Ha helyesen hajtják végre, a virtuális video-találkozók - különös tekintettel a Google Hangouts -ra - távoli csapatokat hozhatnak össze, meggyőződhetnek arról, hogy mindenki ugyanazon az oldalon van, és lehetővé teszik mindenki bevonását a homályos konferenciaterem légköre nélkül (aki nem szereti a kanapén való hűtést találkozóra?).
De ha rosszul? A Google Hangouts hatalmas időveszteséget jelenthet, nem is beszélve a rendkívül zavaró és kínos eseményről (a 15 másodperces szünetek soha nem szórakoztatók).
Szeretne egy hatékony és sikeres Google Hangoutot, amely nem őrzi meg mindenkit? Itt van néhány kulcsfontosságú dolog, amelyet szem előtt kell tartani.
1. Tervezze meg úgy, mint bármely más találkozóra
Általában véve az a tény, hogy nem kell fizikailag az irodában lennie egy találkozóra, nem azt jelenti, hogy ellazulhat az előkészületeken. Végül is azt akarja, hogy a találkozó a lehető leggyorsabban (és fájdalmasan) fusson le.
Jelentés: Készítsen játéktervet. Ha a Hangouts-beszélgetést futtatja, küldjön előre egy rövid napirendet mindenkinek, hogy tudják, mire számíthatnak és mit kell elkészíteni. Ha nem tartja az ülést, javasolja az ezzel foglalkozó személynek, hogy küldjön egy rövid e-mailt a fő beszélgetési pontokkal. Egyszer ültem egy virtuális találkozón, ahol az azt működtető személy elfelejtette mondani egy másik alkalmazottnak, hogy előzetesen találjon egy konkrét (és létfontosságú) dokumentumot, így az a személyzet 20 percig töltött a találkozón, hogy megkeresse a beérkező levelek mappájában. Döntsen a többieknek kínosan ülve a számítógépünknél, nem tudva, mit kell tennie.
De könnyen elkerülheti ezt a pazarolt időt azáltal, hogy mindenki tudja, mit kell előrehoznia, és készen áll a részvételre, miután aláírták.
Egy kicsit profi tipp: Használja a Google Hangout csevegési funkcióját a képernyő jobb oldalán, hogy gyorsan felírjon egy olyan napirendet, amelyre mindenki hivatkozhat. Nem kell, hogy részletezze, de útmutatásként szolgálhat, hogy mindenki a pályán és összpontosítva maradjon.
2. Előzetesen beszélje meg a formátumot
A Google Hangouts sokkal kínosabb lehet, mint a személyes találkozók. Amikor Ön és egy csomó ember fizikailag egy szobában ül, könnyű felvenni a testjelzőket, hogy kitaláljuk, ki beszél majd legközelebb, vagy milyen a találkozó általános érzése. De amikor egy számítógép képernyőjén ül, nem lát valamit, kivéve egy személy arcát? Ez egy kicsit nehezebb.
Ismét a kínos helyzet csökkenthető, ha mindenki előre ismeri a találkozó formátumát. Egy ember sokkal többet fog beszélni, mint mindenki más? Kérje meg az ülés többi tagját, hogy némított mikrofonokkal lépjenek be a Hangouts-ba. Az ülés kerekasztal-gondolatmenet? Mondja meg az embereknek, hogy milyen sorrendben kérik fel őket, hogy ne kelljen foglalkozniuk mindenkivel, aki egymással beszél, vagy azokkal a hosszú, kellemetlen „Szóval - ki akar menni?” Szünetekkel. (Ezek a legrosszbak.)
3. Használja a Google Hangout alkalmazásokat
Sokan nem tudják, hogy néhány ikon életmentővé válhat a találkozón, különösen, ha igyekszik minél gyorsabban elindulni.
Látod azt a kis mikrofon ikont? Ez egy néma gomb. Használja, ha zajos a környezet, vagy ha gépel valamit, míg mások beszélnek. Nagyon jó udvariasság a társalgó többi embere számára.
Ezenkívül, ha olyan találkozón vesz részt, ahol mind egy dokumentumot vagy weboldalt próbál meg egyszerre megnézni, akkor használja a Google Hangout képernyővételi beállítását. Túl sok a Google Hangouts-ban, ahol egy csomó ember mind megpróbálja ugyanazt a weboldalt megnézni saját számítógépén (és így nem vesz figyelmet a Hangoutra), és ezekben a helyzetekben ez egy áldás.
A Google rengeteg más alkalmazást is tartalmaz, kifejezetten a Hangouthoz, ezért feltétlenül nézze meg, hogy mi működik a legjobban a csapata számára. Virtuális táblától kezdve a munkatársak felhasználhatják az ötletbörze alkalmát egy furcsa kis alkalmazásig, amely mindenkinek bajuszt és vicces kalapot kínál, bármit megtalálhat, amire szüksége lehet, hogy a Hangouts-beszélgetést produktívabbá és szórakoztatóbbá tegye.
Összességében a Google Hangout értekezletei ugyanolyan hatékonyak lehetnek (ha nem is több), mint a személyes találkozók; csak egy kis gyakorlatot és előzetes tervezést végeznek. De ha ugyanazon az oldalon mindenkit be tud lépni, az simán és kényelmetlen vitorlázás lesz.
