31 tipp az e-mailek kevesebb szopására - a múzeum

E-mail: Szeretjük, utáljuk, szeretjük utálni. De mivel ez sehova nem megy hamarosan, azért vagyunk itt, hogy segítsünk abban, hogy a lehető legtöbbet hozza ki.

A túlterhelő beérkező levelek mappájának átvitelétől kezdve a stratégiákig, amelyek elősegítik, hogy kevesebbet szerezzen belőle, egészen az intelligens módszerekig annak biztosítása érdekében, hogy az elküldött e-mailek nagy hatással legyenek. kommunikációs erőmű.

Ha szeretné: Tartsa tiszta a beérkező levelek mappát

1. A legegyszerűbb módja annak, hogy abbahagyja az ilyen sok e-mailt, az, ha leiratkozik azon tucat hírlevélre, amelyeket elolvasta, de valójában soha nem készít. Az Unroll.me az abszolút legegyszerűbb módja annak, hogy azonosítsák azokat a csecsemőket a beérkező levelekben, és tömegesen leiratkozzanak.

2. Ha sok nem kívánt levelet küld magánszemélyektől, akkor kipróbálhatja a BoxBe-t is. A BoxBe a személyre szabott „Vendéglista” -nak nevezi annak biztosítása érdekében, hogy e-mailt kapjon az Ön számára fontos emberektől, miközben mások üzenetét külön „Várakozási listára” szűrheti. Bárki, aki nem szerepel a vendéglistán, kap egy kérje az üzenet megerősítését, mielőtt azt eljuttatnák a postaládájába.

3. Próbáljon meg automatikus e-mailt használni, és nem csak akkor, ha nincs az irodában. Az automatikus válasznak nem kell hosszúnak vagy részlegesnek lennie, de a gyors, „Üdvözlet, megkaptam az e-mailemet, és megkeresem, ha tudok!” Üzenet megakadályozhatja a lelkes hódokat, hogy mielőtt további követő e-maileket küldjenek volt esélyed válaszolni. Itt van, hogyan kell beállítani.

4. Ellenálljon annak a késztetésnek, hogy minden e-mailt helyesen válaszoljon. Mint Alexandra Franzen elmagyarázza, „sok„ sürgős ”e-mail hajlamos önmaga megoldására. Ha úgy dönt, hogy nem válaszol azonnal, akkor az embereket arra készteti, hogy önbizalmasabbak legyenek - miközben ésszerű, reális elvárásokat keltenek arra vonatkozóan, hogy milyen gyorsan tud válaszolni. ”

5. A követő e-mailek elkerülése érdekében az üzeneteket kérdések helyett világos utasításokkal zárja le. Ahelyett, hogy azt mondaná, hogy „Ha újra csatlakoznunk kell a következő héten?”, Próbálja meg: „Kedden reggel felhívom Önt, hogy újracsatlakozzon.” Ha ez nem működik, akkor a címzett értesíti Önt - de ellenkező esetben megakadályozta a felesleges oda-vissza.

Ha szeretné: Csökkentse az e-mailekre fordított időt

1. Szeretné mind rövid, mind eredményes e-maileit megőrizni? Vállalja, hogy minden üzenet öt mondat hosszú vagy annál rövidebb lesz. Még egy olyan webhely is van, amely segítségre van építve: five.sentenc.es! Mint azt magyarázza: „Az összes e-mail választ válaszoljuk úgy, mint SMS-üzenet, válaszonként meghatározott számú betűt használva. Mivel a levelek számítása túl nehéz, ehelyett mondatokat számolunk. ”Szüksége van valamilyen tanácsra a dolgok rövid leírásában, de még mindig udvariasan? Elliott Bell van néhány nagyszerű tipp.

2. Ha újra és újra elküldi ugyanazokat az üzeneteket, mentse el a sablonokat a piszkozatok mappába (itt kezdjük 27-rel), vagy használja ki a Gmail „Konzervált válaszok” laboratóriumának előnyeit, amely lehetővé teszi tetszőleges számú válasz mentését és egyszerű beillesztését. az e-mailekbe. (Lásd: hogyan kell beállítani, Gadgetwise jóvoltából.)

3. Sok e-mailt küld a telefonjáról? Próbálja ki az automatikus szöveget, egy olyan eszközt, amely lehetővé teszi egy testreszabott rövidítés beírását, amely kibővíti a teljes szöveget. Például az „rl8” beírása kibővítheti a „későn futok” kifejezést, ami praktikus, ha egy értekezletre indulsz. (Így állíthatja be.)

4. Ha a munkája nem követeli meg az e-mailek azonnali reagálását, akkor állítsa be naponta csak néhányszor, hogy ellenőrizze a beérkező levelek mappáját. Ez az idő minden nap eltérő lehet, csak szándékosnak kell lennie (ma például 9–10-ig félreteszem a postaládám átlépését, majd 4-5-ig megnézem).

