Az önkéntesek sok figyelmet szentelnek a világon végzett jó munkájuknak, de az optimális önkéntes tapasztalat megteremtése érdekében sok a helyszínen zajlik. Függetlenül attól, hogy fizetett alkalmazott vagy, akinek a feladata az önkéntesek irányítása, vagy egy adott területen működő szervezet projektmenedzserének, a személyiségben, készségekben és elvárásokban meg kell navigálnia a munka elvégzéséhez.
Az önkéntesek menedzselése nem különbözik annyira más, mint az irodában dolgozó személyzet vezetése, kivéve egy nagy különbséget - az önkéntesek általában nem fizetnek, és néha fizetnek is a tapasztalatokért. És sok esetben a magas elvárások vannak, és nem mindig vannak világos eredmények. Tehát hogyan biztosíthatja, hogy az önkéntesek a lehető legtöbbet hozhassák ki tapasztalataikból és elvégezzék a munkát? Íme néhány stratégia, melyeket arra használtam, hogy biztosítsam mind a vezetők, mind az önkéntesek nagyszerű tapasztalataikat.
Légy reális az időzítésről
A vita továbbra is az önkénteseknek a projekt elkötelezettségére vonatkozó leghatékonyabb és leghatékonyabb időtartamáról szól. Egyesek szerint a 3–6 hét megfelelő, mások szerint a 6 hónap vagy egy év a legjobb idő az önkéntesek növekedésének és a földön történő hatás biztosításának. Tehát mérlegelje, mi a legmegfelelőbb a szervezete számára, és tájékoztassa, mennyi ideje van a szervezetének, mielőtt önkénteseit fedélzetére hozza.
Komolyan mérlegelje a „forgóajtó” önkéntesek költségeit és előnyeit, akik éppen egy vagy két napig tartanak ott. Hacsak nincs igazán szükség munkaerőre vagy finanszírozásra, vagy ha ténylegesen forrásokat tudnak hozni a szervezetéhez, az „hit and run” önkéntesség stílus azt jelenti, hogy szervezete gyakran többet ad, mint amennyit el kellene adnia az önkénteseknek. Nem mindig felel meg a szervezet hosszú távú céljainak, és határozottan előmozdítja a szkepticizmust a helyi közösségekben.
Új környezet felé orientálódni
Amikor önkéntesek érkeznek, az első dolog, amit meg kell tennie, egy orientáció megszervezése, mind a szervezetére, mind pedig arra a kultúrára, amelyben dolgozni fog. (Meglepődne, hogy hány ember érkezik alapvető országon kívüli ismeretek nélkül.) Sok szervezet kihagyja ezt a lépést, de az orientáció kritikus - alapként szolgálnak az önkéntesek számára és segítenek nekik megérteni a napi műveleteket, a csapat céljait és mi az számíthat rájuk.
Ennek a folyamatnak a része lehet jó, ha belépési interjút készítünk minden önkéntessel, megbecsülve az ügyességi szintüket és azt, hogy miként lehetnek a leghatékonyabbak. Ez az idő az is, hogy tisztázza politikáit mint szervezetet és a legfontosabb részleteket, például titoktartási politikáját és a szociális média felelősségteljes használatát. (Örülünk, hogy az önkéntesek a közösségi médiát használják felhívni a figyelmet, de fontos biztosítani, hogy az önkéntesek által online közzétett információk ne veszélyeztessék a szervezetet vagy a helyi közösségeket.)
Az átfogó orientáció segíti a nyitott kommunikáció kultúrájának megteremtését az érkezés pillanatától kezdve, tudatván önkénteseivel, hogy hallgathatsz, ha problémája van, vagy ha tisztázásra szorulnak. E kultúra fenntartása érdekében próbáljon meg heti önkéntes találkozókat létrehozni, hogy megvitassák az elvárásokat és a kérdéseket, vagy használja fel az étkezési időt arra, hogy ellenőrizze a hőmérsékletet, ahol mindenki van.
Kezelje elvárásaikat
Kambodzsában dolgozva önkéntesek egy csoportját irányítottam, akik kutatási útunk közepén mondták nekem: „Könyvtárat akarunk építeni.” Különös kérés volt, mivel a falu mezőgazdasági eszközöket kért, nem pedig az anyag olvasását. Ez egy jó szándékú javaslat volt, de ki valójában vigyázna erre a könyvtárra, amikor távozunk - és alacsony műveltségi szinttel - ki olvasná el a könyveket? Nem is említve, hogy nem a célunk volt a helyszínen, és a közösség sem akart könyvtárat.
