Lehetséges, hogy van egy teendők listája, amely energiát ad, segít a nap prioritásainak meghatározásában, és motiválja Önt a továbblépésre, még az elkerülhetetlen zavarások vagy kudarcok után is. Ugyanakkor olyan sok ember, aki kiírja a listákat, úgy találja, hogy 18:00 óráig nem képes mindent ellenőrizni.
És ez főleg azért van, mert nem helyesen állítják össze a listájukat. Valójában sok ember általában megöli a saját termelékenységét.
Ha bűnös vagy a következők valamelyikében, talán beszélni fogok veled.
1. Ön félidőt állít az energiavámpírok számára
Még ha soha nem is hallotta ezt a kifejezést, akkor tudja, kik ezek az emberek: Azért energiázzák, hogy kizárólag saját magukra összpontosítanak, nem pedig a csapat jót tesznek. Az idő és prioritások még csak nem is regisztrálnak a radarukon. És valamilyen oknál fogva ez a személy folyamatosan e-mailen küld önnek, hogy segítsen valamivel, többnyire egy időigényes dolgokkal, amelyek a tennivalók listáján találhatók (annak ellenére, hogy nincs nekik haszna).
A megoldás
Könnyen. Ha ez nem sürgős, társaságot megváltoztató ügy, akkor udvariasan leválhat egy egyszerű „Most szűk határidőn belül vagyok, és sajnos nem tudok segíteni ezen a héten.” Ha a személy továbbra is fennáll, válaszoljon egy kérdéssel, amely rámutat. hogy miért nem tartozik ez a lemezére: „Jelenleg dolgozom. Ha ez sürgős, be tudok lépni a menedzserbe és megkérdezhetem tőle, hogy szeretné, ha prioritást adnának neki. ”
2. Tiszta tételeket sorol fel
Egyszerűen fogalmazva: a listában minden olyan elemnek, amely nem szerepelhet műveletként, nem szabad ott lennie. Ez magában foglalja mind a bizonytalan feladatokat (a projektre adott válaszok), mind a többlépcsős (az új sor elindítása) feladatokat. Ön elakad, és megpróbálja emlékezni arra a projektre, amelyre reagálni akart, vagy elmerül, amikor délután elindítja a sort.
A megoldás
Ehelyett használjon világos kifejezéseket a listán szereplő tételekhez, mindig részletesebben használjon, mint gondolnád. Mivel 16:00kor a 9:00 -es gondolatai távoli memória lehetnek. És amikor ezek a nagyobb tárgyak vannak, ossza meg őket kisebb lépésekre. Valójában egy listán szereplő elem lehet: „Az új terméksor bevezetésének ütemterve.” Ez az ütemterv válik azokkal a kisebb akcióelemekkel, amelyeket minden héten felvehet a listájára.
3. Túl sok elem van a listán
Ha a listája idealisztikusabb, mint amit reálisan el lehet végezni, akkor beállítja magát a kudarcra, és megakadályozza, hogy a nap végén megismerje a teljesítést. Plusz, ha túl sok dolgot ír le, akkor valószínűbb, hogy túl ijesztőnek találja. Nem fogja tudni, hol kezdje, és növeli a késleltetés esélyét.
A megoldás
Belle Beth Cooper, a Buffer tartalomfejlesztője, megosztotta a következő tippeket az Inc. Jeff Hadennel a teendők listájának átdolgozásáról:
Hogyan lehet meghatározni, mi a legfontosabb? Általában azok a tevékenységek, amelyek mérhetők, valamint azok, amelyek generálóak, azaz azok befejezésekor az egész projektet, csapatot vagy társaságot a célok elérése felé mozgatják.
4. Elfelejtette ütemezni a szünetet
Persze, egy ideális világban reggel 9-kor bejöhet az irodába, és 18:00 óráig dolgozhat szünet nélkül. De ez nem egy ideális világ, és megszakíthat, éhes lehet, és órákig ül antsy.
A megoldás
Ide tartozhat egy séta (a személyes kedvencem), valami megragadása enni vagy inni, vagy egy hasznos vagy inspiráló webhely felkeresése. Ötletekre van szüksége? Ez a lista kiemeli az 55 hasznos és inspiráló weboldalt, amely tökéletes a gyors munkavégzéshez.
5. Nem engedi meg magadnak, hogy a megszakítások számára pufferhelyiséget biztosítsanak
Nagyon sok erőfeszítést tettél annak érdekében, hogy megértse prioritásait és leírja azokat. De akkor elvonja magát. E-mailben, munkatársa által, hírek feltörésével - a lista folytatódik. Tehát az összes kemény munka és a színkóddal ellátott referencia ellenére elkerüli a második lépést, amikor az első sürgős üzenet bekerül a postaládájába.
A megoldás
Hagyjon néhány rést az ütemezésben minden nap, ahol semmit nem ütemez. Ez lehetőséget ad arra, hogy a margókban működhessen ezekben a váratlan pillanatokban. A legrosszabb esetben? Semmi sürgõs nem jelenik meg, és a napot korán fejezi be.
Ezenkívül proaktívan fellépve is megszakíthatja a sok megszakítást: állítsa az "elfoglalt" állapotot bármelyik belső beszélgetésbe, állítsa a telefont egyenesen a hangpostára, és módosítsa az e-mail beállításait, hogy csak akkor figyelmeztessen, ha konkrét emberek üzenetet küldnek Önnek. . (Ezt megteheti a Gmailben és az Outlookban.)
Nincs megfelelő mód a tennivalók listájának elkészítésére, de ahogyan megközelíti a sajátját, elkészítheti vagy eltörheti a napját. Tehát, függetlenül attól, hogy mit használ - alkalmazást, számítógépet, régimódi tollat és papírt - kerülje el ezt az öt termelékenységi gyilkost, és időben megteszi a megfelelő dolgokat.
