Mindenki ott volt: kap egy e-mailt, amely kétszer is elvégzi a feladatot. Persze, a másik személy nyilvánvalóan csalódott vagy dühös, de várhatóan továbbra is válaszolni fog. Mit kéne tenned? Hogyan válaszolsz?
Míg a belső irodai üzenetküldő szolgáltatások és a sms használata egyre népszerűbb, az e-mailek továbbra is a legfontosabb és legszélesebb körben alkalmazott kommunikációs eszköz a munkahelyen - tehát döntő jelentőségű az a képessége, hogy a lehető legprofibb módon használja. Ez azt jelenti, hogy a fent ismertetett helyzetben történő reagálás pozitív - vagy negatív - hatással lehet a karrieredre. Még akkor is, ha úgy gondolja, hogy csak hasonló hangon reagál.
Igen, tudom, hogy minden időben profi maradni könnyebb, mint megtenni. A munkahelyi e-mailek megválaszolása önmagában is művészet, és az érzelmi üzenetekre való válaszadás egy másik szintre továbbítja.
Ez az útmutató végigvezeti a válaszadást, így elkerülheti a konfliktusokat és elvégezheti munkáját.
1. lépés: Vessen egy kis szünetet
Érdemes lehet újraolvasni a kapott e-mailt, hogy megbizonyosodjon arról, hogy helyes-e - megteheti -, de ne kezdje el most gépelni a választ. Kollégája, főnöke vagy ügyfele hagyja, hogy érzelmei diktálják, amit írt. Ne ismételje meg ezt a hibát. Vegyen be egy kis szünetet, és hagyja, hogy lehűljön.
Az e-mail küldés egyik előnye, hogy nem kell azonnal válaszolnia. Időnként órákba telik a válasz megfogalmazása! Használja ki. Még akkor is, ha feszültséget érzel, és a másik fél várja a választ - biztosan van legalább néhány perce. Kelj fel az asztalról, hűtsük le a fejünket, és fogyasztunk harapnivalót vagy egy pohár vizet. Ez segít elkerülni a térdremegést.
2. lépés: Ne ugorjon a következtetésekre
Légy őszinte: Azért reagálsz, ahogy van, mert a sorok között olvasol? Ha túl érzelmi e-mailekkel foglalkozik, akkor azt gondolhatja, hogy érezte a képernyőn sugárzó ember haragját vagy frusztrációját. És úgy fogja érezni magát, hogy feltételezi, hogy más is van, csak az, ami ott van.
Nem szabad kitalálnia, hogy mit értett a másik oldal. Rossz ötlet, ha mások szándékait néhány mondat alapján ítélik meg (és a saját agya szűrőjén és a kommunikáció módján keresztül).
Ellenállni a kísértésnek, hogy bármilyen következtetésre ugorjunk. Csak olvassa el a szavakat, fogadja el az információkat, és készüljön fel professzionális válaszra.
3. lépés: Röviden tartsa
Figyelembe véve a félreértelmezés lehetőségét, ne feledje, hogy az Ön feladata a lehető legpontosabb válasz megadása - és nem több. Felejtsd le a leplezett válaszokat arról, amit a másik ember jelenthet.
Szerkessze az e-mail címét, hogy csak egy fő üzenet jelenjen meg. Ez nem azt jelenti, hogy csak egy mondatból álljon, hanem azt jelenti, hogy ha valaki kritizálja az előadását, és kéri az általad idézett statisztikák másolatát, akkor a válaszát a statisztikák megadására (és nem a hitelesítő adatok védelmére) alapozza. ).
Így biztos lehet abban, hogy a másik fél elolvassa a válaszát, és pontosan úgy fogja megérteni, ahogy érti. Az utolsó dolog, amit csak azért akar megvédeni, ha megtudja, hogy kollégája valójában nem kritizált téged; de ez csak kínosan fogalmazta meg visszajelzését.
4. lépés: Legyen egyenes
Általában jó ötlet elkerülni a szarkazmust és az iróniát a munkahelyi e-mailekben - különösen, ha a helyzet már hevítettnek érzi magát. Időnként megfontolhatja a viccelődést a feszültség enyhítése érdekében, de ez a terv könnyen visszafordulhat.
Ne feledje, hogy az olvasó nem látja az arckifejezéseit vagy a gesztusokat, és valószínűleg tévesen értelmez téged. Tehát mentse el a védjegyét esze a szemtől szembeni beszélgetésekhez - és kevésbé kényes csere céljából.
5. lépés: Kérjen segítséget
Ha e-mailje nem bizalmas, akkor kérjen segítséget. Lehet, hogy kollégája jobban tudja, hogyan kell kezelni a feldühödött főnököt, vagy a menedzser segíthet megtalálni a megfelelő megközelítést zavaros ügyfeléhez.
Egyszer a főnököm tudta értelmezni az egyik ügyfelünktől kapott e-mailt, mert nagyon jól ismerte. Biztosította, hogy nem kellene személyesen válaszolnia, mert más tényezők is szerepeltek benne. Ezt követően megnyugodni tudtam és tökéletesen megfelelő választ írtam.
Ha dühös e-mailt kap, ne sértse meg. Az emberek érzelmi üzeneteket küldenek, amikor nem elégedettek valamival, csalódottak vagy akár összezavarodtak. Feltételezve kell működnie, hogy ennek semmi köze sincs személyesen - tehát ez azt jelenti, hogy ne hagyja, hogy a hang elvonja a munkáját, és szakmailag reagáljon.
