A használt Microsoft Office verziójától függően számos alkalmazást tartalmazhat. Az alapajánlat jellemzően Word, Excel, PowerPoint és Outlook. Úgy tűnik, hogy a PowerPoint nem tartalmaz semmilyen rejtett biztonságot, de a Word, az Excel és az Outlook minden szinten nyújt titkosítást.
Word dokumentumok védelme
A Microsoft Word dokumentumok esetében (Word 2000 és újabb) magasabb szintű biztonságot választhat a fájl mentésekor. Ahelyett, hogy egyszerűen rákattintasz a "Mentés" gombra, kattints a gombra fájl, azután Mentés másként és kövesse az alábbi lépéseket:
- Kattintson Eszközök a fájl jobb felső sarkában mentse el a párbeszédpanelt
- Kattintson Biztonsági opciók
- A Biztonsági beállítások párbeszédpanel számos lehetőséget kínál:
- Jelszó megadása a mellette lévő mezőbe Nyílt jelszó ha azt szeretné, hogy a fájl teljesen hozzáférhetetlen legyen a jelszó nélkül
- A Word 2002 és 2003 programban kattintson a Fejlett gombot a jelszó mező mellett, hogy magasabb szintű titkosítást válasszon, amely még nehezebb behatolni
- Jelszó megadása a mellette lévő mezőbe Jelszó módosítani ha mások számára jó, hogy megnyissa a fájlt, de korlátozni szeretné, hogy ki módosíthatja a fájlt
- A Biztonsági beállítások párbeszédpanel alján néhány lehetőség van a dokumentum magánéletének védelmére:
- Személyes adatok eltávolítása a fájlok tulajdonságaiból mentéskor
- Vigyázz, mielőtt nyomon követett változtatásokat vagy megjegyzéseket tartalmazó fájl nyomtatása, mentése vagy elküldése előtt
- Tárolja a véletlen számot, hogy javítsa az egyesítés pontosságát
- A rejtett jelölés láthatóvá válik a megnyitás vagy a mentés során
- Kattintsrendben a Biztonsági beállítások mező bezárásához
- Válassza ki a fájl nevét, majd kattintson a gombra Mentés
Az Excel fájlok védelme
Az Excel nagyon hasonló védelmet nyújt a Microsoft Word számára. Csak kattintson fájl, Mentés másként és kövesse az alábbi lépéseket:
- Kattintson Eszközök a fájl jobb felső sarkában mentse el a párbeszédpanelt
- Kattintson Általános opciók
- Jelszó megadása a mellette lévő mezőbe Nyílt jelszó ha azt szeretné, hogy a fájl teljesen hozzáférhetetlen legyen a jelszó nélkül
- Kattinthat a Fejlett gombot a jelszó mező mellett, hogy magasabb szintű titkosítást válasszon, amely még nehezebb behatolni
- Jelszó megadása a mellette lévő mezőbe Jelszó módosítani ha mások számára jó, hogy megnyissa a fájlt, de korlátozni szeretné, hogy ki módosíthatja a fájlt
- Kattintsrendben az Általános beállítások mező bezárásához
- Válassza ki a fájl nevét, majd kattintson a gombra Mentés
Az Outlook PST fájlok védelme
A bejövő vagy kimenő e-mail üzenetek tényleges digitális aláírása és titkosítása, valamint azok fájlmellékletei egy egész különálló kérdés, amelyet egy másik alkalommal ismertetünk. Ha azonban a Microsoft Outlook mappáiból származó adatokat PST fájlba exportálja, akkor hozzáadhat védelmet annak biztosítása érdekében, hogy az adatok ne férhessenek hozzá. Kövesse az alábbi lépéseket:
- Kattintson fájl
- választ Import és export
- Választ Exportálás fájlba és kattintson a gombra Következő
- választ Személyes mappafájl (.pst) és kattintson a gombra Következő
- Válassza ki az exportálni kívánt mappát vagy mappákat (és jelölje be a jelölőnégyzetet Alkönyvtárakat is tartalmaz ha kívánja), majd kattintson a gombra Következő
- Válassza ki a kimeneti útvonalat és a fájlnevet, és válassza ki az exportfájl egyikét, majd kattintson a gombra Befejez
- Cserélje ki a másolatokat az exportált tételekkel
- Dupla elem létrehozása
- Ne exportáljon duplikált elemeket
- Alatt Titkosítási beállítás, válasszon az alábbi lehetőségek közül
- Nincs titkosítás
- Kompresszív titkosítás
- Magas titkosítás
- A képernyő alján adjon meg egy jelszót a titkosított PST fájl megnyitásához (mindkét fiókban meg kell adnia ugyanazt a jelszót, hogy ellenőrizze, hogy a jelszót a kívánt módon írta-e meg, különben nem tudja megnyitni a saját fájl)
- Válassza ki, hogy van-e vagy sem Mentse ezt a jelszót a jelszó listájába
- Kattints rendben a fájlkivitel befejezéséhez
(Szerkesztette: Andy O'Donnell)
