Email. Nem tudok vele élni. Nem sikerül elvégezni a munkáját. Igazam van?
Tavaly több mint 2, 5 milliárd e-mailt küldtünk el. És itt vannak a rossz hír. Annak ellenére, hogy elég nagy a kegyetlenség, ez a szám csak várhatóan növekedni fog. A kötet kérdés, csakúgy, mint a rá fordított idő. Valójában a jelentések szerint óránként körülbelül 36-szor ellenőrzi. 36-szor. Egy órán belül.
Amint elkezdesz vigyázni a beérkező levelek mappájára, körülbelül 16 percig tart, amíg a figyelmét más munkájára összpontosítja. Ja, és ha szüksége van egy dokumentumra, amelyet valahol eltemettek az e-mailbe, körülbelül két percbe telik, amíg megtalálja. Csináld a matematikát: Ez gyorsan növeli a termelékenység pestisét.
Szüksége van rá, hogy elvégezze a munkáját. Nem szabad árokolni, mint egy rossz szokás. Valójában nem kétséges, hogy valamire támaszkodik, amikor információt, jóváhagyást vagy válaszokat szerez a kollégáktól, hogy munkájához fényt szerezzen.
De ha nem egyértelmű, hogy mit akar másoktól, amikor e-mailt küldesz, vagy ha nem tesz fel jó kérdéseket, emlékszel erre óránként 36-szor? Igen, figyelje, hogy ez a becslés jelentősen növekszik. Kétlem, hogy ez vonzónak tűnik. Itt található négy tipp, amelyek segítségével minimalizálhatja és felgyorsíthatja cseréit, és bármikor jobban kommunikálhat.
1. Tisztázza meg kérdését
Előfordult már, hogy valamelyik kolléga eldobta egy ötletét, és a következő kérdéssel fejeződött be: “Gondolatok?” Ha a cél az, hogy valaki hozzászólást kapjon egy sürgős határidőn, a projekt irányításán vagy a lehetőségekre vonatkozó ajánláson, akkor adjon neki valamit speciálisan dolgozni. Végül is nem akar több időt tölteni az üzenet dekódolására, mint amennyit a válaszának olvasására szán.
Ha éppen elküldött egy olyan tervet, amelyre szükség van például a nyitott és homályos „gondolatok” befejezése helyett, például a „gondolatok?” Kérdésre, kérdezzen egy konkrét kérdést, például: „Mire lesz szükség ahhoz, hogy ezt a tervet jövő héten reálisan végrehajtsák? ? Hadd tudja, ha bármit megtehetek, hogy az ASAP működjön. ”Kollégája képes lesz gyorsan és közvetlenül válaszolni, és sokkal jobb minőségű választ fog kapni.
2. Vágjuk a hajszara
Sarah, az A típusú projekt tagja, mellyel gyakran dolgozik, mindent heteket akar előre. Megint itt van. Kap egy e-mailt egy kézbesítéssel, nevetségesen rövid határidővel. Csalódott és kísértésedre válaszol a következő kérdéssel: „Tudsz több időt adni nekem a projekthez?” Azzal a reménytel, hogy újra megtárgyalja a határidőt. Ha igen, akkor fél tucat további válaszra lesz szükség az ütemterv önmagában történő megoldására.
Ehelyett mondja el kollégájának, hogy mit tud tenni, és hagyja rajta. Hé Sarah, három további prioritást élvező projekt van a sorban. A következő csütörtökön a nap végéig megteszem. Ha hamarabb meg tudom csinálni, értesítem. Köszönöm türelmét. Boom. Kész.
3. Hagyja abba a kérdések feltevését
Néhány üzenet felesleges e-maileket generál, mert akaratlanul hív meg válaszokat. Ennek elkerülése érdekében hagyja abba a következőt: „Van-e ez Önnek értelme?” Inkább mondja ki: „Hadd értesítsen, ha kérdése van.” Ha a fogadónak van kérdése, ő tudatja Önnel; egyébként megtudja, hogy nincs szükség válaszra.
Lezárhat olyan dolgokkal, mint például: „Értesítsen, ha nem igazodunk ehhez”, vagy „Hadd értesítsen, ha tovább szeretne beszélni erről.” Ez a tömör nyelv egyértelművé teszi, hogy a beszélgetés bezárult, hacsak nincs kiadás a vevő végén.
4. Ne hagyja figyelmen kívül a címet
Az üzenet tárgya a hatékonysági arany. Használja ezt az ingatlant, hogy felhívja az olvasót arra, hogy mennyi figyelmet kell fordítania és mikor. Vezesse át ezeket a felesleges e-maileket a bérletnél.
A címével jelölje meg a sürgősséget, a megvalósíthatóságot és az ütemtervet. Például egy cím valami olyasmit olvashat, mint: „Akcióra péntek délre van szükség | Az Acme projekt jövő héten esedékes. ”
Most az olvasó tudja, hogy ehhez némi figyelmet kell fordítani. Tudja, hogy van határidő a válaszadásra és a munkára, amelyre összpontosítania kell a jövő héten történő befejezéshez. Ez az egyetlen, konkrét megállapítás megakadályozza egy csomó oda-vissza mozgást.
Tekintettel arra, hogy mennyi időt és figyelmet igényel az e-mail, mind feladóként, mind címzettként, láthatja, hogy néhány egyszerű módszer segít olyan üzenetek küldésében, amelyek kevesebb választ generálnak cserébe, és javítják az ön és munkatársai, illetve ügyfelei közötti általános kommunikációt. . Nem lenne jó? Amikor szuperhatékonyá teszi a kommunikációt, akkor nem csak jobban ellenőrzi a beérkező levelek mappáját, kollégái értékelni fogják, mennyire hatékonyan segít nekik.
De ne feledje, hogy néha a legjobb megoldás az, ha egyszerűen offline állapotba veszi a beszélgetést. Ökölszabályként, ha három e-mailen nem sikerül megoldani a problémát, vagy ha hibás kommunikáció történik egy őrült hosszú szál miatt, javasoljon egy élő beszélgetést, hogy gyorsan megoldhassa az ügyet.
