Ha valaha irodában dolgozott, akkor tudja, hogy az ülések a munkafeladatok fekete juhok. Szeretjük gyűlölni őket, és arra törekszünk, hogy véglegesen megszüntessük őket, és továbbra is megvan nekik - újra és újra, amíg azt tapasztaljuk, hogy azon gondolkodunk, miért töltünk annyi időt bennük.
Mindenkinek megvan a titka a találkozók trükkös tájképében való navigáláshoz (és egyesek jobbak, mint mások).
Tehát négy sikeres vállalati vezetőtől felkerekített stratégiákat dolgoztam ki az ülésterhelés csökkentésére (és a termelékenység növelésére). Ki tudja, lehet, hogy kipróbálhatja ezen taktikák egyikét a saját irodájában!
1. A „Nincs találkozó” időtartamok létrehozása
Ez a könyv legrégebbi és legegyszerűbb trükk mindenkinek, aki küzd a fejjel lefelé haladó munka ütemezésével.
És Andrew Fingermannek, a PhotoShelter vezérigazgatójának dolgozott:
„Alig több mint egy éve elutasítottam, hogy dél előtt ne tartson üléseket. A termelékenységre gyakorolt hatás elképesztő volt. Mint valaki, aki ADHD-vel is rendelkezik, rájöttem, hogy a reggelek nélkülözhetetlenek ahhoz a munkához, amelyhez a legmagasabb szintű kritikai gondolkodásomat kell elvégezni. Tehát, ha valakinek kétségbeesetten kell reggel találkoznia velem, szinte mindig elhajlok és inkább azt kérdezem, hogy délután választhatunk-e időt. Az egyetlen feltétel, amelyben barlangot szerezek, ha a találkozó tökéletesen igazodik a legfontosabb prioritásaimhoz. ”
A The Muse-nál hasonló stratégiát fogadtunk el a „Győztes szerdák” megvalósításával, ahol 9-től 13-ig szerdánként a társaság egyik tagja sem engedheti meg az ülések ütemezését.
"A leggyakoribb panasz az volt, hogy az embereknek nincs elegendő következetes gondolkodási idejük, mert a találkozók oly gyakran szakadnak meg" - mondja Toni Thompson, a People and Talent képviselője. "Van néhány olyan találkozó, amelyről az emberek azt mondták, hogy nem tudnak abbahagyni, de ha az erőfeszítés a nem produktív találkozók akár 70% -át is csökkenti, és helyettesíti azokat, ahol sok a termelékenység, a kreativitás és a munkavállalói józanság, akkor megéri."
2. Hetente csak egy nap találkozók tartása
Mattan Griffel az One Month társalapítója és vezérigazgatója. Saját ülésével kapcsolatos kérdések megoldására úgy döntött, hogy ahelyett, hogy bizonyos időpontokban blokkolná, mindennap blokkolja.
A The Muse saját rendszerével ellentétben Griffel kizárólag szerdán tart üléseket: „Nem sokat foglalkozom vele. Ha valaki kedden kér kávét, kérdezem, működik-e szerda. Ha az a szerda teljesen le van foglalva, akkor a következő szerdáról kérdezem (néha két vagy három szerdát kell lefoglalnom) ”- mondja a Forbes legutóbbi cikkében. Meglepően egyszerű, ugye?
Megállapította, hogy az eredmény nem csupán hatalmas időt vesz igénybe, hogy más feladatokra összpontosítson, hanem az, hogy „az emberek arra kényszerítése, hogy várjanak szerdáig, gyakran kiszűrik az irreleváns találkozókat. Ez kiküszöböli azokat az embereket, akik időt akarnak valamire, de nem hajlandók várni rá, vagy az ütemezésükön belül dolgozni. Ez nagyszerű számomra, mivel egyébként nem akarok találkozni ezekkel az emberekkel. ”
3. A naptár rendszeres felülvizsgálata
„Rendszeresen újraértékeljük az üléseket negyedévente, hogy szükség esetén újra dolgozzunk az ülések ütemtervével” - mondja Dinah Alobeid, a Greenhouse kommunikációs igazgatója. Ez azt jelenti, hogy minden negyedévben a társaság mindenki átnéz naptárát, és eldönti, hogy bizonyos megbeszéléseket át lehet-e helyezni egy másik csatornára.
Könnyen megteheti ezt a saját ütemtervével. Annak érdekében, hogy csökkentsék azt, hogy melyik ülés zajlik és melyik nem, az Alobeid azt javasolja, hogy csökkentsék az időkeretet: „Kezdjen 30 perces találkozókkal, és ha lehetséges, 20 percre csökkentse őket; Ugyanez vonatkozik 60 percre, miért nem próbálja meg a 45-et? ”Előfordulhat, hogy rövidebb idő alatt ugyanolyan sok mindent tudsz elérni, ha nem e-mailben vagy Google-dokumentumban.
Azt is mondja: „Töltsön időt hétfőn annak feltérképezéséhez, hogy mit kíván elérni ezen a héten, és mely találkozóknak kell megtörténniük, hogy a munka megtörténjen és egyes projektek előrehaladjanak.” Ha nem érzik magukat összhangban az Ön prioritásaival, távolítsa el őket.
4. Találkozótisztítás tartása
Alex Villa, a Healthify üzemeltetési igazgatója tovább folytatja a fentieket, egy „találkozótisztítás” megszervezésével a társaságában:
"Ez egy konkrét időpont, hat-kilenc hónaponként, amikor töröljük az ismétlődő ülések és az intézmény szabályainak 100% -át, amelyekkel vissza lehet adni őket."
Tehát mi pontosan azt jelenti, hogy egy találkozót visszatérjen a naptárba Villa és csapata számára? „Nem ismétlődő és ügyféllel szembesülő találkozók esetén megtarthatja vagy törölheti az ülést saját belátása szerint. A törölt találkozók legalább két hétig nem adhatók vissza. E két hét után csak akkor adhatja hozzá az értekezletet, ha a résztvevők többsége proaktív módon azt kéri, hogy hozza vissza (a saját találkozók lobbisa tilos!) ”
Vállalatában a válasz hihetetlenül pozitív volt, annak ellenére, hogy ilyen félelmetes kérés volt: „Mindenki szereti és nem tud várni, hogy mindent töröljön. A probléma felismerése nélkül olyan kellemetlen helyzetbe kerül, amikor senki nem akarja, hogy azt mondja: „Ez a találkozó nem hasznos, megszakíthatjuk?” Végül olyan optimális teljesítményciklusokon megyünk keresztül, ahol az emberek jó egyensúlyt teremtenek az együttmûködés iránt, miközben továbbra is rendelkeznek idejük önálló munkájuk elvégzéséhez. "
Noha nehéz lehet a csapat minden tagjának felvétele a tervbe, érdemes kipróbálni a kisebb találkozókat. Beszéljen munkatársaival a nem sürgős check-inek eltávolításáról néhány hétig, és ellenőrizze, hogy ez egyáltalán negatívan befolyásolja-e a munkádat.
Az értekezlet túlterhelésének megoldása a munkaterhelés fontossági sorrendbe állításán múlik, ezért a fenti stratégiák annyira hatékonyak.
