Valószínűleg hallotta azt a tanácsot, hogy minden egyes elküldött e-mailnek tartalmaznia kell egyértelmű cselekvési felszólítást a címzett számára. Van értelme - ha nincs semmi, amire szükségük van, hogy ténylegesen hozzákapcsolódjanak az e-mailhez, akkor tényleg el kell küldenie?
Ugyanakkor, ha kifejezetten kifejezi azt, amire szüksége van, kissé ellentétesen érzi magát. Nem akarunk úgy tűnni, mint gőzgörgők, ezért olyan udvariasan homályos üzeneteket küldünk, amelyek végül teljesen homályosak. A címzett egészen a végéig tart, és azt gondolja: "Uhh, oké … most mi van?"
Bűnös a vádpontban? Nem vagy egyedül - ezért készítettem ezeket az egyszerű cselekvésre ösztönző sablonokat, amelyeket másolhat, beilleszthet és felhasználhat saját e-mailjeiben.
Néhány cselekvésre szólító cselekedet van és ne
Mielőtt eljutnánk a sablonokhoz, fedezzük fel néhány bevált gyakorlatot, amelyeket szem előtt kell tartania, amikor az e-mailekben cselekvésre ösztönöz.
Ez az első, amit valószínűleg látott jönni: Ne légy túl általános. Tudja meg pontosan, mire van szüksége ettől a másik személytől.
Ha e-mailt küldesz egy 80 oldalas jelentéssel és egy olyan általános kéréssel, mint például: “Hé, megnézheted ezt?”, Akkor csak a címzettet fogja megbántani - ami azt jelenti, hogy valószínűleg nem fog válaszolni.
Ehelyett, ha valami hasonlót kérdezik: „Vessen egy pillantást a 18–24. Oldalra, és tudassa velem, ha szerdára változások vannak-e?”, Világos és hasznos útmutatást nyújt.
Ezután adja meg a határidőt a cselekvési felhíváshoz. Értem - ez nyomorúságosnak érzi magát. De valószínűleg tudja, hogy mennyire bosszantó, amikor valaki elküld neked valamit tennivaló nélkül, anélkül, hogy jelezné, mikor kell rá. Távolítson el minden zavart közvetlenül a denevérről, az idővonalának tisztázásával.
Végül, ne felejtse el mondani „köszönöm” közvetlenül a cselekvésre ösztönzése után. Igen, egyszerre egyszerû és kegyelmes is lehet, és ez egyúttal megkönnyíti a saját idegeit, amikor annyira elõre akar lépni, amire szüksége van.
Megvan? Nagy! Keressük meg a cselekvésre ösztönző felhívásokat, amelyeket másolhat és beilleszthet néhány általános e-mail forgatókönyvbe.
1. cselekvésre ösztönzés, ha kérdésre van válasz
A sablon: Tudnál értesíteni? Válaszra van szükségem annak érdekében, hogy. Kösz!
Példa: Tudnál értesíteni, ha az ügyfél még visszajelzéssel válaszolt? Péntekre kell válaszolnom az ügy lezárását. Kösz!
2. cselekvésre ösztönzés, ha visszajelzésre van szüksége valamiről
A sablon: Kérjük, küldje el visszajelzését legkésőbb a (z) keresztül. Köszönöm szépen!
Példa: Kérjük, küldje el visszajelzését a bemutató 10-20. Diájáról a Google Doc segítségével, amelyre az e-mailben hivatkoztam, legkésőbb november 30-án, az üzleti munkaidő végén. Köszönöm szépen!
3. cselekvésre ösztönzés, amikor meg kell erősítenie az értekezletet
A sablon: Találkozhatunk itt, hogy megbeszéljük? Kérem, tudassa velem, ha ez működik az Ön számára. Köszönöm!
Példa: Találkozhatunk csütörtökön 10 órakor, hogy megvitassuk a weboldal újratervezését? Kérjük, holnap értesítsen, ha ez az ön számára megfelelő. Köszönöm!
Felhívás a cselekvésre # 4, ha frissítést vagy erőforrást küld
A sablon: Kérjük, ellenőrizze előtt, és bármilyen kérdése esetén nyugodtan vegye fel a kapcsolatot velem. Köszönöm szépen!
Példa: Kérjük, olvassa el a mellékelt jelentést, amelyben kiemeli a havi forgalmi számokat, mielőtt a csapatgyűlésen részt venne, és bármilyen kérdéssel közvetlenül velem kapcsolatba léphet. Köszönöm szépen!
Felhívás a cselekvésre # 5, ha csak válaszra van szüksége
A sablon: Kérjük, válaszoljon erre az e-mailre a következővel. Ha addig nem hallom tőled, megteszem. Kösz!
Példa: Kérjük, keddenre válaszoljon erre az e-mailre az RSVP-vel. Ha addig nem hallom tőled, akkor feltételezem, hogy nem vesz részt az ebéden. Kösz!
Tudom, milyen furcsának tűnik annyira egyértelműnek, hogy mire van szüksége az e-mailben. De komolyan, ne ess pánikba.
Ne felejtse el, hogy ez az átláthatóság szintén valóban segíti a címzettet. Mentsd meg őket a lépésekkel, és további munkát végeztek annak érdekében, hogy felfedezzék, mit kell tennie. És annak ellenére, hogy túlságosan magabiztosnak érzi magát, megígérem, hogy a legtöbb ember értékelni fogja (sőt talán még tanulhat is!) Azt a tényt, hogy ilyen közvetlen és átlátható vagy.
