Tekintettel arra, hogy az e-mailek a kommunikáció elsődleges formája a legtöbb irodában, nem mindig választjuk meg az írott szavainkat olyan bölcsen, mint kellene. Különösen akkor, ha megkísérelünk gyorsan átjutni egy csomagolt beérkező levelek mappájába, vagy üzeneteket tudunk válaszolni telefonjaink találkozói között, könnyű bosszantónak, koptatónak vagy egyszerűen durvanak lennie anélkül, hogy felismernénk. Néhány beírt (vagy kihagyott) szóval a gyors e-mail barátságos üzenetből teljes katasztrófává válhat.
Nos, itt az ideje egy e-mail beavatkozásnak. Íme néhány a leggyakoribb munkahelyi zavar, amelyet öntudatlanul készítünk - és néhány gyorsjavítási stratégia a jövőbeni elkerülése érdekében.
1.
Kapott már e-mailt csak egy témával kapcsolatban? Látta, hogy telefonon van - hívjon, ha esélyed van, vagy Hol van a hónap végi jelentése? Igen - és valószínűleg zavarónak, bosszantónak vagy mindkettőt találta. Ne feledje, hogy munkatárs vagy menedzser, az e-mail küldés és a sms nem ugyanaz - és soha nem lesznek. És egy e-mailben, amelynek tárgya szövegesen íródik, mindig ugyanazt az üzenetet küldjük: Ön nem érdemes az időm.
Gyors javítás: Mindannyiunknak őrült napjai vannak az irodában, amikor csak regény írása nélkül kell megérintenie egy kolléga alapját vagy közvetlen jelentést. Tehát ne. Használjon egy vagy két szót tartalmazó tárgyat, például a Találkozó vagy a Hónap végét , rövid vagy rövid üzenettel:
Ez a megközelítés mindig és örökre megéri az idő további 15 másodpercét.
2.
Ha fontos projektet vagy jelentést készít, e-mailen keresztül megvitatja, a teljes szavak mindenféle nagybetűvel történő kitűzése ( a bejelentkezés szükségessé teheti a mai nap végére), és a teljes mondatok kiemelése, félkövér vagy aláhúzása előfordulhat, ha beszélünk kollégáinak.
Egyszer dolgoztam valakivel, aki e-maileket küld nekem piros színű SZÜKSÉGES JÓVÁHAGYÁSI és minden üzenetben nagybetűvel, vagy a teljes bekezdésekkel, sárgával kiemelve. Próbált informatív lenni, és fontos részletekre hívja fel a figyelmét, de megközelítése túlzottan koptatónak bizonyult.
Gyorsjavítás: Használja félkövér vagy dőlt betűkkel vagy felsoroláspontokkal a fontos projektek vagy pontok kihívását, és a formázást tartsa pár szóra, ne pedig teljes bekezdésekre. Ha attól tart, hogy az olvasó e-mailen keresztül szkennelhet, és hiányozhat a sürgõs cikkekrõl, gyõzõdjön meg róla, hogy informatív e-mail témát használ, például a nap végén jóváhagyásra váró projekteket. Végül győződjön meg arról, hogy e-mailjeit gyorsan és tömörnek tartja, ami valószínűbbé teszi, hogy a címzett megkapja az összes szükséges információt.
3.
Amikor egy kollégára e-mailt küld egy hasznos tippel vagy egy olyan részlettel, amelyet egy előző üzenetben figyelmen kívül hagytak, az "Összes válasz" elemre kattintva barátságos módon hozzájárulhat ahhoz, hogy barátságos módon hozzájáruljon vagy tanácsot adjon lejjebb esőnek vagy versenyképesnek, különösen akkor, ha a személy menedzserét cc'ed-rel látják el. (Valaki főnökének másolatának másolása e-mailben alapvetően ugyanaz, mint konstruktív kritikát adni neki, miközben főnöke ott áll - pontosan senki sem értékeli.)
Gyorsjavítás: Ha javaslata van a feladónak, küldje el közvetlenül e-mailben, ideális esetben egy másik szálra, így nem áll fenn annak kockázata, hogy véletlenül eltalálja az „Összes válasz” elemet. Még jobb, ha felveszi a telefont! A gyors telefonhívás megkönnyíti a részletek tisztítását - anélkül, hogy bárkit megsérthetne.
4.
Tudom, hogy amikor időre sürget és bekapcsolja a postaládáját, felesleges lépésnek tűnik, köszönöm, a nevedet , különösen akkor, ha ott van az e-mail aláírása. Nos, mégis csináld. Az e-mailek nevének befejezése ugyanolyan jellegű, ha elbúcsúzik a beszélgetéstől búcsú nélkül. Sietősnek és hanyagnak tűnik, és durva.
Gyorsjavítás: Adjon hozzá köszönetet és nevét a márkás aláírásához, és állítsa be úgy, hogy automatikusan kitöltse az e-maileket, amikor elküldi a Küldés lehetőséget. A barátságos és profi módon történő kijelentkezés minden alkalommal megtörténik - anélkül, hogy tennie kellene valamit.
5.
Ha olyan e-maileket küld, amelyeket nem szeretne, hogy a menedzser láthasson, professzionális kötődésbe léphet, ha az e-mailt továbbítja. És igen, ezt magától értetődik, de mindig is megtörténik. Egy barátom együtt dolgozott egy nővel, aki panaszkodott neki egy e-mail láncban, és tudod mit? Ez az e-mail végül a postaládájába került.
Ne feledje továbbá, hogy a vállalati e-mail a vállalat tulajdonát képezi, és tisztességes játéknak tekinthető, ha a humán erőforrás úgy dönt, hogy hozzáférést igényel a fiókjához. Őszinte tanácsot kollégájának, munkatársainak panaszait vagy a hétvégi tervek részleteit soha ne hagyja el a kimenő mappából.
Gyorsjavítás: Legyen tökéletes professzionális szakember, és úgy tesz, mintha minden fő e-mailben főnöke titkosított. Vége a történetnek.
