A megosztott postafiók lehetővé teszi az ügyfelek, beszállítók és mások számára, hogy e-mailt küldhessenek egy központi címre, ahol a csapat minden tagja láthatja és reagálhat ezekre az üzenetekre.
Mi az Office megosztott postafiók?
Az egyik leghatékonyabb módja az e-mail üzeneteknek az emberek csoportjával történő megosztására egy Office 365 megosztott postafiók beállítása. A megosztott postafiókkal minden, a postafiókhoz rendelt személy teljes hozzáférést kap az üzenetekhez. Elolvassa a bejövő e-maileket, válaszol az üzenetekre, továbbítja az üzeneteket, és meglátja, hogy mások válaszoltak a bejövő levelekre.
Amikor egy csapat tag válaszol egy e-mail üzenetre a megosztott postafiókból, akkor az e-mailt elküldi a megosztott postafiók címéből, nem pedig az egyéni e-mail címéből. Az e-mail címzettje csak a megosztott postafiók címét látja. Ezzel a munkatársak egyéni e-mail címét bizalmasan kezeli, és professzionális megjelenést kölcsönöz az Ön vállalkozásának.
A szervezet létrehozhat annyi megosztott postafiókot, amennyire szüksége van. A megosztott postafiókokban nincsenek felhasználónevek vagy jelszavak. A megosztott postafiók nem igényel Office 365 licencet, de a postaládához rendelt minden felhasználónak Office 365 előfizetéssel kell rendelkeznie.
Miért használja az Office megosztott postafiókot?
Az ügyfélszolgálat, az emberi erőforrás vagy a marketing részlegek, amelyek a következő elérhető csapattagot szeretnék fogadni a bejövő e-mail üzenetek számára, jó példa a megosztott postafiók hatékony használatára. A megosztott postafiókhoz rendelt minden személy láthatja és válaszolhat a postafiók minden üzenetére.
Az Office 365 megosztott postafiókkal való munka nem csak az e-mailekről szól. Arról szól, hogy segítsen a szervezeten belüli emberek hatékonyabban együttműködni. A megosztott postafiók mellett a csapatok hozzáférhetnek egy megosztott névjegyzékhez és egy megosztott naptárhoz. A megosztott névjegyzék segítségével a csoportban mindenki hozzáférhet fontos e-mail címekhez. A megosztott naptár segítségével a csoport tagjai beilleszthetik találkozóikat egy központi helyre, amelyet a csoportban mindenki láthatja.
Egy megosztott postafiók beállítása
Az Office 365 megosztott postafiókokat csak az Office-előfizetés rendszergazdája állíthatja be.
A megosztott postafiók beállításához kövesse az alábbi utasításokat:
- Jelentkezzen be az Office 365 Adminisztrációs központba az adminisztrátori fiókkal.
- választ Csoportok> Megosztott postafiókok.
- választ Postafiók hozzáadása.
- A Postafiók hozzáadása lapon írja be a megosztott postafiók nevét a Név mezőbe. A postafiók-alias automatikusan létrejön az e-mail mezőben, de megváltoztathatja valami másra. Miután megnevezte a megosztott postafiókot, válassza ki hozzáad létrehozni a postafiókot.
- A Következő lépésekben válassza ki A tagok hozzáadása a postaládába.
- A Megosztott postafiók tagok oldalán jelölje be Tagok hozzáadása.
- Helyezzen egy pipa jelölését azon személyek mellett, akik hozzáférhetnek a megosztott postafiókhoz. Ha nem látja a személy nevét a listában, írja be a nevüket a Keresés mezőbe. Ha elkészült, válassza ki Mentés.
Mentett e-mail mentése a megosztott postafiókba
Ha valaki e-mail üzenetet küld a megosztott postafiókból, az üzenet egy példánya az Elküldött elemek mappába kerül mentésre, nem a megosztott postafiókra. Ha azt szeretné, hogy az e-mailek a megosztott postafiókba kerüljenek, módosítsa a megosztott postafiók beállításait.
Az elküldött e-mail üzenetek mentése a megosztott postafiókra:
- választ Csoportok> Megosztott postafiókok.
- Válassza ki a megosztott postafiókot.
- választ szerkesztése az Elküldött elemek mellett.
- Az Elküldött elemek oldalon vigye a csúszkát a Postafiókba küldött tételek átmásolásának bekapcsolt állapotába, és a postafiók nevében elküldött tételek átmásolásához. Ha végzett, válassza ki Mentés.
Használja a Közös postafiókot az Outlook 2016, az Outlook 2013 és az Outlook 2010 programban
Miután a szervezet adminisztrátora beállított a megosztott postafiókot, a felhasználóknak nem kell semmit tenniük az Outlook asztali verziójában lévő megosztott postafiók megjelenítéséhez. A megosztott postafiók automatikusan megjelenik a Mappa ablakban.
E-mail küldése a megosztott postafiókból:
- Nyissa meg az Outlook programot.
- választ új Email új üzenet létrehozása.
- választ Tól től és válassza ki a megosztott postafiókot.
- Írja be az üzenetet és válassza ki Elküld.
A megosztott postafiók elérése az Outlook programban az interneten
Ha a megosztott postafiókot egy webböngészőben szeretné használni, hozzá kell adnia manuálisan.
A megosztott postafiók hozzáadása az Outlook online verziójához:
- Jelentkezzen be az Office 365-fiókjába, és válassza ki a kilátás alkalmazást.
- A navigációs ablaktáblában kattintson jobb gombbal a postafiók nevére és válassza ki Megosztott mappa hozzáadása.
- Ban,-ben Megosztott mappa hozzáadása párbeszédpanelen írja be a megosztott postafiók e-mail címét, majd válassza ki hozzáad.
Megosztott postafiókok és az Outlook Mobile alkalmazás
A megosztott postafiókok nem jelennek meg az Outlook mobilalkalmazásban. Ez azt jelenti, hogy ha hozzáférést szeretne elérni egy megosztott postafiókból az okostelefonjával, akkor böngészőt kell nyitnia és az Outlookot az interneten használni.
Kevés különbséget fog látni abban, hogy hogyan működik együtt az Ön egyedi e-mail fiókjával az Outlookban és a megosztott postafiókban. A megosztott postafiókkal együtt Ön és csapattagjai jobban együttműködve válaszolhatnak ügyfeleik, beszállítóik, szállítói és mások e-mailjeire.
