Ha azt kérdezné a karrieristaktól, hogy mit gondolnak a beérkező levelekről, a legtöbb azt mondaná, hogy ez egy lélekkel szoptató fekete lyuk a nyomon követési üzenetekről, a bosszantó személyzet levelezéséről, valamint a wazoo hírleveleiről vagy sajtóközleményeiről. És ha azt kellene kérdeznie az emberektől is, hogy láthatják-e magukat, hogy minden nap átjutnak a teljes postaládájukba, akkor a legtöbben belemerülnek egy ilyen lehetetlen feat gondolatába.
Az elmúlt héten azonban úgy döntöttem, hogy egy olyan kihívást fogadok el, amely a legtöbb szakembert összehúzódni fogja: Megállapítottam, hogy minden este, lefekvés előtt, eljutok a postaláda nullájához.
Szóval, megtettem? A válasz igen. Könnyű volt? Dehogyis.
Noha nem hiszem, hogy valaha is életem minden nap képes lennék a beérkező levelek nullájára, de néhány fontos tanulságot megtanultam az út mentén, amely elősegíti a beérkező levelek jobb irányítását.
A legnagyobb? A legjobban segített dolgok egyike sem volt úttörő. Ezek voltak azok a stratégiák, amelyeket újra és újra meghallottam a termelékenység szakértőitől és az e-mailek mágusától - csak a tényleges végrehajtásuk és a követésük kérdése volt.
Ezzel a feljegyzéstel hadd ossza meg néhány dolgot, amelyeket valójában meg kell tennie, hogy a beérkező levelek mappája kevésbé szörnyű legyen.
1. Helyezze el az „Üzenetküldés e-mailbe” lehetőséget az ütemtervére
Erről írtam már korábban, de az egyik dolog, amelyet a leghatékonyabbnak találtam, amikor minden este megpróbáltam elérni a beérkező levelek mappáját, az nem állandóan ellenőrizte a beérkező levelek mappáját. Ehelyett minden nap blokkolnám az egyes e-maileket, hogy az e-maileket fordítsam: számomra 30–60 perc reggel, ebédre és késő délután sok idő állt a dolgok elosztására.
Ellenségtelennek tűnik (bizonyosan szkeptikus voltam), de erre az egyetlen feladatra, és nem másra összpontosítva, sokkal gyorsabban tudtam átjutni a postafiókomban, mint általában. Az idővonal megszervezése arra is ösztönözte, hogy gyorsabban hajthassam végre az e-maileket, ahelyett, hogy boldogan büszke lennék, nem úgy éreztem, hogy válaszolok vagy zavarok egy fontos üzenetre, nem pedig csak törlem.
Ezenkívül az e-maileimre adott időpontokban történő válaszadás kevésbé tűnt végtelen házimunkának, és inkább csak a tennivalók listáján szereplő másik dolognak tűnik, amelyet sokkal könnyebben lehet átjutni. A hét elõtt nem tudtam, hogy a postafiókom mindig a fejemben van, és állandóan rettegtem az egész e-mail fiókomat ellenõrizni. Mivel ez a menetrend részévé vált, mint minden más, nem kérdőjeleztem meg, mikor kellett elküldenem a következő e-mailemet; Csak időt tettem erre.
Nagyon jó volt az is, hogy egy foglalkozás végén „kijelentkeztem”, és nem kellett aggódnom a kibertér világában zajló események miatt.
2. Válaszoljon azonnal a legtöbb e-mailre
Személy szerint a beérkezett leveleimben lévő e-mailek kb. 65–70% -a gyors válaszokat igényel, amelyek kevesebb, mint egy-két perc alatt írnak. Túl gyakran azt tapasztalom, hogy rosszul hagyom őket a postafiókomban, és azt mondom: „Ööö, ezek könnyűek. Később hozzájuk fogok jutni. ”De amint rájöttem, valójában több idő és energiát igényel, hogy elolvassa őket, elegendően feldolgozza őket ahhoz, hogy eldöntse, mennyire könnyű később késleltetni, majd később visszatérni és feldolgozni. ismét válaszolni.
Azáltal, hogy arra kényszerítettem magamat, hogy válaszoljon ezekre a levelezésekre akkor és ott, az értékes „e-mail válaszolás” ideje alatt, több dolgot ki tudtam hozni a postaládámból és a fejemből - és közelebb kerülhetek a megkísérelhetetlen postaládához.
3. Más e-maileket küldhet a stratégiai időknek
Végül telepítettem a Boomerang alkalmazást a Gmailbe a múlt héten, miután egy nagyon elfoglalt barátom továbbra is ragaszkodott ahhoz, hogy megkapjam ("Ez egy életmentő!" - mondta.) És be kell vallanom: igaza volt.
