Gyors kérdés: Izgatottan érzi magát, amikor egy találkozó meghívása megjelenik a naptárában? Azt hiszem, a válasz nem. És mégis a gyakori - néha akár napi - találkozók sok vállalat kultúrájának részét képezik.
Úgy gondolom, hogy a személyzet üléseinek nagy része időpocsékolás. Persze, megértem, hogy alkalmanként mindenképp meg kell találkoznunk. De általában más, hatékonyabb módszerek is vannak, amelyekkel a vállalaton vagy az osztályán mindenkit fel lehet tartani az irodában zajló folyamatok felgyorsítása érdekében.
Négy szempontot kell figyelembe venni, amikor legközelebb egy találkozó tervezésére gondol.
1. A megszakítások a termelékenység (és potenciálisan profit) gyilkosok
Amikor matematikát készítettem és rájöttem, hogy egy órás találkozó 17 emberrel (a ShortStack személyzetének létszáma, beleértve a távoli alkalmazottainkat, akik csatlakoznak hozzánk a Google+ Hangoutson keresztül) valóban 17 órás találkozó, azonnal indítottam egy csökkentsük munkatársaink ülését minden második hétre.
Ha szeretne valamilyen motivációt, hogy csökkentse az Ön és munkatársai által az üléseken töltött időt, akkor nézd meg a MeetingCalc oldalt. Ha beilleszti a csapat átlagbért, valamint a találkozón részt vevők számát, és látja az eltöltött idő költségeit, nagyon valószínű, hogy változtatásokat is elvégzel. Fontolja meg, hogy egy órás találkozó 17 alkalmazottal, akik átlagosan évente 40 000 dollárt keresnek, 232, 88 dollárba kerül. Ha naponta vagy akár hetente csak néhányszor találkozik, ez az ár gyorsan növekszik.
2. Az azonnali üzenetküldés hatékony módja annak, hogy a legtöbb hírt elhozza - gyorsabban
A ShortStacknél Slack nevű üzenetküldő alkalmazást használunk. Mindenkinek megvan a saját számlája, amelyet fel lehet használni az alkalmazottak közötti magánbeszélgetéshez, majd vannak csatornák, amelyekbe beletartoznak az egyes osztályok összes tagjai.
Például van egy „általános” csatornánk, ahol mindenkire ható hírek kialszanak; egy „fejlesztési” csatorna, ahol a dev csapat tagjai, beleértve néhány távoli alkalmazottat is, megosztják a technikai változásokkal kapcsolatos frissítéseket, és egy „támogatási” csatorna az ügyfélszolgálati kérdésekkel való csevegéshez.
És gyakran a Slack-ot használjuk az ülések helyett. Például a közelmúltban újraterveztük a blogunkat, és ez elég nagy projekt volt. Egyes vállalkozásoknak érzésük lehet, hogy szükség van egy értekezlet megtartására az ilyen bejelentés meghirdetése érdekében. Ugyanakkor ez volt az ideális idő az „általános” csevegőszobánk használatához. Kifejeztük azt a megjegyzést, hogy az új blog már működött és működött, és azt javasoltuk, hogy mindenki nézd meg. Ha ez egy nagyobb változás lenne, mondjuk egy platformon történő változtatás, amely demót igényelt, akkor gyors személyzet-találkozóra lett volna szükségünk. De mivel ez olyasmi volt, amit az egész csapat megnézhetett a saját idején, úgy döntöttünk, hogy kibírunk a csevegőszobával.
(Ó, és van egy „véletlenszerű” csatornánk is, ahol olyan dolgokat osztunk meg, amelyeknek semmi köze nincs a munkához: hülye-ember-trükkökkel kapcsolatos videók, fontos hírek Jay Z és Beyoncé házasságának állapotáról, és természetesen macska mémek .)
3. Vannak más módok is a találkozásra
A ShortStack fejlesztőcsoport néhány tagja minden délután körülbelül 15:00kor sétálgat. Igen, technikailag egy találkozón vesznek részt, ahol megvitatják a különféle projektek előrehaladását, amelyeken dolgoznak, de ez különbözik egy tipikus hivatali találkozótól. Tudom, hogy a testmozgás miatt a vér áramlik, és jobban gondolkodom, így teljes mértékben támogatom ezeket a délutáni séta-beszélgetéseket.
Ráadásul nem ritka, hogy a fejlesztői csapat olyan projektekkel foglalkozik, amelyek nem érintik az iroda többi részét. A délutáni séták ideális alkalom arra, hogy beszélgetjenek ezekről a projektekről, és megrendezzék a sajátos „alkalmazotti találkozójukat” anélkül, hogy a többi alkalmazott munkaidőjét arra használnák fel, ami nem befolyásolhatja vagy bevonhatja őket.
Elolvastam azt a kutatást is, amely szerint a gyalogos találkozók növelik a kreatív gondolkodást, olyasvalamit, amelyet mindenki egy kicsit jobban felhasználhatna. És olvastam, hogy a csoportos séta az együttmûködõképességet érzi az embereket, mivel mind ugyanabban az irányban mozognak, szó szerint, szemben az asztal körül üléssel. (További információ a sétáló találkozók előnyeiről, itt.)
4. Minden ülést a termelékenység szem előtt tartásával kell megtervezni
Van idő és hely a nagyobb személyzet találkozóira. De amikor eljön ez az idő, ügyeljen arra, hogy a lehető legjobban kihozza a lehető legkevesebb időt, ha napirenddel rendelkezik és talán még egyértelműen kitűzött célokat is felállít. A ShortStacknél irodai asszisztensünk néhány nappal a minden hetente tartott ülés előtt e-mailt küld napirendi pontokkal. Ezután mindegyik részlegből egy-egy személynek van egy gyors - három perc alatt - gyors tájékoztatása arról, hogy mi történik a tartalmi / PR, értékesítési, ügyfélszolgálati, fejlesztési és egyéb osztályokban. Ekkor frissítem az „üzleti állapot” frissítést, és széles körű kéréseket teszek a saját részemről. A legtöbb héten munkatársaink kb. 40 percig tartanak, max.
Ezekre a találkozókra minden héten sor került, és hosszabb ideig tartottak, mivel mindenki megadta a saját frissítéseit. Mivel csökkentettük a gyakoriságot és a hosszúságot, azt is észrevettem, hogy kisebb-nagyobb csoportok között több expromtus találkozónk van. Úgy tűnik, hogy az alkalmazottak nagyobb hatalommal bírnak a fontos és időszerű dolgok kezelésében, majd megosztják a frissítéseket a nagyobb ülésen.
Kíváncsi vagyok, hogy tudod mit gondoltok az ülésekről? Igen vagy nem? Termelékeny vagy időpocsékolás? Ha nem rajongó, mit csinálsz inkább?
