Hogyan tartsuk meg a PST fájlt a régebbi levelek archiválásával?

Amint az Outlookban tárolt levelek növekszenek, tipikusan az az idő, amikor az Outlook el kell végeznie, amit akarsz. A PST fájlméret korlátozza. (A PST vagy a "Személyes mappák" fájl természetesen az, ahol az Outlook megőrzi az összes adatait, beleértve a naptárakat, kapcsolatokat és e-maileket.)

Egy kis PST fájl egy gyors PST fájl

Akárhogy is, megéri, hogy a fő PST-fájl mérete kicsi és kezelhető legyen. Tudod, hogy az Outlook néhányat használ az AutoArchive használatával. Vagy más PST fájlok között osztja meg üzenetét, amely fájdalommentes és gyors lehet.

Archívum Old Mail az Outlook és tartsa a PST File Small

A régi üzenetek Archívumának létrehozása az Outlookban a napi PST-fájloktól elkülönítve:

1. 1. Az Outlook 2007 programban:
      1. választ Fájl> Adatfájlkezelés az Outlook menüjében.
   2. Az Outlook 2016-ban:
      1. Kattints fájl.
      2. Menjen a Info kategória.
      3. Kattints Fiók beállítások.
      4. választ Fiók beállítások … a megjelenő menüből.
      5. Menjen a Adatfájl fület.
2. Kattints hozzáad :
   1. Az Outlook 2016-ban:
      1. Adja meg az archívum nevét az alatt Fájl név:.
      2. Válassza ki a kívánt formátumot az alatt Mentés típusként:; tipikusan válassza ki Outlook adatfájl.
   2. Az Outlook 2007 programban:
      1. Válassza ki a kívánt formátumot. Hacsak nem szükséges hozzáférni az adatokhoz az Outlook 2002 vagy korábbi verziójával, akkor biztonságosan kiemelheti Az Office Outlook személyes mappák fájlja (.pst).
      2. Kattints rendben.
      3. Adja meg a kívánt fájlnevet.
         1. Az évenkénti archívumok jól működnek, és a PST fájlnak az év után történő elnevezése értelme van. Természetesen választhatsz havi archívumokat is, ha sok nagy levél van, hogy foglalkozzon egy másik rendszerrel. Győződjön meg róla, hogy az eredő PST fájlok mérete 1-2 GB körül van. A nagyobb fájlok általában kevésbé hatékonyak.
      4. Kattints rendben.
      5. Írja be az archívum PST fájljának kívánt nevét Név:.
         1. Ismét értelmes, hogy az archívumot megnevezned a tartalom után.
3. Opcionálisan védheti a hozzáférést jelszóval.
4. Kattints rendben.
5. Most kattintson Bezárás.

A levél áthelyezése az Archívumba

Az újonnan létrehozott PST archívum feltöltése:

• Húzza át a teljes mappákat az alatta lévő új gyökérkönyvtárba Mail mappák.
  • Ez akkor hasznos, ha már van Archív mappát, amely tartalmazza a tavalyi összes postai küldeményt. Csak dobd be az archívumba PST.
• Alternatív megoldásként az egyes elemek archiválása:
  • Kattintson az archívum PST alatt megadott gyökérkönyvtár alatt Mail mappák a jobb egérgombbal.
  • választ Új mappa … a menüből.
  • Írja be a kívánt mappa nevét.
  • Győződjön meg róla Posta és postaláda s kiválasztása alatt A mappa tartalmazza: ha e-maileket szeretne archiválni. Más elemek archiválásához válassza ki a megfelelő kategóriát.
  • Kattints rendben.
  • Húzza és dobja az egyéni vagy e-mail csoportokat az újonnan létrehozott mappába.
• Az adott dátum előtti összes levél áthelyezése egy mappába (vagy beágyazott mappákba):
  • • Az Outlook 2016-ban:
      • Kattints fájl.
      • Menjen a Info kategória.
      • Kattints Tisztítási eszközök.
      • választ Archív… a megjelenő menüből.
    • Az Outlook 2007 programban:
      • választ Fájl> Archívum … az Outlook menüjében.
  • Győződjön meg róla A mappa és az almappák archiválása: van kiválasztva.
  • Jelölje ki a kívánt mappát.
  • Adja meg a dátumot tartalmazó e-maileket, amelyek előtt (mondjuk az idei január 1-jén) szeretné mozogni A régebbi archiválási elemek: __ .
  • Használja a Böngésszen … gombra a fenti archív PST fájl kiválasztásához.
  • Kattints rendben.
• Opcionálisan, kompakt az élő PST fájlt, hogy azonnal felszabadult helyet kérjen.

Zárja be az archív PST fájlt

Az összes elem archiválása után bezárhatja az Outlook programban található PST fájlt:

1. Kattintson a PST alkönyvtár gyökérmappájára Mail mappák a jobb egérgombbal.
2. választ Bezárás "___" a menüből.

A levelek elérése zárt archívum PST fájlból

Az archív PST fájlból érkező üzenetek lekérése:

1. 1. Az Outlook 2016-ban:
      1. Kattints fájl.
      2. választ Nyissa meg és exportálja.
      3. Kattints Nyissa meg az Outlook adatfájlt.
   2. Az Outlook 2007 programban:
      1. választ Fájl> Megnyitás> Outlook adatfájl … az Outlook menüjében.
2. Jelölje ki a kívánt archív PST fájlt.
3. Kattints Nyisd ki.

A PST fájl és mappái a következő részben jelennek meg Mail mappák, akcióra készen.