Míg mindenki legalább havonta néhány üzleti kommunikációt használ e-mailben, néhányan az e-mailt használják napi eszközként, hogy elvégezzük szakmai munkánkat. E-mailt használunk az ügyfelekkel, csapattársakkal, feletteseinkkel, esetleges új bérlőkkel vagy lehetséges új munkáltatókkal való kommunikáció céljából. És igen, ezek az emberek ítélnek bennünket abból a képességből, hogy világos és professzionális írásos üzenetet készítünk.
Az e-mail etikett vagy a "netiquette" már a világháló 27 éve alatt működik. A netiquette széles körben elfogadott iránymutatások arról, hogy miként viselkedjen a tisztelet és a kompetencia az e-mailben. Sajnos vannak olyan emberek, akik soha nem vették igénybe az e-mailek nettiquette-ét az üzleti beállításokhoz. Még rosszabb: vannak olyan emberek, akik összekeverik az e-mailek netiquette-ját a szöveges üzenetek laza és informális stílusával.
Ne hagyja, hogy a rosszul kialakított e-mail megöli hitelességét egy ügyfél, felettes vagy potenciális munkáltató. Itt találhatók az e-mailek nettiquette-szabályai, amelyek jól szolgálnak majd Önnek, és megtakaríthatják a munkahelyi zavart.
01. oldal, 10Helyezze be az e-mail címet az elküldés előtt.
Ez ellentmondásosnak tűnik, de ez kiváló forma. Az írás és a lektorálás végéig várja, amíg az e-mail címeket hozzáadja az e-mail fejléchez. Ez a technika megakadályozza, hogy a véletlenül hamarosan elküldte az üzenetet, mielőtt befejezte a tartalmat és a lektorálást.
Ez különösen kritikus fontosságú egy olyan hosszabb e-mailhez, amely érzékeny tartalmat tartalmaz, mint például a munkaprogram benyújtása, az ügyfél kérdéseire adott válasz vagy rossz hír a csapat számára. Ezekben az esetekben az e-mail cím elhalasztása növeli a biztonságot, ha egy ideig el kell hagynia az e-mailjét, hogy összegyűjtse a gondolatait és próbálja meg a szavakat az elmédben.
Ha e-mailre válaszolsz, és úgy érzed, hogy a tartalom érzékeny, akkor egyszerűen törölje a címzett e-mail címét ideiglenesen, amíg készen áll a küldésre, majd adja hozzá a címet. Alternatívaként kiválaszthatja és beillesztheti a címzett e-mail címét egy jegyzettömb vagy OneNote oldalra, írhatja be az e-mailt, majd visszaolvashatja és beillesztheti az e-mail címet.
Higgye el nekünk ezt: egy üres e-mail címsor, míg a szerzők egy nap alatt jelentős bánatot kímélnek!
02. oldal, 10Hármas ellenőrzés, hogy e-mailt küld a megfelelő személynek.
Ez különösen fontos, ha nagyvállalatban vagy kormányzati szervezeti egységben dolgozik. Ha érzékeny e-mailt küld "Mike" vagy "Heather" vagy "Mohammed" -nek, az e-mail szoftverének előre meg kell adnia a teljes címét az Ön számára. Az ilyen népszerű nevek sok eredményt fognak eredményezni a cég címjegyzékében, és véletlenül később elküldhetnéd az alelnöködnek vagy egy bizalmas választ a számvitelben részt vevő emberek számára.
A fenti # 1-es nem tagsági szabálynak köszönhetően a címzést a végére hagyta, ezért a címzett e-mail címének háromszoros ellenõrzésével az elküldés elõtti utolsó lépésként simán kell haladnia!
03. oldal, 10Kerülje a "Válasz mindenkinek", különösen egy nagyvállalatnál.
Ha egy tucatnyi embernek küldött adást kap, akkor bölcs dolog csak válaszolni a feladóra. Ez különösen akkor igaz, ha nagy forgalmazási listákkal rendelkező vállalat.
Például: az ügyvezető igazgató e-mailben értesíti az egész vállalatot arról, hogy parkoljon a déli parton, és kéri az embereket, hogy tartsák tiszteletben a számozott és kijelölt standokat, amelyeket a munkavállalók fizetnek. Ha a "Válasz mindenkinek" gombra kattintasz, és elkezdek panaszkodni, hogy más alkalmazottak behatolnak a személygépkocsijába és megkarcolhatják a festékét, akkor megsérülhet a pályafutásod előrehaladtával, ha a vállalat meg fog válni.
Senki sem szeretne olyan üzeneteket kapni, amelyek nem vonatkoznak rájuk. Annál is inkább, senki sem értékeli, hogy panaszkodik a csoporthoz, vagy hallja a sugárzott formátumban sugárzott személyes sérelmeket.
Kerülje el ezt a faux pas-ot, és az alapértelmezett műveletet használja a feladónak. Határozottan lásd az alábbi 9. szabályt is.
04. oldal, 10Professzionális üdvözletet használj a beszélő kifejezések helyett.
