Másnap néhány kérdéssel e-mailen küldtem egy kollégámnak, és megkaptam a következő választ: "Inkább telefonos ember vagyok, hívhattok erről?"
Meg kell mondanom, kicsit sokkoltam.
Nem gyakran találkozik valakivel, aki inkább a telefont veszi fel üzleti vállalkozás céljából. Tekintettel a választásra, azt gondolom, hogy a tipikus munkahelyen a munkavállalók többsége minden nap telefonhívással választja az e-mailt. És van értelme: Az e-mail gyors, hatékony, és nem felel meg a kínos csend vagy a zavaró háttérzaj esélyének.
Az e-mailek túlnyomó preferenciája ellenére vannak olyan helyzetek, amelyek jobban működnek, ha felveszi a telefont.
1. Sürgős
Az emberek kb. 60% -a vár két teljes napot, hogy válaszoljon a munkával kapcsolatos e-mailekre. Tehát, ha olyan e-mailt küld, amelyre ASAP-válaszra van szükség - még akkor is, ha a tárgysorban szerepel a „Sürgősen!” -, nagy esély van arra, hogy a következő 48 órában újra és újra frissíti a beérkező levelek mappáját, egy válasz.
Másrészt, ha egy kritikus kérdésről telefonhívást kezdeményez, segíthet abban, hogy közvetítse a sürgősség érzetét, megbizonyosodjon arról, hogy a másik személy pontosan tudja, mit kell tennie, és válaszoljon minden kérdésre anélkül, hogy egy soha véget nem érő e-mail láncra fordít . Mielőtt leteszi, biztos lehet abban, hogy mindenki ugyanazon az oldalon van, és megérti, hogy mi történik a probléma megoldása érdekében.
2. Nem kap választ
Lehet, hogy e-mailen küldött egy olyan kérést, amely nem pontosan sürgős, de bizonyos időpontokban válaszra van szüksége - és néhány napos csend után megbotlik.
Csak ennyire sokszor sürgetheti a kérelmet egy másik e-maillel, amely azt mondja: “Hé, csak akartam ezt nyomon követni - volt esélyed megnézni?”
Ha nem kap választ az eredeti e-mail után, és egy nyomon követési üzenet után, akkor alapértelmezés szerint egy telefonhívás. Sokkal nagyobb esélye van azonnali válaszra, vagy legalább arra, hogy a munkatársa radarjába tegye, mint olyan kérdést, amelyre a figyelmét fel kell hívnia.
3. Nem sok mondatot vesz igénybe
Egy bizonyos ponton valószínűleg kapott egy regényt egy e-mailből, amelynek elolvasása 20 percet vett igénybe - és még mindig a feliratkozás végén kérdéseket tett fel. Ne tegye ki másoknak ezt a kínzást.
Ha bármi, amit át kell adnod, több mint néhány bekezdést igényel - mondjuk, hogy elmagyarázza egy megbízás árnyalatait vagy tisztázza az osztály folyamatait egy másik csapat tagjainak - gyakran sokkal hatékonyabb a telefon felvétele. Ez lehetővé teszi a másik személynek, hogy kérdéseket tegyen fel, és hangja hangjától függően, amikor leteszi, biztos lehet benne, hogy teljesen megérti.
4. Őszinte visszajelzést szeretne
Lehet, hogy ragyogó ötlete van egy cikkről vagy értékesítési pályáról, és szeretné megtudni, mit gondol a kollégája, mielőtt elkezdené.
E-maillel olyan választ kaphat, mint „OK. Ez jónak hangzik. ”Bár ez a válasz pozitív, nem vet fel aggodalmat és nem idéz elő további javaslatokat. Röviden: ez nem túl hasznos visszajelzés.
Egy telefonhívás, amely természetéből adódóan nem csupán gyors, nem kötelező válaszra szól, lehetővé teszi, hogy meghallja munkatársának hangszínét, mélyebben belemerüljön ötletének árnyalataibe, válaszoljon minden olyan kérdést, amely kollégájának felmerül, és összességében átgondolt, őszinte visszajelzéseket kap.
5. Szeretne kapcsolatot létesíteni
Az e-mail kiválóan alkalmas a gyors, hatékony kommunikációra. De néha még személyesebb érintésre van szüksége - például amikor új távoli kollégot vagy vállalati ügyfelet keresünk.
Persze, írsz egy tökéletesen szép bevezető e-mailt. A telefonhívás azonban melegséget és hitelességet közvetíthet, amelyet az e-mail nem képes - és ez nem segíthet a másik oldalon lévővel való kapcsolat felépítésében, ahelyett, hogy újabb e-mail kapcsolattartóvá válna a címjegyzékében. .
6. Nem akarja a beszélgetés rögzítését
Jobb vagy rosszabb szempontból az e-maileket örökre megőrzik valahol odakint, készen állnak arra, hogy idézésre vagy egy pillanatra előre továbbítsák.
Tehát, ha meg kell vitatnia olyan bizalmas vagy érzékeny információkat, amelyek még nem tartoznak írásba - mint például a társaságok egyesülésének pletykái vagy egy versengő vállalkozás toborzása egy versengő cég által -, akkor a legjobb telefonhívás.
Ez vonatkozik az alkalmi beszélgetésekre is, amelyeket inkább magántulajdonban tart, például amikor egy munkatárs segítségére van szüksége egy last-minute kérés teljesítéséhez, és el akarja magyarázni a helyzet körülményeit - például: “Utálom kérdezni tőled szívességért 16.45-kor, de a menedzserom a Smith javaslatára dobta a labdát, és ma este össze kell vonnunk. ”
Ez lehet igaz, és minden bizonnyal segít megmagyarázni a kérelem kontextusát, de nem pontosan olyan, amelynek visszakerülnie kell a menedzseréhez egy továbbított e-mail lánc útján. A telefonon őszinte lehet, anélkül, hogy szavai rossz helyre kerülnének (nos, mindaddig, amíg bezárja az iroda ajtaját).
Aaron Kwittken, a Kwittken vezérigazgatója és ügyvezető partnere ezt a legjobban foglalhatja össze: „Bármit, amire kétszer át kell gondolkodnia, bármi, amire gondol, érzékeny, bármi, amire gondol, megköveteli a kapcsolati képességeidet… feltétlenül vegye fel a telefont.”
