A Microsoft használataKörlevél funkciót, akkor ugyanazt a dokumentumot kisebb változásokkal küldheti el nagyszámú címzettnek. Az egyesülés kifejezés abból fakad, hogy egy dokumentum (például egy levél) egy adatforrás-dokumentummal, például egy táblázattal egyesül.
A bemutató adatai a Microsoft Excel legtöbb verziójával állíthatók össze, beleértve a 2007-es, a 2010-es, a 2013-as, a 2016-os és az Office 365-ös verziókat.
A Microsoft Word Mail Merge szolgáltatás kompatibilis a Word 2010, 2013, 2016 és Office 365 verzióval.
Szavak Körlevél funkció tökéletesen működik az Excel adataival. Bár a Word lehetővé teszi az adatforrás létrehozását is, az adatok használatának lehetősége korlátozott. Ha már van adata a táblázatban, akkor nincs értelme újra beírni az összes információt a Word adatforrásába.
Az adatok összeállítása az egyesítéshez
Elméletileg bármilyen Excel munkalapot használhat a Word egyesítéseinek funkciójában anélkül, hogy bármilyen speciális felkészülés lenne. Azonban időt kell szánnia a munkalap elkészítéséhez, hogy optimalizálja az egyesülési folyamatot.
A Spreadsheet adatok szervezése
Az Excel-adatait ügyesen kell rendezni sorok és oszlopok. Gondolj az egyes sorokra, mint egyetlen rekordra, és minden oszlopot mezőként beilleszteni a dokumentumba. Ha frissítésre van szüksége, tekintse meg az Excel adatbeviteli bemutatóját.
Fejlécsor létrehozása
Hozzon létre egy fejlécet a levél egyesítéséhez használni kívánt laphoz. Afejléc sor egy olyan sor, amely címkéket tartalmaz, amelyek azonosítják az alatta lévő cellák adatait. Az Excel néha finom lehet az adatok és a címkék közötti különbségtételről, ezért egyértelművé tegye ezeket a merev szövegekkel, cellás határokkal és cellás árnyékolással, amelyek egyedülállóak a fejléc sorában - ez biztosítja, hogy az Excel megkülönbözteti az adatok többi részétől.
Később, amikor összevonja az adatokat a fődokumentummal, a címkék az egyesítő mezők nevében jelennek meg, így nincs zavartsága annak, hogy milyen adatokat helyez be a dokumentumba.
Jó gyakorlat az Excel táblázatban szereplő oszlopok címkézése, mivel ez segít megelőzni a felhasználói hibákat a jövőben.
Adja meg az összes adatot egy lapra
Az egyesített adatoknak egy lapon kell lennie; ha több lapon van elosztva, akkor össze kell illesztenie a lapokat, vagy több levél egyesítést kell végrehajtania. Ezenkívül győződjön meg róla, hogy a lapok egyértelműen meg vannak nevezve, mivel a megtekinteni kívánt lapot ki kell választania.
Adatforrás összekapcsolása egy levélösszevonaton
Az elkészített Excel táblázatkezelő a Word dokumentumhoz társítása:
-
Kattintson a levelezés lap a szalag.
-
Válaszd ki a Indítsa el a levágást gomb megnyomásával ledob.
Ahogy írjuk az adatokat egy levélbe erre a példára, kiválasztjuk a Levél lehetőség a ledob.
-
Válaszd ki a Válassza a Címzettek lehetőséget gomb megnyomásával ledob.
Az adatokat egy mentett Excel munkalapból szeretnénk importálni, ezért válasszuk ki Meglévő lista használata … választási lehetőség.
-
A párbeszédablakban, keresse meg és válassza ki az Excel fájlt.
Kattints rendben A folytatáshoz.
-
Tól Táblázat kiválasztása párbeszédablak, válassza ki a lapot táblázattal, és kattintson a rendben gomb.
Ha az Excel oszlopfejlécekkel rendelkezik, győződjön meg arról, hogy az Az első adatsor oszlopfejléceket tartalmaz opció be van jelölve.
-
Kattintsrendben.
Most, hogy az adatforrás társult a fő dokumentumhoz, megkezdheti a szöveg beírását vagy a Word dokumentum szerkesztését. Nem módosíthatja azonban az adatforrást az Excel programban. Ha módosítani szeretné az adatokat, zárja le a dokumentumot a Word programban, mielőtt megnyitná az adatforrást az Excel programban.
Merge mezők beillesztése a dokumentumba
-
Kattints aIllessze be a Merge mezőt gombra a Mail Merge eszköztáron aIllessze be a Merge mezőt ledob.
-
Jelölje ki a beilleszteni kívánt mező nevét és kattintson a gombraInsert.
Egyesített levelező dokumentumok megtekintése
Amikor egyesíti a mezőket egy dokumentumba, a Word nem veszi át az adatok formátumát az adatforrásból. Ha olyan formázást szeretne alkalmazni, mint a dőlt betű, a félkövér vagy a aláhúzás, akkor ezt Word-ben kell végrehajtania.
Ha a dokumentumot mezőkkel látja, akkor válassza ki a dupla nyilat a mező mindkét oldalán, amelyre a formázást alkalmazni kívánja. Ha a dokumentumban szereplő egyesített adatokat látja, jelölje ki a módosítani kívánt szöveget.
Bármely formázási változtatás az összes egyesített dokumentumban, nem csak az egyénben történik.
Az egyesített dokumentumok előnézete
Az egyesített dokumentumok előnézetéhez kattintson aAz egyesített adatok megtekintése gombra a Mail Merge eszköztáron. Ez a gomb úgy működik, mint egy átkapcsoló, ezért ha vissza szeretne térni a mezők megtekintéséhez, és nem az általuk tárolt adatokhoz, kattintson újra.
Keresse meg az egyesített dokumentumokat a navigációs gombok a Körlevél szalag. Ezek balról jobbra:Első rekord, Előző rekord, Ugrás a felvételhez, Következő felvétel, és Utolsó rekord.
Mielőtt egyesíti a dokumentumokat, megtekintheti őket mindent, vagy annyit, amennyit csak tud, hogy ellenőrizze, hogy minden összeolvadt-e. Különös figyelmet kell fordítani a beolvasott adatok körvonala és távolsága között.
Ha készen áll a dokumentumok egyesítésére, akkor két lehetősége van. Bármelyik módszert is választja, megjelenik egy párbeszédpanel, amelyben meg tudja mondani a Wordnek, hogy egyesíti az összes rekordot, az aktuális rekordot vagy egy sor rekordot. Kattintson az opció melletti opció gombra, majd kattintson rárendben. Ha meg szeretné egyesíteni egy tartományt, akkor az összefésülésbe bevonni kívánt rekordok kezdőszámát és végső számát adja meg, mielőtt rákattintanarendben. Ha úgy döntött, hogy kinyomtatja a dokumentumokat, a párbeszédpanel megjelenése után megjelenik a Nyomtatás párbeszédablak. Bármilyen más dokumentumhoz hasonlóan kölcsönhatásba léphet vele. Végezze el a levélösszesítési dokumentum véglegesítését
