Az audio-konferenciahívások számos üzleti és társadalmi találkozó számára nyújtanak előnyöket, de közös problémákkal küzdenek. Ha nem foglalkoznak velük, akkor ez különbséget jelenthet egy professzionális, hatékony, hatékony találkozó és egy alig értett szegény ember konferenciahívása között, amely nem érte el célját. Itt van hét gyakori probléma, és hogyan kell ezeket kijavítani.
1. Háttérzaj
Ez az a zaj, amely a résztvevőkből származik, kivéve a hangjukat, például csörgő székek, háttérzongás, gépzajok, papírzsákok stb. Ezeket a zajokat főként olyan résztvevők kapják, akik VoIP-t (voice over internet protocol) használnak, mert a hagyományos telefon a kézibeszélő rendelkezik dedikált és rövid hatótávolságú mikrofonokkal, míg a VoIP egy érzékeny mikrofon segítségével működik. Példa erre a laptopok számítógépének mikrofonrendszere. Egyesek részt vesznek konferenciákon, eszközöket kihangosítva.
Az egyetlen módja annak, hogy orvosoljuk ezt a helyzetet, hogy a résztvevők tudatában legyenek az általuk okozott zavargásoknak, amit a konferenciahívás előtt a kommunikációval lehet elérni. Például, mint szervező, érdemes eljuttatnia egy e-mailt a konferenciahívás etiquette-jét megelőzően.
2. Echo
Az Echo lehet része a háttérzajnak, de sokkal technikaiabb. A konferenciahívásban részt vevő személyeknek problémái lehetnek a telefonnal - talán nincs visszhang visszavonása. (További információ arról, hogyan állíthatja le a visszhang létrehozását.)
A visszhanggal rendelkezőt általában felkérték, hogy tegye le. Ismét fontos a proaktív tudatosság a technikai problémákkal kapcsolatban a telefonálással és a konferenciahívás során használt egyéb berendezésekkel kapcsolatban.
3. Jelenlétkezelés hiánya
Audiokonferencia-beszélgetésben csak az egyik érzékelést használja: a hallás. Nem fogsz látni az embereket, akikkel beszél vagy hallgat. Hacsak nem követi nyomon az egyes bejegyzést és kilép a konferenciahívásból, előfordulhat, hogy a konferencián mélyen nem ismeri a közönség jelenlétét.
Ez a probléma eddig végleges megoldás nélkül maradt. Az első olyan eszköz, amely bármilyen jelenlét menedzsmentet kínál, az UberConference, amely lehetővé teszi, hogy megnézzük, ki beszél, ki itt, ki nem, és így tovább. Az utóbbi időben számos ilyen eszköz áll rendelkezésre, néhány érdekes vizuális interfésszel, amelyek az ikonokkal rendelkező résztvevőket képviselik. A résztvevők jelenlétének legmegfelelőbb kezelése továbbra is egyszerű etikett lehet: Kérje meg az egyes személyeket, hogy jöjjenek be és járjanak el udvariasság útján.
4. Zene tartásban
Az emberek rendszerint a saját kezükben használják a telefon felületét, de soha nem fogadják a konferenciahívásokat. Bár kedves lehet olyan ember számára, akit a zene hallgatására kényszerítettek, kellemetlen lesz egy konferenciahívás során. Egyes résztvevők a konferencia résztvevői egy másik hívás vagy feladat elébe kerülhetnek, például véletlenül hozzáadva a konferencia ritmikus hangulatát. Itt is érdemes egy előzetes konferencia etikai tudatosító kampány.
5. A vezetés hiánya
Egyes esetekben, ha egy csoportnak nincs vezetője, akkor a káosz vezet. Ez különösen valószínű a konferencia beállításban. Egy embernek irányítania kell a vitát, biztosítva, hogy mindenkinek elegendő ideje legyen beszélni és szükséges figyelmet fordítani, és a dolgokat vissza kell állítania a pályára, ha elveszett vagy egyenesen konfliktusba kerülhet.
6. Anyagok és dokumentumok hibás kezelése
Sok konferencia dokumentumokra, anyagokra és eszközökre utal. Az ilyen információk nem megfelelő terjesztése miatt egyes résztvevők bizonyos pontokon a sötétben vannak, ezáltal félreértést okozva. Vigyázzon tehát, hogy a konferencia kezdete előtt terjessze a releváns információkat és dokumentumokat minden résztvevőnek.
Egy másik, jobb módja az online együttműködési eszközök használata, amely lehetővé teszi az ilyen anyagokkal való kölcsönhatást.
7. Szegény hívásminőség
Ez gyakran a VoIP szolgáltatással történik, amely számos olyan tényezőtől függ, amelyek tartalmazzák a sávszélességet, a kodeket, a telefonokat és más eszközöket. Sokat nem tehetsz ezzel kapcsolatban, ha Ön a konferencia vezetője vagy szervezője. A rossz hangminőségben szenvedő résztvevőknek technikai problémákat kell megoldaniuk az oldalukon.
