Az e-mailek küldése a legegyszerűbb és legkevésbé zavaró módszer a csoportokon belüli kérelmek benyújtására. Pontosan azért, mert az e-mail annyira könnyű, hogy teljes időpocsékolást jelenthet. Egy olyan homályos e-mail elküldése, amely egyértelműen nem mondja meg a címzetteknek, mit kell tennie, vagy miért fontos az ön kérdezése, mindenki számára több munkát fog eredményezni.
A leghatékonyabb e-mailek a tárgysorozatot úgy kezelik, mint a hívó fél azonosítóját, és olyan szavakat használnak, amelyek azonnal a pontra jutnak.
Íme néhány dolog, amit nem szabad megtenni a szóválasztáshoz, amelyek egyértelműen átadják az üzenetét, és megakadályozzák, hogy bosszantó (vagy zavaró) munkatársaikat felvegyék:
1. Mikor vannak feladatok
Ne írj: stb.
Ne írjon: The, This, vagy Ezek
A gimnáziumi tanáraidnak igaza volt - légy konkrét! Még akkor is, ha e-mailje nemrégiben folytatott beszélgetést vagy találkozót követi, valószínűleg később benyújtásra kerül. Ha a címzett készen áll az olvasásra, a „Személyzeti értekezlet nyomon követése stb.” Felirat nem lesz hasznos. Ehelyett tisztázza, amire szüksége van, és írja be: „Kérjük, oldja meg ezeket a kérdéseket a személyzet ülésén” vagy „a személyzet ülésén megvitatott jelentés”. Gondoljon olyan témájára, mint például egy teendők listájának előzetes megírása, így ez a mező könnyen elérhető. hogy ellenőrizze.
2. Ha újabb e-mailt oszt meg
Ne írjon: “FWD:”
Ne írjon: Súgó
Ez mindig arra készteti a 90-es éveket, amikor szokásos volt e-maileket látni, amelyek így készültek: „Fwd: fwd: fwd: fw: Küldd ezt 10 embernek, és ez lesz a szerencsés napod!” Hacsak nem igazán munkahelyi láncleveleket küld (komolyan, ne), valószínűleg csak megoszt valamit, amit valaki más írt, azt akarja, hogy munkatársa olvassa vagy megtegyen valamit. Ebben az esetben hajtson végre egy szívességet, és írjon: “Tudna segíteni, hogy megfejtsem?” Vagy “Úgy tűnik, hogy az ügyfélnek segítségre van szüksége.” Bizonyára megtervezte, hogy ezt az üzenetet az e-mail szövegébe írja, de a tárgy sokkal jobb hely, ha azt akarja, hogy gyorsan észrevegye.
3. Amikor megpróbálsz személyes lenni
Ne írj: Hé
Ne írj: Te
A „Hé” küldése az e-mail tárgysorába ugyanaz, mint a „Beszélnünk kell” szöveges üzenet küldése ismerősének vagy valakinek. Ne csináld! Gyakran gyanítja a címzettet, hogy mi történik majd a továbbiakban, és egy ideig várakozhat a válaszra, mert az soha nem nyílik meg. Mivel valószínűleg valami személyes vagy magánbeszélgetésről kell beszélgetnie, próbálkozzon a „Mikor van ideje egy 15 perces beszélgetéshez?” Lehetőséggel. Ez a megközelítés kihasználja a lehetőséget, és a címzett kezébe bocsátja az erőt, hogy válasszon egy neki megfelelő időt. .
4. Ha most szüksége van rá
Ne írj: Sürgõs
Ne írj: Ma
Ha rövid az idő és a nyomás magas, a „sürgős” olyan szó, amely csak pánikot válthat ki. És a pánikba jutás az utolsó dolog, amelyet egy feladatért felelős személynek meg kell tennie. Ha van elég ideje felismerni a szükségletet és elküldeni egy e-mailt, akkor ideje előzetes értesítésre is felhívni a figyelmet arra, hogy „manapság ennek kell lennie elsődleges prioritásainak.” Ha ez valóban sürgős, kezdeményezze telefonhívást vagy személyes látogatást. helyette.
5. És még egy bónusz mondat
Végül, de nem utolsósorban az a kifejezés, amelyet mindannyian mondunk az e-mailek lezárására, de ezt ritkán használhatjuk munkatársaink közvetlen megkeresésére: „Köszönöm.” Rövid, egyszerű elismerési üzenet hosszú utat jelent a köztük fennálló kötelékek megerősítésében. és a csapat tagjai. Azt mondja, hogy felismeri erőfeszítéseiket és értékeli szerepét. És ez biztosan legyőzi a bizalom bukását.
