Soha nem volt az egyik ilyen nap, amikor az irodában kilenc lekvárral töltött óra után még mindig nem tette le egy fontosabb elemet a teendők listájáról? Amikor úgy érzi, hogy termelékeny lehetne - ha csak egy csendes, figyelmetlenség-mentes dobozban dolgozott volna, és nem bombázták volna e-mailek, telefonhívások és munkatársainak 30 másodpercenként történő bukásaival?
De természetesen nem erről van szó. Legtöbbünk fiatal szakemberek kicsi, zsúfolt fülkékben ülnek, amelyeket tucatnyi fiatal szakember vesz körül kicsi, zsúfolt fülkékben, és tele vannak telefonok, számítógépek és szeder folyamatos digitális zavaró képességeivel.
Aligha ez a legjobb környezet a dolgozáshoz. Tehát hogyan tudjuk kiküszöbölni az irodai zavaró tényezőket, csatolni és ténylegesen megtenni a dolgokat? Íme hat egyszerű megoldás.
1. Válassza le magát az e-mailről
Csak azért, mert minden nap rengeteg e-mailt kap, nem azt jelenti, hogy kötődni kell az Outlookhoz (vagy az Entouragehoz vagy a Gmailhez). Valójában azáltal, hogy folyamatosan megjelenik az e-mail képernyőn, kevésbé eredményes lehet.
Egy egyszerű változás: ne hagyja, hogy e-mailje egész nap nyitva legyen a monitoron. Ehelyett kapcsolja ki az összes riasztást, és tegyen erőfeszítéseket, hogy csak az ütemezett időpontokban ellenőrizze az üzeneteket (óránként egyszer ellenőrzem az enyémet). Ha ez idegesít - ha a főnöke gyakran emailt küld, vagy van olyan ügyfele, akinek valóban azonnali válaszokra van szüksége -, akkor testreszabhatja, hogy az Outlook hogyan figyelmeztessen, hogy csak a nagy dolgok figyelmére figyeljenek.
2. Ne vegye fel a telefont
Csak azért, mert csenget, nem azt jelenti, hogy meg kell válaszolnia. Ha egy órát állított fel arra, hogy elfojtsa a jelentését a főnökének, és hívást kap egy ismeretlen számról, engedje el a hangpostához. Hacsak nem vár hívást, nem érdemes megszakítani a fókuszt. Bízz bennem, ha ez fontos, a hívó üzenetet hagy, és bármikor visszahívhat.
Ezenkívül megmentheti magát a hívásra felkészülés nélküli stressztől is - ha egy órán keresztül számokat ropog, és egy helyszín késői szállítmányt hív, akkor sokkal inkább elbűnik, ha most felveszi, mint ha abbahagyja, újrafókuszáljon, és később visszahívja, miután nyomon követte a szállítmányt.
3. Jel a munkatársaknak
A társadalmi légkör az irodában végzett munka egyik legjobb dolga, de ez is az egyik leginkább zavaró. Ennek egyik módja a rendszer felállítása a munkatársakkal, hogy mindenki tudja, mikor nem zavarhatja egymást. Ez könnyű, ha van egy irodaajtója, amelyet bezárhat, de ha nem, hozzon létre saját jelzést, amely azt mondja: „kérlek, ne szakíts meg azonnal.”
Ez olyan egyszerű, mint egy pár fejhallgató felhelyezése (akkor is, ha nem hallgat zenét), vagy a kedvenc íróasztal-kiegészítő felhelyezése a monitor tetejére. Ne feledje, hogy ez csak akkor működik, ha a nap folyamán elérhetővé teszi magát is - néha az embereknek szükségük van a figyelmére.
4. Legyen fizikailag szervezett
Most nem feltétlenül kell papíron tárolnia az íróasztalát vagy a színkódot a mappákban, de ha fel van rendezve - bármilyen módon is működik az Ön számára - és találhat dolgokat, akkor sokkal eredményesebb lesz. (Az asztalom úgy néz ki, mint egy doboz levélpapír, amely felrobbant az egész felületén, de van egy rendszerem, esküszöm!) Senki sem szereti a 10 percet pazarolni a múlt heti találkozók perceinek keresésére, amikor állítólag gépelni akarsz. ennek a hétnek a napirendje.
Ez is egy olyan hely, ahol a technológia valóban segíthet. Sokkal könnyebb a dolgok digitalizálása, tehát megjegyzem, hogy mindent átkutathat, és elmentheti a vállalati megosztott meghajtóra. Ilyen módon, ha telefonon vagyok egy ügyféllel, és kétszer ellenőriznem kell egy szerződést, akkor csak fel tudom húzni a képernyőn - nem kell tartani, amíg jobbra rohanok a kabinom körül. mappát.
5. Zavarja meg magát!
Az emberek gyakran a zavaró tényezők kiküszöbölésére összpontosítanak, mint például a Facebook, az online vásárlási webhelyek és a média közvetítése a munkahelyen. De amennyire a főnöke szeretné, ha látná, hogy a billentyűzet fölé szorul, napi mind a nyolc (vagy annál több) órára bámulja ezt a táblázatot, ez nem fog eredményesebbé tenni.
Valójában egy nemrégiben készült tanulmány kimutatta, hogy „az internetes böngészés valóban felfrissítheti a fáradt munkavállalókat és javíthatja termelékenységüket más tevékenységekhez képest, például személyes hívások, szövegek vagy e-mailek kezdeményezéséhez, nem is beszélve arról, hogy egyenesen dolgoznak pihenés nélkül”.
Tehát, menj tovább: Töltsön 15 percet a Gawker pletykájának felkeresésére, vagy keresse meg a JCrew új érkezéseit. A szünet annál eredményesebbé válik, amikor a figyelmét a jelenlegi feladatokra fordítja.
6. Vegyen munkafüzetet
Végül, és ami a legfontosabb, derítse ki, hogyan személyesen dolgozik a legjobban. Próbáljon meg minden dolgot felírni, amit napközben csinál, és mennyi ideig tart - valószínűleg meg fog lepődni.
Elkezdtem egy munkafüzetet vezetni, hogy meg tudjam határozni, hogy napom mennyit töltöttem be adminisztratív feladatokkal, és mennyi napot fordítottak hosszú távú projektekre. De végül megmutattam nekem a munkám mintáit - például, hogy messze a legtöbb délutáni munkám van. Ennek felismerése segített a jobb ütemterv beállításában: Most későn dolgozom, ahelyett, hogy korán jöttem volna, és általában sokkal nagyobb termelékenységet tudok becsomagolni a napjaimba.
Nem mindig könnyű eltüntetni a figyelmet a figyelmektől, de gondolj csak: minél produktívabb vagy, annál gyorsabban juthat el a kabinból és egy irodába - ahol bezárhatja az ajtót.
