Az e-mail túlterhelés világában valóban meglepő, hogy személyiségeink eljutnak az üzenetre adott válaszokba?
Lehet, hogy a főnöke, aki elgondolkodtat azon, hogy vajon az injektálható eszpresszó dolog-e - másodpercek alatt visszatérhet egy választ, miután elütötte a „küldés” parancsot - ismét azon tűnődve, hogy vajon vajon eltöltötte-e a pillanatát.
Miközben imádja a válaszai közvetlenségét, azt is tudja, hogy a legjobb szándékai ellenére nem tudja elfogadni a stílusát. És ez azért van, mert módszeres és kitartó ember vagy - ez az egyenletes tempójú bejövő személyiséggé alakul.
Érdekli, hogy hol esik az e-mail személyiségek világában? Itt található az öt leggyakoribb típus, amellyel bármilyen beérkező levelek között találkozhat. Talán meglátja magát?
1. A Speed Demon
Olyan személynek nevezzük, aki soha senkit sem hagyja függőben - még egy óráig sem (kivéve természetesen ebédelni, de még akkor is, ha a szemét a telefonjára ragasztja). Amint megérkezik egy e-mail, megkapja az üzenetet, és elküldi a választ.
Jó, hogy nagyszerű, hogy üzeneteinek tetején vagy, de ha elkerülendő valódi munkát helyettesíti, ez problémát jelent. Nagyon örül a sor törlése, de ha továbbra is nyolc órával később beágyazódik a postaládájába, akkor rabja lehet annak, hogy a válaszok kitöltésének könnyű feladatát elvégzi, ahelyett, hogy belemerül a valódi agyi energiát igénylő munkába.
2. A Ghoszter
Ó, szeretném mondani, hogy a szellemképzés csak a randevúkban létezik, de az igazság az, hogy ez a gyakorlat a szakmai körökben is nagyon gyakori; valójában ez mindaddig folytatódik, amíg egymásnak megfelelünk. De most, amikor minden dolog digitális és ennélfogva azonnali, nem hibáztathatja azt, hogy hiányzik a hiányzó e-mail teherautóra adott válasz vagy még a rossz telefonos kapcsolat sem - ezek csak nem legitim kifogások.
Bűnös a szellemképezésben, ha Ön az a személy, aki inkább e-maileket hagy - különösen azokat, amelyekben nem vagy biztos benne, hogyan válaszoljon -, hogy a beérkező levelek között elhajoljon. Ne tévessze meg magát azzal, hogy azt gondolja, hogy bárki megveszi az Ön véletlenszerűen a piszkozatok mappájába hagyta igazolását.
Tehát azt mondom, amit munkatársaik valószínűleg azt akarják, hogy elmondják neked: Bármely válasz (szinte bármilyen) jobb, mint a teljes rádiócsend. Még egy gyors, „Megkapja az üzenetet, dolgozzon ki a részleteket!” Megjegyzés jobb, mint ha hagyja, hogy a csapata azon gondolkodjon, vajon kérdésük teljesen fekete lyukba esett-e.
3. A véletlen includer
A hírekben mindig van valami katasztrofális eredményt adó válaszhelyzetről. És ha egyszer vagy kétszer bűnös vagy ebben, nem nagy ügy.
Ha viszont a csapatot belefoglalja mindenbe, amit kap, anélkül, hogy megvizsgálná, hogy az valóban releváns-e munkatársainak, akkor azzal kockáztatja, hogy nem csak bosszantja kollégáit, hanem elveszíti relevanciáját.
Bár szorgalmas és óvatos, hogy megpróbálja mindenki bevonni egész idő alatt, vegye figyelembe azt a tényt, hogy sok ember inkább később felhívja a sebességet, amikor szükséges, hogy ténylegesen hozzájáruljanak.
4. A távollét
Talán tetszik rejtélyes légköre a tartózkodási helyével kapcsolatban. Vagy lehet, hogy szokásos módon hibás, hogy elfelejtette be- és kikapcsolni az automatikus válaszadót. Bármelyik is, a gyakori vakáció, beteg nap vagy homályosan meghatározott távolléte miatt kollégái féltékenyek, frusztráltak vagy teljesen unatkoznak. Amikor a munkatársak látják ezt az automatikus választ - ismét! -, kénytelenek lesznek átugorni a bemenetedet és kérni a következő személyt.
Ha növeli a kollégák bizalmát és tiszteletét, hajtson végre egy szívességet és gondoljon kétszer, mielőtt felesleges irodán kívüli választ adna fel. Lehet, hogy a javítás az üzenetnek a pontos helyzethez igazítja, és az automatikus válaszadót „be” dátumtartományon tartja abszolút minimumra.
5. A tévedés-készítő
"Hoppá, elnézést! Itt van a melléklet.
Ismerős? Lehet, hogy gyorsan reagál a ravasztra, és nem tud segíteni az e-mailek elküldésében, csak hogy később rájönjön, elfelejtett egy lényeges lépést, amelyre emlékeztet, amikor hat munkatársa pingolt a csúszdára, amelyet elfelejtett add.
És gyakran 65 különböző e-mail lánccal találja magát, mert elfelejtette válaszolni a felügyelő három kérdésének kettőből, vagy üresen hagyta a HR felmérés utolsó kérdését.
A válaszok kiküszöbölésekor ellenőrizze a sebesség szükségességét a közmondásos ajtónál. Csak azért, mert próbálsz kihajózni az ajtón, nem azt jelenti, hogy rendben van rohanni, majd később kihajolni a hanyag válaszokat. Mielőtt válaszolna, válaszoljon munkatársainak (és a beérkező leveleknek) egy szívességet, és háromszor ellenőrizze, hogy minden kérdésre válaszolt-e, és csatolta-e az összes vonatkozó dokumentumot.
Tehát talán ezen a listán keresztüljutottál, és minden típusú munkatársat (vagy főnököt) megnevezhetsz, de magad nem. Nos, gratulálok! Elkerülte néhány, a leggyakoribb szokást, és ez az oka annak, hogy a hátára tedd magad.
De mielőtt teljesen elengedte magát a horogról, ne felejtsen el néhány kisebb dolgot, amelyek miatt véletlenül kevésbé magabiztosnak vagy durvabbnak tűnhet, mint amennyire szándékozik. Senki sem várja el, hogy e-mail szupersztár lesz, de rengeteg ok van arra, hogy javuljon, főleg miután észrevette saját hibás szokásait.