A professzionális e-mail indításának legmegfelelőbb módja a következő:
1. Jó napot, Ms. Chandra.2. Hello, projektcsapat és önkéntesek.3. Szia, Jennifer.4. Jó reggelt, Patrick.NEM, semmilyen körülmények között ne használjon professzionális e-mailt:
1. Hé,2. Sup, csapat!3. Szia, Jen.4. Mornin, Pat. A "hé", a "yo", a "száj" kifejezést barátságosnak és melegnek tűnhet, de valójában elrontják hitelességét üzleti környezetben. Bár biztosan használhatja ezeket a beszélgetéseket a beszélgetés során, ha megbízható kapcsolatban áll a másik személlyel, rossz ötlet ezeket a szavakat üzleti e-mailben használni. Ezenkívül rossz formában van helyesírási parancsikonok készítése, mint például a "mornin". Nagyon rossz formában van, hogy rövidítsenek valakinek a nevét (Jennifer -> Jen), hacsak az a személy kifejezetten nem kérte. Mint bármely intelligens üzleti kommunikáció esetében, okos tévedés abban, hogy túlságosan formális, és bizonyítja, hogy az etikettben és a tiszteletben hisz. És valóban, a jó hírnevet könnyedén lebontja a rossz nyelvtan, rossz helyesírás, és rosszul választott szavak. Képzeld el, hogy a professzionalizmus hogyan fog hitelni, ha véletlenül elküldi a " Ellenőriznie kell a met Ala "amikor tényleg azt akarta mondani, ellenőriznie kell a matematikáját, Alma ' . Vagy ha azt mondja, Tudok egy intervue holnap "amikor azt érted Holnap egy interjút készíthetek '. Korrigálja minden elküldött e-mailt; tegye azt úgy, mintha a szakmai hírneve függ attól. A tárgysor egyben a kommunikáció címe, és egy módja annak, hogy összefoglalja és megcímkézze az e-mail címét, hogy később könnyen megtalálható legyen. Világosan össze kell foglalnia a tartalmat és a kívánt intézkedéseket. Például egy tárgysor: "kávé" nem túl világos. Ehelyett próbáld meg a "Staff coffee preferences: a válaszadat szükséges" Második példaként a "a kérésedtúl homályos. Ehelyett próbáljon meg egy tiszta témát, például: "Parkolási kérelem: további részletek szükségesek ". Csábító lehet, hogy stílusos betűtípusokat és színeket ad hozzá az e-mailjeihez, hogy megpillantsa, de jobb, ha a fekete 12-pt vagy a 10-pt Arial vagy a Times New Roman programot használja. Hasonló változatok, mint például a Tahoma vagy a Calibri is rendben vannak. És ha egy adott kifejezésre vagy golyóra hívja fel a figyelmet, akkor a vörös tinta vagy a vastag betűk nagyon hasznosak lehetnek mérsékelten. A probléma az, amikor az e-mailjeid összeférhetetlennek tűnnek céltalan vagy elkezdenek közvetíteni a maverick vagy disruptive hozzáállást a maga részéről. Az üzleti világban az emberek a kommunikációt megbízható, világos és rövid, nem dekoratív és zavaró kommunikációra késztetik. Az e-mail mindig elmulasztja átadni a vokális inflexiót és a testbeszédet. Amit Ön szerint közvetlen és egyszerű, valójában olyan keménynek és áttetszőnek tűnhet, amint az e-mailbe kerül. A "kérem" és a "köszönöm" szavak nem használnak negatív alulnézeteket. És amit humorosnak és fénynek tartasz, valójában engedelmes és durva lehet. Az e-mailben tiszteletteljes hangvételű és kedves viselkedést biztosít a gyakorlat és sok tapasztalat. Segít, ha elolvasod az e-mailt hangosan magadnak, vagy akár valaki másnak, mielőtt elküldöd. Ha valami az e-mailről úgy tűnik, átlag vagy durva, akkor írja át újra. Ha még mindig elakadtál, hogyan közvetíthetsz valamilyen hangot egy e-mailben, akkor komolyan vegye fontolóra a telefon felvetését és az üzenetet, mint beszélgetést. Ne feledje: az e-mail örökké tart, és ha elküldi az üzenetet, akkor soha nem húzza vissza. Valójában az e-mail örökre. Ez másodpercek alatt több száz embernek továbbítható. A bűnüldözést és az adóellenőröket fel lehet hívni, ha valaha is nyomozás lenne. Még a híreket vagy a közösségi médiát is elérheti. Ez egy széles és félelmetes felelősség, de az egyik, hogy mindannyian vállunk: az, amit írsz egy e-mailben könnyen válhat a közismert. Válasszon szavakat óvatosan, és ha úgy gondolja, hogy esélye van arra, hogy visszaszorítson, akkor komolyan fontolja meg, hogy egyáltalán nem küldi el az üzenetet. A "szépség" és a "kérem" szépségének ereje mérhetetlen. Emellett az extra néhány másodperc, amely magában foglalja a professzionális aláírási blokkját, a köteteket a részletességgel kapcsolatos figyelmességéről szólítja fel, és a saját nevét és elérhetőségi adatait bélyegezve veszi át a kommunikáció tulajdonjogát. Lektorál minden üzenetet, mintha a szakmai hírneve függene.
A tömör és tiszta tárgysor elérni fogja a csodákat (és segít olvasni).
Csak két klasszikus betűtípust használjon: Arial és Times Roman változatok, fekete tintával.
Kerülje el a szarkazmust és a negatív / snooth hangokat minden áron.
Tegyük fel, hogy a világ elolvassa az e-mailjét, ezért tervezze meg ennek megfelelően.
Mindig egy rövid klasszikus "köszönöm" és egy aláírási blokk.
