Ugyanezeket a „kipróbált és igaz” tanácsokat hallotta már a termelékenység szakértőitől évek óta. És beismerem - adtam és átvettem ezt a tanácsot.
De az igazság: sok ez hazugság. A legtöbb "legjobb" termelékenységi tanács nem működik. Itt van miért - és mit kell tennie ehelyett.
1. „Ellenőrizze az e-mailek első dátumát reggel”
Megértem, miért hangzik ez egy jó tipp: Az e-mailek olvasása és az e-mailekre való reagálás útján kisiklhatja az egész reggelt, és visszatekerhet téged (tudod, amikor a 15 perces e-mailek áttekintése 45-re változik - és hirtelen elkésik a munkát). De olyan sok iparágban nehéz lehet figyelmen kívül hagyni, hogy mi történt egyik napról a másikra - akár néhány órát is. Fordítás: Ez a tipp egyszerűen nem reális a gyors tempójú életében. Valójában ez további aggodalmat okozhat, mielőtt még az irodába lépne.
A javítás
Elsőként ellenőrizze az e-mailt reggel, de csak akkor válaszoljon, ha kevesebb, mint egy perc alatt eltart. Jól van valami, amelyhez gyors „igen” vagy „nem” szükséges, vagy amelyet tovább lehet továbbítani valakinek, aki gondoskodhat rólad. De bármi, ami kutatást vagy hosszabb választ igényel, nem korlátozott. Jelölje meg ezt az e-mailt „olvasatlanként”, és térjen vissza később, amikor több ideje van. Még jobb, ha hozzáadja azt a teendők listájához, így később ellenőrizheti.
Az e-mailek reggelente történő görgetése és átméretezése jó időfelhasználást jelent, még akkor is, ha nem tud azonnal válaszolni. Felbecsülhetetlen értékű lehet, ha a válasz beoltása előtt pácolnak.
2. „Végezze el először a legnehezebb feladatot”
Persze, ez ésszerű stratégianak hangzik. De a probléma az, hogy időnként a legnehezebb feladatok valóban időben visszaállíthatnak téged. Könnyű eljutni a pályáról, ha nem tervezi előre, és félreteszi a feladathoz szükséges összes időt, erőforrást és energiát. Ez a stratégia valójában a termelékeny napra vonatkozó reményeinek a deflációját eredményezheti.
A javítás
Ahelyett, hogy először a legnehezebb (azaz leengedő) feladatot kezdené, növelje önbizalmát, és kapjon lendületet kisebb, könnyebb lépésekkel kezdve. Megkönnyítik a termelékeny üzemmódot, és biztosítják, hogy folyamatosan csatlakozzon.
Bónusz: Fontolja meg, hogy ezt a nehéz projektet kisebb harapás méretű feladatokra vágja, amelyekkel önállóan foglalkozhat. Például az „írj egy könyvet” túl ijesztő. Tehát ossza fel ezt a nagy feladatot kisebb részekre, mint például: „kutatási ötletek”, „a fejezetek körvonalazása” és „kapcsolattartók”.
3. „Készítsen fő feladatlistát”
Ez fáj a fejem.
Oké, azt hiszem, jó ötlet mindent a fejéből lefelé papírra tenni. Nagyon téved azonban, ha csak egy listát tartalmaz az összes dolgért, amelyre szüksége van. Végül nagyon nehéz összpontosítani és kiválasztani a feladatokat a soha véget nem érő listáról.
A javítás
Miután elvégezte a gondolatot, és mindent kihozott a fejéből, írja át a listát konkrét, végrehajtható feladatokra. Ezután lépjen tovább, és bontja fel a listákat munkalistákká, otthoni listákká, oldalsó projektlistává stb.
Ilyen módon tisztában lesz az agyad, amikor az adott listát megnézed, és nem kell más zajt kóborolnia, mint például „születésnapi ajándékot átadni a nagymamának”, amikor munka közben a sajtóközleményt kívánja elkészíteni. Megkapja a nagymama ajándékát - ha készen áll arra, hogy otthonát és életét az ügyekkel foglalkozzon. A listák külön tartása segít abban, hogy a lézerorientáltan összpontosítson arra, amire valójában szükség van.
4. „A multitasking leállítása”
Igen, bűnös vagyok azért, hogy ezt a tanácsot gyakran megkapom, de ez nem teljesen pontos. Sokan találkoztam olyan emberekkel, akik azt mondják, hogy mester multitaskerek és sok projektet zongorázhatnak egyszerre. Megértem: én egyik vagyok.
Valójában a stressz valójában arra késztetheti Önt, hogy termelékenyebbé váljon. Például, észrevette-e már valaha, hogy ha tudod, hogy rövid idő alatt el kell készítenie egy bizonyos mennyiséget, megtudhatja, hogyan lehet ezt megtenni? Még ha ez azt is jelenti, hogy egyszerre két dolgot kell csinálni!
A javítás
Légy szelektív. Például az ingázás remek alkalom, hogy felvegye a kedvenc podcastját. Szeretek sétálni és egyszerre megtanulni, hogyan válhat jobb vállalkozóvá, kitalálom, ki tényleg megölte Hae Min Lee-t (hello, Serial !), Vagy hallom, hogyan kell hálózatba lépni, mint egy szupersztár.
Persze, ez technikailag két feladatot hajt végre egyszerre, de nem kell ugyanazok az erőforrások mindkettő elvégzéséhez. Jelentése: a séta és a hallgatás eredményes módja a multitaszk, mivel ez a két feladat kiegészíti egymást. Alternatív megoldásként valami olyan, mint a telefonon való beszélgetés és az e-mailek írása, nem nagyszerű többfeladatos pár, mert túl nehéz az agyad megosztani e két dolog között.
Ne feledje, csak azért, mert valamit „a legjobb tanács körül” szólnak, nem azt jelenti, hogy ez a legjobb tanács az Ön számára. Tehát nyugodtan hagyja ki ezeket a termelékenységi bevált gyakorlatokat, és próbálja ki a fenti alternatívákat.