Az önkéntesek nagyon sok elvárással érkezhetnek: hogy a szervezete zökkenőmentesen működjön, hogy úgy működjön, mint egy nyugati szervezet, vagy hogy valami többet vagy más dolgot csináljon. Az ezekből az elvárásokból adódó konfliktusok elkerülése érdekében nagyon világosnak kell lennie, hogy mit nyújthat és mit nem tud nyújtani, mi a céljaid és nem, és milyen erőforrásokhoz fér majd hozzá, és nem fog hozzáférni hozzájuk. Minél jobban megértik az önkéntesek a szervezetet, annál inkább a projektben és célokban lesznek a fedélzeten.
Hasonlóképpen elengedhetetlen az önkéntesek elvárásainak kezelése az utazásuk kimenetele kapcsán: Valami nagyszerűt csinálnak, ám egyik napról a másikra nem fogják megváltoztatni a világot. A friss önkéntesek néha elbűvölnek és csalódottak, ha nem látnak azonnali változást, és gyorsan hibáztathatják a fogadó szervezetet vagy az önkéntes menedzserét. Az elvárások előrejelzésével segíthet nekik megérteni, hogy ez a munka időbe telik, és hogy sokkal nagyobb cél vagy mozgalom részét képezik, ha idejüket hozzájárulják.
Hozzon létre értékelési és elszámoltathatósági rendszert
Míg az önkéntes pozíciók nem fizetnek, gyakran lépésről lépésre mutatnak más nonprofit munkát, ezért fontos biztosítani, hogy az önkéntesek tanuljanak és növekedjenek a folyamat során. Hasonlóképpen, bár nem fizetett alkalmazottakat irányít, van munkája, amit meg kell tennie, ezért be kell állítania egy rendszert annak biztosítására, hogy az önkéntesek befejezzék a kitűzött projektet.
Csakúgy, mint egy irodában, meg kell határoznia a célokat és a határidőket, követő találkozókat kell tartania, és félidős ellenőrzéseket kell végeznie. Érdemes lehet azt is megfontolnia, hogy az önkéntesek aláírják-e magatartási kódexüket vagy dokumentumukat, amelyek kiemelik az elkötelezettségüket (szimbolikusabbak, mint törvényesek), így emlékeztetheti őket arra, hogy mit tettek érkezéskor.
Ha gondjai vannak az önkéntesekkel, beszéljen velük közvetlenül, mintha alkalmazott lenne, és ha nincs változás, beszéljen a támogató szervezettel (általában annak iskolájával vagy képzési cégével). Ha ez nem működik, és pazarolja az idejét és az erőforrásait, megsértett egy politikát, vagy egyszerűen nem húzza meg a súlyát, akkor igen, lövöldözheti őket. Ez sok vezetõ számára nehéz (mivel az önkéntesség teljes ötlete önzetlenségről szól, ám vannak olyan esetek, amikor az önkéntes inkább árt, mint haszon), és senkinek semmi haszna.
Legyen őszinte a nyomon követésről
A könnyek és ölelések között az önkéntesek gyakran azt mondják, hogy „megígérem, hogy visszajövök, soha nem felejtem el téged” a helyi közösségnek és a személyzetnek. De bármennyire is mozgatják őket a tapasztalat, előfordulhat, hogy nincs hatalmuk vagy idő, hogy visszatérjenek hazaérkezéskor. Ez rendben van, de ösztönözze őket, hogy valósághűek legyenek abban, hogy mit tehetnek hazaért - függetlenül attól, hogy szervez-e egy kis adománygyűjtőt, néhány beszélgetést tartanak más önkéntesek ösztönzésére, vagy pedig semmit sem. Jó lehet kidolgozni egy cselekvési tervet egy ütemtervvel, mielőtt távoznának, tehát mindketten tudják, mire számíthatnak, és nyomon követhetik azt. Ennek ellenére ösztönözheti az önkénteseket, hogy maradjanak bekapcsolódva és kapcsolatba lépve, ha fenntartanak egy listerv, Facebook csoport vagy Twitter hírcsatornát.
Mellékesen meg kell jegyeznie, hogy őszinte vagy-e az önkéntesek nevében végzett további intézkedésekkel kapcsolatban. Nagyon jó, ha referenciaként szolgálunk, vagy ajánlási levelet írhatunk önkénteseink számára, ha tudsz, de ha az ideje nem teszi lehetővé mindenkinek ajánlását (vagy ha nem tetszik benne), legyél őszinte és tudassa vele.
Ha önkénteseinek nagyszerű élményt nyújt, sok megtervezés, nyomon követés és kommunikáció igényel. Legyen praktikus, felkészült és őszinte, és az önkéntes bázisa, valamint a szervezete is profitálhat a jó cselekedetekből.