Nagyon egyszerűen a Boomerang lehetővé teszi az ütemezést, amikor e-mailek jelennek meg a beérkező levelek mappájában. Bár csalásnak tűnik, ha mindent később csak ütemezünk („Ma este a postaládába kerültem úgy, hogy 45 e-mailt ütemeztem, hogy holnap reggel megjelenjenek a postafiókomban!”), A lényeg az, hogy stratégiai szempontból kezelje, hogyan használja.
Például, mint egy népszerű főiskolai felvételi weboldal társalapítója, a középiskolai alkalmazottak folyamatosan küldnek nekem főiskolai esszé-tervezeteket szerkesztésre, amit én nagyon szeretek csinálni. Nem vicces azonban, ha ezeket a vázlatokat napokonként ült a postaládámban, és nincs időm szerkeszteni őket, amikor megjelennek. Ehelyett a Boomerang segítségével ütemeztem őket, hogy visszajöjjenek, amikor több idejük volt szerkeszteni (az én esetemben péntek délutánonként).
Be tudtam ütemezni, hogy mi jött be a postafiókba, amikor óriási különbséget tett a termelékenységben és az, hogy mennyit tudtam elérni.
Egy másik módszer erre: Alex Cavoulacos, a beérkezett üzenetek neme itt írt egy e-mailek stratégiai kezelésének rendszeréről, amely különféle erőfeszítéseket igényel címkék és mappák felhasználásával. Ha már itt tartunk:
4. Használjon címkéket vagy mappákat
Jelölje meg a szavaimat: Ne használja a postaládáját valamilyen hulladéklerakóként az összes e-mail eldobására; használjon címkéket, lapokat vagy mappákat (bármi, amit az e-mail szolgáltatója hív fel nekik), hogy megfelelően rendezzen és dokumentáljon mindent, amit kapott.
Több mint 30 különféle címkém van az e-mail fiókomban, és bár ez rögeszmésnek vagy konkrétnak tűnhet, segít abban, hogy gyorsan letöltsem a szükséges üzeneteket, és tároljam a dolgokat, miután elkészítettem velük, így a beérkező levelek mappája sokkal kevésbé ijesztőnek tűnik.
Például, most van pár oda-vissza párbeszéd a The Prospect munkatársammal. Ahelyett, hogy ezeket a folyamatban lévő e-maileket mindig a beérkező levelek mappájába hagynám, a megfelelő, a Prospect-hoz kapcsolódó mappákba iktattam őket, hogy csak akkor jelenjenek meg, ha új üzenet érkezik. Ez fizikailag törli a már kezelt dolgok beérkezett mappáit, ami más dolgok viszont sokkal kezelhetőbbé teszi az érzését.
5. Leiratkozás az e-mail listákról
Ez a tipp elég önmagában magyarázó: szabaduljon meg minden pelyhektől. Csak egyenesen a beérkező levelek kukájába lép, amikor bizonyos hírlevelek megérkeznek? Csak leiratkozol. És ne húzza el a „De ezt később elolvastam!” Kifogást. Ökölszabályom az, hogy ha egy hírlevelet háromszor egymás után törölök, akkor a helyszínen leiratkozom.
Személyesen nagyon sok hírlevelet olvastam a különféle koncertekről, így a napló átjutásához a Boomerang segítségével könnyebben találtam hírleveleket, amelyeket szerettem megjelenni a postafiókban, és minden másról leiratkoztam.
Amikor eltávolítottam ezeket az e-mail listákat, alapvetően megakadályoztam, hogy napi több tucat e-mailt kapjak. Korábban úgy éreztem, hogy a beérkezett üzenetek idejének felét csak hírlevelek és más tömeges e-mail listák törlésével töltöttem, amelyek miatt már nem kell aggódnom. Úgy tűnik, hogy a beérkező levelek magukban a személyes e-mailekről szólnak, amelyeket kifejezetten nekem irányítanak, és az általam tartott hírlevelek tényleg várom az olvasást.
Visszatekintve a kísérletre, megérte-e, hogy megpróbáljam minden nap elérni a postaláda nulláját?
Úgy gondolom, hogy a rövid válasz nem, ne mozgassa az eget és a Földet, hogy minden éjjel lefekvés előtt láthassa ezt a ó, olyan kedves „Nincs új üzenet!” Szalaghirdetést a Gmailben. Ez a kísérlet azonban bebizonyította számomra, hogy nem kell mindig tucatnyi (ha nem több száz) e-mailt ültetnem a postafiókomban; volt mód arra, hogy csökkentsék az üzeneteket, és így csökkentsék az e-mailek által kiváltott stressz szintjeimet. Most már jobban tudom, hogy az e-mailek megválaszolása nem kell, hogy örökkévaló feladat - ez csak egy új bejegyzés a napi tennivalóim listájába, ami viszont kevésbé szorong az iránt.
Az e-mailek szokásainak megváltoztatásával sokkal könnyebben megkönnyítettem az e-mailek fogadásának és küldésének a folyamatát magamon - és időt takarítottam meg ezzel. Nos, ki nem szeret?
