számára. A hozzáférés megkönnyíti a raktárakra vonatkozó adatok bevitelét, és tudni fogja, hogy mikor kell megrendelni egy bizonyos terméket. Ez különösen fontos azoknál a gyártóknál, akik számos különböző erőforrást igényelnek egy termék, például repülőgépalkatrészek vagy gyógyszerészeti összetevők készítésére.
Még a szolgáltató iparágaknak is meg kell őrizniük a készleteket, és az összes információnak egy helyen könnyebb meglátogatni azt a számítógépet, amelyikhez rendelték az alkalmazottakat, vagy meghatározták, hogy mikor kell az irodai eszközöket frissíteni. Akár a járművek, a mobileszközök, a sorozatszámok, a regisztrációs adatok, a felhasználói naplók, akár a hardveres élettartamok, a kisvállalkozások nyomon követése könnyebben követheti hardverét az Access szolgáltatásban.
A hardveren túl a vállalkozásoknak képesnek kell lenniük nyomon követni a szoftvereket. A nyilvántartásból és a szoftver verzióinformációhoz és felhasználóhoz való hozzáférést lehetővé tevő számítógépek számának megfelelően a vállalkozásoknak képesnek kell lenniük arra, hogy gyorsan és pontosan lehúzzák az aktuális konfigurációjukra vonatkozó információkat.
Jelentések és elemzések futása
Talán az Access leghatékonyabb eleme a felhasználó azon képessége, hogy minden adatról jelentéseket és diagramokat készítsen. A különböző adatbázisokban tárolt adatok összegyűjtésének képessége az, ami a Microsoft Access számára egy kis teljesítményű erőművet jelent. A felhasználó gyorsan létrehozhat egy jelentést, amely összehasonlítja az erőforrások költségeit a jelenlegi árképzéssel, hozzon létre egy diagramot, amely bemutatja, mennyi készlet áll rendelkezésre egy közelgő marketingkampány számára, vagy futtat egy elemzést, amely azonosítja, hogy mely ügyfelek maradnak a kifizetéseknél.A lekérdezésekkel kapcsolatos kevés ismeretekkel a kisvállalkozások átvehetik az irányítást az adatok megtekintéséről.
Még ennél is fontosabb, hogy a Microsoft Access kapcsolódhat más Microsoft termékekbe. A kisvállalkozások áttekinthetik a jelentést, megtekinthetik az ügyfelek adatait, és számlákat hozhatnak létre a Wordben. A levél összeolvasható rendszeres levelezési leveleket hozhat létre, miközben a felhasználó egyidejűleg e-mailt generál az Outlook programban. Az adatok exportálhatók az Excel programba, hogy részletesebben megnézhessék a részleteket, és onnan elküldjenek PowerPointba prezentációra. Az összes többi Microsoft termékkel való integráció talán a legjobb ok arra, hogy az Access hozzáférhessen az üzleti információk összesítéséhez.
