A kifejezés csoportmunka hivatkozik többféle, számítógéppel támogatott együttműködő munkakörnyezetre. Az interoperabilitásra és a többfelhasználós környezetben való kollektív munkavégzésre helyezve az együttműködési szoftver portálként működik, amelyből a felhasználók verzióvezérelt dokumentumokat hoznak létre és frissítenek, internetes tartalmakat kezelnek, eszközöket, például naptárakat és postaládákat kezelhetnek, valamint csevegési és üzenetküldési szolgáltatásokat biztosítanak .
Bizonyos esetekben a groupware egy önálló eszköz, mint az OnlyOffice platform a dokumentumkezeléshez, vagy az Intuit Quick Base platform az adatkezeléshez. Más esetekben a csoportmunka olyan, mint egy tartalomkezelő rendszer (például a WordPress alkalmazásával), vagy teljes értékű intranetként működik (mint a SharePoint esetében).
A kifejezés csoportmunka magában foglalja mind a nagyon széles és nagyon specifikus szoftver-megvalósításokat. Mindazonáltal a definíciókban szokás szerint több felhasználó ugyanazon a környezeten működik együtt ugyanazon eszközök és folyamatok segítségével.
A Groupware előnyei és jellemzői
A Groupware lehetővé teszi mind a helyszíni dolgozók, mind a földrajzilag szétszórt csapattagok számára az interneten vagy intraneten keresztüli együttműködést. Ezek a szoftveralkalmazások általában számos előnnyel járnak:
- Hitelesítés és naplózás- a csoportmentesítési módszerekhez való hozzáférés szabványos módjai, aki megteszi, hogy mit csinál, azokat a rekordokat, amelyek megfelelnek a jogi felfedezés követelményeinek
- közlés-Csat eszközök, menetes vitacsoportok, privát postafiókok
- Interaktív munka-Polls, valós idejű fájlszerkesztés, megosztott feladatkezelés
- felfedezhetőség-Fájlok és információs eszközök központi tárolása robusztus keresőeszköz segítségével
- Koordinált munkafolyamatok- a jóváhagyások, felülvizsgálatok, lektorálás stb. Kezelése során kezelt csoportadatok kezelése, valamint a projektmenedzsment folyamatok támogatása
- Vállalati tudásmenedzsment- belső wikik, védett referenciadokumentumok, csoportos könyvjelzők, megosztott jelszóadatbázisok, verzióellenőrzési történetek
- Társadalmi elkötelezettség és jó hírnév kezelése-Használói csoportok, profiljelvények, felhasználói profilok testreszabása, felhasználói szinteken történő játékkezelés és felhasználói beavatkozási versenyek
Nem csak a nagyvállalati alkalmazottak részesülnek előnyben a groupware használatában. A vállalkozók és a szabadúszók számára ezek az eszközök lehetővé teszik a fájlmegosztást, az együttműködést és a kommunikációt távoli ügyfeleken keresztül megvalósuló projektekkel, mindezt otthoni irodai kényelem miatt.
A különböző csoportos megoldások különböző funkciókat támogatnak. A legtöbb csoportmentesítési környezet nem kínálja a fent felsorolt összes funkciót, de sokan kínálnak egy alcsoportot különböző kombinációkban. Az egyik legfontosabb feladat a megfelelő csoportmentesítési megoldás kiválasztása egy adott üzleti igényhez, az egyes potenciális platformoknak a szervezet igényeihez viszonyított jellegének kiegyensúlyozásában rejlik.
Groupware szoftver példák
Az IBM Lotus Notes (vagy a Lotus Software az IBM Lotus honlapján) az egyik legrégebbi együttműködési szoftvercsomag, és ma is számos irodában használják. A Microsoft SharePoint egy másik nagyvállalati megoldás, amely jól megalapozott nagyvállalatoknál.
Az IBM és a Microsoft kínálatán túlmenően az átfogó vállalati csoportszoftverek:
- A G-Suite-Google e-mail, dokumentumai és társadalmi együttműködési platformja
- A Zoho One egy üzleti célú csomag a kis- és középvállalatok számára
- Salesforce - az ügyfélkapcsolat-kezelés platformja
Ezen túlmenően a célzott felhasználású csoportos programok virágzó ökoszisztémája rugalmasságot kínál a legkiválóbb megoldások eléréséhez a drágább, átfogó csoportmentesítési csomag használatával vagy ahelyett, hogy:
- Basecamp, népszerű fizetett projektmenedzsment eszköz
- Huddle, amely ingyenes, de korlátozott fiókot és fizetett számlákat kínál
- Xero, amely egy teljes online számviteli rendszert kínál a felhőben
- WordPress, ingyenes platform a webes tartalomhoz