5. Adjon hozzá két címkét (vagy a Gmailben található szűrőket) a postaládájához: a „gyors válasz” és a „fókuszált időt igényel”. Ha tudja, hogy szilárd blokkolja a megszakítás nélküli időt, kezdje el megnyitva a fókuszált idő mappát, és döntse el, melyik a leginkább foglalkoznunk kell. És legközelebb, amikor pár perc áll rendelkezésére, hogy buszra várjon, vagy sorban álljon a kávéra, nyissa meg a „gyors válasz” mappát a Instagram ellenőrzése helyett.

6. Állítsa be az e-mailjét úgy, hogy miután foglalkozott egy e-maillel, elküldte vagy törölte, az egyenesen a beérkező levelek mappájába kerül, nem pedig az e-mailek listájához. (A Gmail esetében ezt megteheti a Gmail Labs automatikus előremutató opciójával.) Ez csökkenti annak az időt, amelyet arra fordít, hogy eldöntse, melyik üzenetre kell odafigyelni a következőre!

7. Rövid idő alatt el kell jutnia egy csomó e-mailen? Próbáld ki az E-mail játékot, amely öt percet biztosít a lehető legtöbb e-mail átjuttatásához, és pontokkal jutalmazza Önt. Arra is összpontosít, hogy egyszerre 10-20 e-mailt kezeljen, így a postaládájának csata jobban megharapja a harapást.

Ha szeretné: Szervezze meg a Beérkező levelek mappát

1. Ne tárolja az összes e-mailjét a beérkező levelek mappájában - törölje, fájlként tárolja vagy archiválja őket, miután már foglalkoztak velük. A Princetoni Neuroscience Intézetből származó, 2011. évi tanulmány megállapította, hogy „ha a környezete rendetlen, a káosz korlátozza az ön figyelmének képességét.” Ez igaz a virtuális környezetre is; minél több e-mailt látsz - még azokat is, amelyek már nem számítanak - annál több időt tölt az agy tudatosan tudatosan rájuk gondolkodva.

2. Azoknak az embereknek, akik nem szeretik a tennivalók listáját, egy egyszerű megoldás (vagy úgy gondolják) a beérkező levelek mappájának használata. De olyan valódi feladatokhoz, mint például az „Új ajánlat létrehozása új ügyfelekhez” vagy a „Irodai bérleti díj fizetése”, ideje megtalálni az Ön számára megfelelő feladatlista rendszert. A beérkezett üzenetek listájának használata feladatlistaként más emberek kezébe hozza az idejét - minden új e-mailhez új feladat jön, akár tetszik, akár nem. Ha azonban egy feladatot tudatosan hozzá kell tennie a tennivalók listájához, akkor ez egy esély arra, hogy meghatározzuk, vajon tényleg ezt kell-e most tennie, más munka helyett.

3. A Gmail segítségével néhány e-mailt automatikusan átugorhatja a beérkező levelek között. Például, ha automatikusan kifizeti a kábelszámlát, automatikusan archiválhatja és hozzáadhatja a „Pénzügyi” címkét. Soha nem kell látnia, de ha szüksége van rá, tudja, hol található. A dolgok megtalálásáról …

4. Mielőtt bármilyen e-mailt küldene, olvassa el a kereshetőség szempontjából. Mit keresne, ha később megtalálja ezt az e-mailt? Vannak ezek a szavak az e-mailben? Érdemes lehet megváltoztatni a „Jegyzetek Jack-kel való találkozásról” kifejezést a „Jegyzetek augusztusbeli találkozóról Jack Smith-kel az Amazonból” kifejezésre.

5. Valójában rengeteg keresési parancs van, amelyek sokkal-sokkal könnyebbé teszik a régi e-mailek megtalálását. Itt található egy alapvető ismertető az e-mailek megtalálásáról tárgy, téma, feladó és egyéb szerint.

Ha szeretné: Hűvösebbé tegye a Beérkező levelek módját

1. Valaha is szeretné, ha ragasztójegyeket helyezne az egész postaládájába? A Gmailhez tartozó Megjegyzés: a jegyzetekhez és címkékhez csatolhatja az e-maileket - rögzítse a megjegyzéseket egy e-mail szálhoz, az elküldött e-mailek nézet tetejére vagy a beérkező levelek bármelyikébe.

2. A Rapportive Gmail kiegészítő kiegészítő egy hálózati szereplő álma: A plugin közvetlenül a beérkező levelek mappájában jeleníti meg kapcsolatok társadalmi adatait, így kapcsolatba léphet velük a LinkedIn-ben, a Facebook-ban és a Twitter-ben anélkül, hogy még a Gmailt elhagyná. Láthatja a tőlük legutóbbi e-mailek lyukasztó listáját is, és privát jegyzeteket rögzíthet, amelyek csatolhatók a fiókjában szereplő címükhöz.

