Ha jó válaszolni, jobbnak kell lennünk válaszolni mindenkinek. Jobb? Nem mindig. Ha a válasz valóban fontos minden címzett számára, akkor a "Válasz mindenkinek" -t kell használni.
Néhány válasz az összes forgatókönyvre olyan balesetek miatt keletkezik, amelyekben az egyik címzett nem veszi észre, hogy rákattintott vagy megérintette ezt a lehetőséget. A legtöbb azonban valószínűleg annak köszönhető, hogy a személy nem tudja, mikor kell elküldeni a Válasz minden üzenetet.
Akárhogy is, általában bosszantó a többi csoporthoz tartozó ember számára. A megfelelő e-mail etikett használata, akár munkahelyi, akár társadalmi szempontból, rendkívül fontos. Ezért a legjobb, ha a Válasz mindet óvatosan használhatja.
Mikor válaszoljon mindenkinek?
Használja az e-mail program Válasz mindegyik funkcióját csak akkor, ha a válaszra szükség lesz az eredeti feladó és az eredeti e-mail Címzett: és Cc: mezőiben szereplő személyek számára.
Ne válaszoljon mindenkinek, ha:
- Csak az eredeti feladónak kell tudnia a választ,
- Az észrevételeid döntő fontosságúak lesznek az eredeti feladó és néhány további címzett ismeretében.
- Ebben az esetben normál választ adjon, majd kézzel hozzáadja a többi címzettet. A címeket az eredeti e-mailből másolhatja, ha ez segít.
- Az üzenete olyan egyszerű, mint a "Köszönöm!" vagy "én is".
- Köszönjük, hogy a hirdetések csak finomak lehetnek, de ne küldje el őket minden más címzettnek. Igazából csak a feladónak kell tudatában lennie az üzenet érzésének, nem pedig a csoport minden más személyének.
Válasz mindenkinek csak speciális esetekre kell fenntartani. Ez csak akkor használható, ha ugyanazt az üzenetet kell elküldenie a csoport minden egyes címzettjének. Ellenkező esetben, ha erre nincs szükség, csak a megfelelő személyekre kell válaszolnia. Ez egyszerűen válaszolhat a feladóra, vagy a Cc: vagy Bcc: mezők használatával több, meghatározott címzett számára.
Például, vegye fontolóra, hogy kapjon egy e-mailt arról, hogy szeretne-e nyugdíjba vonulni a hétvégén. Feltételezzék, hogy 30 embert küldtek el, és nem csak akkor kérdezik meg, ha megyek, hanem ha valamilyen módon elhozzuk az ételt, vagy más módon segítünk.
Ebben a helyzetben általában nem megfelelő, hogy válaszoljon mindenki másnak, és magyarázza el, hogy nem mehetsz, mert munkát kell végezned ezen a hétvégén, és hogy a gyermeke is beteg, így ez nem jó hétvége az Ön számára. Ezek a részletek relevánsak a feladó számára, de valószínűleg nem mindenki más meghívására.
Vannak azonban olyan idők, amikor mindenkinek válaszolnia kell, és amikor elvárható, hogy mindenkinek válaszoljon. Talán egy csoportos megbeszélést tartalmaz egy munkaprojektről vagy valami másról, amely közvetlenül magában foglalja a többi résztvevőt.
Mindegy, gondolja át, mielőtt tömeges e-mailt küldenének másoknak. Még rosszabb, ha néhány ember küld egymás után az összes üzenetet, és egy tucat e-mailt kap egy-két perc alatt. Ezek nem csak nehéz nyomon követni, hanem bosszantó, ha nem kell olvasni őket.
