Lelkiismeretes vagy, amikor az e-maileket szokta látni. Valójában mindig megpróbál válaszolni 24 órán belül. Scratch - a bejövő üzenet pillanatain belül.
És gyakrabban, hogy nem, ez nagyszerű. De néha az első e-mail üzenet elküldése visszafordulhat - nagy idő. Íme néhány jel, hogy el kell lépnie a számítógéptől, és később vissza kell térnie az üzenethez.
1. A válasz nagyon hosszú
Sajnos diplomáciai úton nem lehet valakinek azt mondani, hogy szerinte idióta. Tehát, ha olyan e-mailt ír, amely ragyogóan táncol azon a körül, hogy megveti munkatársának gondolatait, megígérem, hogy az e-mail nagyjából így fordul: „Íme néhány bonyolult mondat. PS Azt hiszem, az ötleted szar. ”
Ha egy mondatban meg tudja mondani, amire gondol (pl. „Soha nem fogom ezt a megközelítést alkalmazni”), és az e-mailje továbbra is három bekezdés hosszú, bajban van. Úgy gondolhatja, hogy tanácsos az egyik szakaszt arra szentelni, hogy megértse, miért zavarhatja a másik embert, a másiknak pedig azt, hogy tudja, miről beszél, a harmadik pedig arra, hogy miként lehet jobb a terve. Valójában azonban csak több vonalat lát el a másik fél tévesen értelmezni (vagy látni az egészet).
Ehelyett próbálj meg lehetőleg tömör lenni. Ha nem ért egyet valakivel, a rövid „nem vagyok biztos benne, hogy ugyanazon az oldalon vagyunk” vagy „másképp olvastam rajta” rövidítés valójában sokkal szebb - és hatékonyabb.
2. A válaszod túlterheli a központozást
Hacsak nem mondja el valakinek, hogy valami a legjobb hír, amit valaha hallott - és valójában ez is -, akkor óvatosnak kell lennie a hangsúlyozott e-mailekkel. Ha minden más szó vastag, dőlt vagy dőlt betűs, és az írásjelek három példányban vannak; a másik személy azt fogja feltételezni, hogy értelme szélsőséges. (Egy korábbi munkám során volt egy kliens, aki minden e-mailt, még a hétköznapi e-maileket is, minden sapkába írta. A munkatársak szeretettel hivatkoztak levélváltására váltságdíjra.)
De ez nem minden szórakozás és játék. Ha az érzéseid nem pozitívak, akkor a másik személy könnyen gondolhatja, hogy haragját próbálja közvetíteni - szemben az egyszerű zavarral. Például: „Nem vagyok biztos benne, hogy ez mit jelent ??? !!!!” egyenesen ellenségesnek tűnik. Szerencsére az itt található javítás meglehetősen egyszerű. Az egyetlen írásjelet és dőlt betűt szűkítve („Nem vagyok biztos benne, hogy ez mit jelent.”) Továbbra is azt fejezi ki, hogy valamiben nem tisztázott, de sokkal mérlegesebben.
3. Válaszod nem egyértelmű (még neked is)
Számolsz a perceket, amíg a munkanap lejár. Vagy elmerült a munka, és csak próbálta tartani a fejét a víz felett. Bármi is legyen az ok, nem koncentrált, és hatszor elolvasta az e-mailt, amelyet írt.
És persze, hetedik alkalommal ellenőrizheted, majd elküldheted a küldést. De ha még mindig azt kérdezi magától, hogy ennek a sornak van-e értelme, az azt jelzi, hogy nem, valószínűleg nem.
Ha visszatér az e-mailhez, mondjuk, hogy miután ebédeltünk, vagy a közelgő találkozó után, amely minden energiát veszélyeztet, várjon. Ha válaszolnia kell az ASAP-ra, küldjön egy rövid választ, ígérve, hogy később további részleteket küld. Gyakran egy gyors értesítés, amely visszaigazolja a kézhezvételt, és tudatja valakivel, hogy kapcsolatba fog lépni több információval, nyitva tartja a kommunikációs vonalakat - és lehetőséget ad a légtér számára, hogy összeállítsa válaszát, ha nagyobb sávszélesség van.
4. Válaszad azzal jár, hogy a feladatai fölött és túlmutatsz
Tudja, hogy milyen típusú üzenetek vannak a beérkezett üzenetek mappájában. De alkalmanként valami jön az utadhoz, és úgy gondolja, hogy bármi is lehet: „Hmm, ez furcsa…” és „Várj, ez a munkám?”
Több okból érdemes visszaállítania a gyors választ. Talán nem gondolja, hogy a kérdés megéri-e a felettes idejét. Lehet, hogy ragyogó válasz jut eszembe, és csak megy, és rájössz, hogy kezdeményezőnek tekintik.
Tegyük fel például, hogy egy ügyfél e-mailt küld Önnek egy olyan projektről, amely kívül esik a munkaterhelésen. Tehát úgy gondolja, hogy meglátja, hogy megtalálja a választ, és ha nem, küldje el e-mailben a kezelő személy nevét. Ez hasznos, igaz? Nos, ha van egy háttértörténet, akiről nem tudott. Noha jó szándékod volt, akkor nehéz helyzetbe helyezheti munkatársát vagy főnökét.
Jó lehetőség az, hogy továbbítja az e-mailt a megfelelő házon belüli személynek, segítségnyújtási ajánlattal. Úgy néz ki, hogy ez: „Arthur, az ABC Corporation, megkérdezte, hogy át tudom-e adni az elérhetőségét. Vagy rendben? ”Vagy„ Mark kérdezte az XYZ projekt részleteiről. Hasznos lenne, ha kapcsolatba lépnék veled vagy megosztanánk ütemtervünket? ”Lehet, hogy késlelteti a válaszát, de tudod, hogy a megfelelőt fogod küldeni.
Nem biztos benne, hogy egy e-mail a helyes jegyzetet találja-e? Vessen egy kis szünetet, és térjen vissza ehhez.
