Ha olyan vagy, mint a 9–5-ös emberek, valószínűleg napja nagy részét e-mailek küldésével tölti - és a fennmaradó részet ezek után követi.
Ha csak választ kaphat a kérdésére, vagy valamilyen időben megkapja a visszajelzést a jelentéséről, akkor bulldozhatja a teendők listáját, és egy nappal az esti órák előtt felhívhatja. Ehelyett a megválaszolatlan e-maileket eltemették a menedzser zsúfolt postafiókjába, és kétségbeesetten maradsz a fülkében, komolyan figyelembe véve egy SOS jelet. Mit csinálsz?
Mielőtt elküldené a „küldés” elemet egy újabb regisztrációs e-mailben, változtassa meg a tárgy sort minden sapkára, és ragasszon rá a szeretett piros felkiáltójelre, használja ezeket a tippeket, hogy az első alkalommal megfelelő legyen.
1. Legyen szellemes
Ezt a tanácsot hallja a kommunikáció minden formája vonatkozásában, de az e-mailhez különösen fontos az üzenet gyors átadása. A hosszú szövegblokkok ijesztőnek tűnnek, különösen azoknak a vezetőknek, akiket folyamatosan elárasztanak az üzenetek. Ha egy üzenet túl hosszú, akkor fennáll annak kockázata, hogy félrehagyják és újra meglátogatják, ha több idő van (ami sok esetben soha).
Gondolj rövidre, pontosan és pontosan. Használjon golyókat vagy listákat, ahol csak lehet. Tartsa a bekezdéseket négy-öt soronként, így könnyen lefuttatható - sok üzenet jelenik meg az üzenet mezőben. És ha ez túl nehéz, akkor az lehet a jele, hogy túl sok témát próbál lefedni egy e-mailben. Ragaszkodjon egy témához e-mailben, és küldjön el másokat külön borító alatt.
2. Címzzen meg minden lehetséges kérdést és kérést
Ugyanakkor annyira alaposnak kell lennie az e-mailben, hogy ne maradjon helytelen értelmezés, vagy hogy a címzettnek további információkat kell kérnie. (Az utolsó dolog, amit szeretne, ha végre megkapja ezt a választ - és ahelyett, hogy döntést kapna, kérdést kap!)
Tehát várja meg előre a kérdéseket, amelyeket idő előtt megkaphat, és válaszoljon rájuk. Például, ha a főnökének szüksége van egy közelgő esemény helyszínének kiválasztására, linkeket nyújt az éttermek vagy a szállodák webhelyeire, csatolja azokat a terek fényképeit, amelyekről tudni fogja tekinteni, és csatolja a lehetőségek költség-összehasonlítását. .
Ne feledje: minél több munkát végez az eredeti e-mail címmel, annál kevesebb munkát kell végeznie az e-mail nyomon követésekor.
3. Tedd konkrétan a tárgysorban
Írjon részletes tárgysorokat, hogy a címzett egyértelműen megértse a problémát és a cselekvésre ösztönzést az e-mail szövegében. Hagyjon olyan homályos mondatokat, mint például a „Kérdések neked” és a „Nagyszerű ötlet a találkozóhoz”, ehelyett használjon például: „Visszajelzés szükséges: Az első negyedéves költségvetési ülés napirendje”.
Ez a stratégia azt is segíti, hogy az üzenet egyszerűen megkeresse a beérkező levelek mappájában, ha a címzett felhívja a megbeszélést, ahelyett, hogy e-mailben visszaírna.
4. Jelölje ki a Művelet elemeket
Ha egynél több pontot keresi fel, vagy egynél több kérdést tesz fel az e-mailben, győződjön meg arról, hogy ezek az elemek kitűnnek a narratívák többi részéből, ha félkövér betűvel készítik őket, kiemelik őket, vagy felsorolásba sorolják őket. A kontraszt természetesen felhívja a címzett figyelmét az üzenet húsára (az a darab, amelyet nem engedhet meg magának nekik, hogy hagyja ki!), És tökéletes útmutatást biztosít az e-mailen keresztül gyorsaságoló skimmer számára.
5. Vezesse a szükségletek számával
Mennyire bosszantó, ha számos lehetőséget megadott az e-mailben a címzett közül, amelyek közül választhat, és csak akkor kap választ, ha azt mondja: „Jól hangzik!”? Ennek elkerülése érdekében ügyeljen arra, hogy a célok egyértelműek legyenek a get-go programból. Egynél több kérdést tartalmazó e-mailek esetén vegye figyelembe a kérések számát az üzenet első sorában, hogy a címzett pontosan tudja, hányan kell keresni és címezni. Ha az üzenet egészén kérdéseket szűr, akkor azzal kockáztatja, hogy a címzett figyelmen kívül hagyja a vonatkozó információkat.
6. Tudja, mikor kell felvenni a telefont
Ha úgy érzi, hogy a téma több e-mailt igényel (vagy igényel), amelyeknek nincs vége látványban, hagyja ki vagy állítsa le az e-mail beszélgetést. Néhány üzletet a legjobb telefonon vagy személyesen kezelni, különösen akkor, ha a logisztika vagy a kapcsolatok összetettek. Valójában ezekben az esetekben nem csak a leghatékonyabb az, hogy kijön az e-mail fátyol mögött, hanem magabiztosságot és kezdeményezést is mutat.
Az a kívánság és remény, hogy nem fogja megnyitni az üzeneteit, de ezeknek a tippeknek a betartása mellett fog működni. És ha sikerül e-maileket kiemelnie és abbahagyhatja a kerekek nyomon követését, gondoljon csak: valószínűleg van még több idő a kezedben.
