Sokunk számára az a gondolat, hogy telefonálunk valakivel, amikor e-maileket tudunk küldeni, cseveghetünk vagy sms-t küldünk, szorongást keltenek. Ha mindent felvázolok, amelyet egy világos és alapos e-mailben el kell mondanom valakinek, miért szántam időt a napomból egy telefonhívásra, hogy megvitassam, mit lehet összefoglalni egy tárgysorban, néhány bekezdésben és egy két vagy két kérdés? Miért választottam telefonbeszélgetést ahelyett, hogy csendben ülnék a számítógépnél, és összegyűjtöm a gondolataimat, hogy olyan nyelvtanilag helyes mondatokat tegyek, amelyeket lényegében rögzítenek és dokumentációként szolgálnak, hogy senkinek semmit sem kell emlékezni vagy jegyzeteket készíteni?
Mert néha ez a jobb módszer a kommunikációra. Időnként valaki hangjának meghallgatása lehetővé teszi a csatlakozást oly módon, ahogyan a Georgia betűtípus nem képes. Annyira bízunk abban, hogy folyamatosan online vagyunk, és ritkán használjuk telefonunkat eredeti, elsődleges céljukra. Bizonyos szerepekhez (értékesítés, veled beszélek) minden nap telefonon kell beszélnünk, de sokunk számára ez egyszerűen nem befolyásolja szakmai életünket - kivéve, ha e-maileket ellenőrizünk. Ezért félelmetes az a kilátás, hogy telefonos találkozót ütemeznek vagy hívást kezdeményeznek az új hálózati kapcsolattartónak. De ennek nem kell lennie!
Három lépés szükséges ahhoz, hogy egyik napról a másikra telefonossá váljon:
1. Hívja a nővérét
Vagy a bátyád, vagy az unokatestvére, vagy a távolsági legjobb barát. Nem igazán számít, kit hívsz; az számít, hogy a hívást kezdeményezi ahelyett, hogy a szokásos módon smsre támaszkodna. A gyakorlat tökéletes, igaz? Sokan annyira antiszefonyává váltak, hogy a félelem leküzdésének egyetlen módja az, hogy abba kell hagynunk a félelmet. A telefonos beszélgetés nem furcsa jelenség, ígérem. A hívások szűrésére nem kell, hogy az alapértelmezett mód legyen. Megszoktam a szokásomat, hogy telefonos dátumokat állítsam össze az ország különféle részein élő barátaimmal, és a gyakori sms mellett ez egy nagyszerű lehetőség a kapcsolattartás fenntartására. Sőt, az segített átjutni a hívástervezés akadályain a szerkesztõsemmel és az interjúim szakértõjével. Ez lehetővé tette számomra, hogy jobban megismerjem azokat az embereket, akikkel dolgozom, és megerősítettem számos szakmai kapcsolatomat.
Miután megbirkózott a kezdeti kellemetlenséggel, amikor kilép a kényelmi zónából és felhívja a hívást (sajnálom, de néha tényleg egyszerűen el kell szállnia az e-mailekkel és „fel kell hívnia”), megtalálja hogy valóban nem olyan rossz, időt spórolhat, és segíthet a kapcsolatok kiépítésében és fenntartásában.
2. Írja le pontainkat
Ha egy távoli munkatárssal vagy ügyféllel folytatott beszélgetés idegesít, ez egyszerűen annak következménye, hogy felkészületlenül érzi magát vagy aggódik annak szükségessége miatt, hogy (remélhetőleg) oszthatatlan figyelmet kell fordítania a vonal másik végén lévő személyre. Amikor ragaszkodik a számítógép képernyőjéhez, több feladatot végezhet, elindíthat e-mailt az egyik ablakban, és görgetheti a LinkedIn profilokat. Gyorsan elolvashatja a hírt, és elküldheti azt a mellékletet, amelyet főnöke kért tőled. Ideje kitalálni, mit akar mondani, míg egy telefonhívás során - hivatásosan, de néha személyesen is - készen kell állnod.
Kerülje a kellemetlen csend, a szavak becsapódását és a zavargást beszélő pontok leírásával. Ily módon kevésbé valószínű, hogy elfelejti a dolgokat, és valószínűbb, hogy a másik oldalról kikerül, úgy érzi, mintha produktív beszélgetésed lenne, amely túl sok oda-vissza e-mailt vett volna igénybe.
3. Tedd magad kényelmessé
Hívásokat vettem a forgalmas folyosókban, a lépcsőházakban, a fürdőszobámban. Soha nem voltak a legtermékenyebbek - vagy a legtisztább - telefonbeszélgetések, és nem sokáig kellett észrevennem, hogy a rossz tervezés miatt. A nyitott irodai alaprajzom azt jelentette, hogy ha nem foglaltam előre konferenciatermet, vagy nem mutattam rá, hogy reggel otthon dolgozom, és nekem van hívásom, akkor megragadtam a sarokból a sarokba, hogy ellopjak egy kis békét és csendben beszélgetni anélkül, hogy zavarnám a munkatársaimat. Azóta megtanultam az amatőr módszereimből, és most csak a hívásokat tervezem, ha tudom, hogy van megfelelő helyem, ahol elhelyezkedni tudok.
Nagyon nagy segítség volt az erőfeszítésnek annak érdekében, hogy jól felkészüljem, mielőtt az A-játékra köteleznék magam, és lecsökkent a zavaró képességeket, és elveszíti a figyelmét arra, amit a másik végén lévő ember mond. Talán szereti sétálni, talán energiát nyer egy célzott sétáról a blokk körül, miközben a fülhallgató be van hangolva a telefonbeszélgetésbe. A legfontosabb az, hogy kitaláljuk, hogy jól érezze magát - egy csésze kávét, fülbimbókat, helyet sétálni, egy ablakot kinézni, egy üres fal előtt áll, egy szék pihenni -, majd elkészíteni történik a következő hívás előtt.
Soha nem foghat beleszeretni a tárcsázó számokba. Lehet, hogy továbbra is ellenáll a telefonos személyiségnek, de legalább nem kell félnie tőle. Adj magadnak hely, ahol alkalmanként átölelheti a beszélgetést a gépeléstől a hang használatáig. Soha nem tudhatja, mikor kell elhoznia a legjobb telefonjátékát - interjút, beszélgetést a távoli főnökével egy emelésről, nehéz beszélgetést folytatnia egy kollégájával -, és ha most már kényelmesen elgondolkozik rajta, akkor ez egy sokkal könnyebb, ha van valami fontos a vonalon.