3. Csakúgy, mint a szteroidos Gmail, a Gmelius egy böngésző-kiterjesztés a Chrome, a Firefox és az Opera számára, amely mindenekelőtt növeli a Gmail-élményét, a tisztított felülettől kezdve (nincs több hirdetés!) Az e-mail követők blokkolásának képességéig a magánélet védelme érdekében. Egy másik kedvenc szolgáltatás az automatikus „Leiratkozás” gomb, amely felváltja a Gmail „Spam” gombját, amikor a Gmelius észlel egy levelezőlistát.

4. Ismeri azokat az e-maileket, amelyekhez tudod, hogy később meg fogja kapni, de attól tart, hogy elfelejti? A Boomerang plugin, amely jelenleg elérhető a Gmail és az Outlook számára, kiválóan alkalmas ezek kezelésére. Ütemezheti az e-mailek eltűnését és későbbi visszatérését - amikor készen állsz vele foglalkozni -, amíg a beérkező levelek mappája tisztább marad. A Boomerang lehetővé teszi egy e-mail későbbi elküldésének ütemezését és az ismétlődő e-mailek beállítását.

5. Nézze meg a Gmail Labs oldalt - amely lehetővé teszi a kiegészítő Gmail funkcióinak kipróbálását, például a „küldés visszavonása” lehetőséget, és a naptár megtekintését közvetlenül a beérkező levelek mappájában. Keresse meg a Gmail beállításait, majd az induláshoz kattintson a „Labs” elemre.

6. Talál magának sok dokumentum és szerződés aláírását vagy küldését? A Hellosign for Gmail lehetővé teszi a dokumentumok aláírását és az űrlapok kitöltését anélkül, hogy elhagyná a beérkező leveleket - ez valódi életmentő azok számára, akik gyűlölik a szkennereket, nyomtatókat és faxokat.

Ha szeretné: Olvassa el e-mailjeit

1. Tegye minden üzenet első 50 karakterét tömörebbé és működőképesebbé, mondja a Fast Company . A vonzó nyitó sokkal valószínűbb, hogy a címzettek folytatják az olvasást.

2. A hosszú szövegblokkok félelmetesnek tűnnek az olvasás szempontjából, ezért gondoljon arra, hogyan lehet szöveget jobban olvashatóvá tenni. Használjon golyókat, listákat, félkövér betűket és rövid, könnyen skimmelhető bekezdéseket. Gondjai vannak a vágással? Ez lehet annak jele, hogy túl sokat próbál fedezni.

3. Ha egynél több pontot keresi fel, vagy egynél több kérdést tesz fel az e-mailben, győződjön meg arról, hogy ezek az elemek kitűnnek a narratívák többi részéből, ha félkövér betűvel készítik őket, kiemelik őket, vagy felsorolásba sorolják őket. A kontraszt természetesen felhívja a címzett figyelmét az üzenet húsára (az a darab, amelyet nem engedhet meg nekik, hogy hagyja ki!).

4. Tegye fel a feltett kérdéseket a lehető legpontosabban. „Mit gondolsz a javaslatról?” Nem jó kérdés. „Folytatnánk-e az eladót 20 000 dolláros javaslattal pénteken?” Jobb.

5. Remélte, hogy elkapja a főnökét vagy valaki fontosat egy kevésbé elfoglalt napon, de nem ismeri az ütemtervét? Kerülje az e-maileket kedden és csütörtökön. Ezek az emberek napja a legmagasabb az emberek postaládájába, és nem akarja, hogy fontos üzenete eltévedjen a hírlevelek, ajánlatok és egyéb levelek tengeren.

6. Számítsa be a tárgysorozatot - olyasmi, amely világos képet ad a címzett számára arról, hogy mi lesz az e-mailben. (Bónusz: Ez segít abban is, hogy az üzenetet egyszerűen megkeresse a beérkező levelek mappájában, ha a címzett felhívja a megbeszélést, ahelyett, hogy e-mailben válaszolna.)

7. A Carnegie Mellon kutatói úgy találták, hogy a leghatékonyabb e-mailek tárgyak olyan vonallal rendelkeznek, amelyek a két dolog egyikére utalnak: kíváncsiság (nagyszerű, ha marketinggel foglalkozik) vagy segédprogram (valószínűleg a legjobban derül ki a többi számára). egyperces videó további információkért.

8. Szeretné igazán megbizonyosodni arról, hogy üzenetei elolvasásra kerülnek? A MailTrack Chrome kiterjesztése lehetővé teszi, hogy megnézze, hogy az emberek mikor és olvassa el az e-maileket. És ha észreveszi, hogy olvasatlanul ül ott? Nézze meg ezeket a tippeket a helyes út követéséhez.