A konfrontáció (különösen a munkahelyi konfrontáció) senkinek sem szórakoztat. De még kényelmetlenebb, mint próbálva valaki kellemetlenségét mondani valaki számára, és megpróbálja ezeket az érzéseket e-mailen keresztül kifejezni.
Mivel egy teljesen virtuális szervezet társalapítója, amelynek világszerte több mint 120 közreműködője van, tisztességes megbeszélésemről szóló e-maileim vannak. Szóval, mit kell tennie, ha e-mail küldési helyzetbe kerül? Íme néhány tipp.
1. Ne nyújtson e-mailt, hacsak nem kell
Ez magától értetődik, de fontos: az e-mail soha nem szabad, mielőtt a konfrontációs kommunikációra választották volna. Valójában csak végső megoldásként szabad felhasználni.
Ne küldjön konfrontációs e-mailt valakinek, kivéve, ha minden lehetséges módon megpróbált kapcsolatba lépni vele sikertelenül, vagy ha a probléma annyira sürgős, hogy azonnal el kell mondani neki, és az egyetlen elérhető opció az e-mail. Ezenkívül a konfrontációs e-maileket csak kisebb kiadásokhoz szabad felhasználni, nem pedig nagyméretű, életet megváltoztató eseményekhez (például valaki kirúgása; ideális esetben ezt legalább a Skype-on vagy egy olyan platformon kellene megtenni, ahol láthatjuk valaki arcát).
Ennek az indoknak két fő oka van. Először, a személyes interakció (még ha a Skype-on vagy a Google Hangouton keresztül zajlik) lehetővé teszi a másik személy számára, hogy bizonyos mértékig vegye fel az arcra mutató útmutatásokat és a testbeszédet, ami segíthet abban, hogy jobban megismerje álláspontját. Másodszor, az e-mailben szereplő szavak nagyon könnyen kivehetők a kontextusból (akárcsak magának az e-mailnek a kontextusa), és nem akarja, hogy az arcodban felrobbant egy helyzet (dolog, hogy a másik személy panaszt tegyen a főnökéhez az email címed).
Bizonyára azonban előfordulnak idők, amikor e-mailt kell használnia, és bízz bennem, ebben a helyzetben jobb e-mailben kommunikálni, mint egyáltalán nem.
2. Legyen a lehető legegyszerűbb és konkrétabb
Az e-mail írásának legfontosabb része az, hogy csak azt mondja, amit mondani szeretne. Vedd ki a kommentárt vagy más oldalsó gondolatokat (ennek nem szabad regénynek lennie), és csak lépj a lényegre. A teljes konfrontációs e-mailnek csak néhány mondatot kell tartalmaznia, és a célnak a kommunikáció offline és valós életbe történő áthelyezésének a lehető leggyorsabban kell lennie.
Az mit jelent? Ne verj a bokor körül, ne hányj meg mindent, ami eszébe jut, és ne kérj bocsánatot azért, amit mond. Még mindig megteheti ezt anélkül, hogy értetlen lenne - példaként nézze meg az alábbi e-mailt, amelyet az egyik közreműködőemnek küldtem.
Továbbá, ha úgy érzi, hogy nem tudja megmagyarázni az esetét legfeljebb hat mondattal, akkor a téma talán túl nagy és szőrös az e-mailhez. Végül is nem akarja minimalizálni a kényes helyzetet. Rövid az e-mail cím, amely a hiányzó határidőkkel, a megbízás minőségével, hiányával vagy az előrehaladással foglalkozik, de el tudod képzelni, milyen szörnyű lenne olyan e-mailt küldeni, amelyben azt mondta: „Hát igen, csak azt akartam, hogy tudjon rólad. írták. Menő."
3. Ajánlat, hogy rendelkezésre álljon a csevegésre
Egy másik probléma, amely akkor merül fel, ha e-mailben szembesül valakivel, az online kommunikáció nagyon egyoldalú. Valaki más nem tud azonnal egyetérteni veled; ehelyett megkapják az e-mailt, elolvassa, válaszolják és így tovább. Így eltarthat egy ideig, amíg mindkét fél átjut a pontokba, és általában sokat nem érnek el.
Annak ellenére, hogy e-mailen küldte a konfrontációt, lehetőséget kell adnia a másik személynek, hogy válaszoljon egy másik adathordozón. A levél befejezése valami hasonlóval történik: „Határozottan tudassa velem, ha kérdése van, és ha további kérdést szeretne megvitatni, feltétlenül megragadhatunk ebédet vagy hop-ot a Skype-on.”
4. Gondoljon elküldés előtt
Mielőtt elküldné az e-mailt, amely a kibertérben átvillan, elgondolkodjon önmagában: Ha a feletteseim ezt látnák, mit gondolnak erről, amit mondtam? Ezzel megakadályozhatja, hogy túl durva e-mailt küldjön, vagy amely más hangulatot kölcsönöz a vártnál. Ha úgy gondolja, hogy a főnöke rossz üzenetet kap az e-mailjére, kontextus nélkül, akkor ideje visszatérni a rajzhoz.
Ha lehetséges, próbálkozzon és írjon egy e-mailt egy nappal (vagy legalább néhány órával), mielőtt elküldi. Ha a leveleket düh közepén írja, akkor szüksége lesz egy kis időre, hogy lehűljön, mielőtt ez a másik személy meglátja az üzenetet. A düh hevében nem hoz sok nagyszerű döntést, és természetesen nem akarja, hogy hírneve veszélybe kerüljön, mert egy nem olyan gondosan megfogalmazott e-mailt küldött Önnek.
5. Légy felkészült a válaszra (vagy ne)
Az e-mailek természetesen kétirányú utcák; győződjön meg arról, hogy készen áll bármilyen reakcióra, amikor bármilyen konfrontációt elküld. Ezenkívül szánjon némi időt arra, hogy elgondolkodjon azon, hogy mit fog tenni a különböző forgatókönyvekben, például ha a másik végén lévő személy nem válaszol, vagy ha tíz perccel később felrobbant rád.
Például, ha az a szerző, akinek a fenti e-mailt küldtem, hogy három vagy négy napon belül nem válaszol, akkor egy e-mailt küldök határidővel vagy ultimátummal (például: „Ha nem válaszolok tőled, Feltételezem, hogy már nem érdekli a The Prospect írása ”). Ez kicsit nagyobb nyomást gyakorol a másikra a válaszadásra.
És abban az esetben, ha durva vagy dühös választ kap, várjon némi időt (legalább néhány órát), mielőtt válaszolna. Csábító lehet a visszakapcsolás, és az is nagyon egyszerű, ha egy üzenet e-mail háború zónává válik. És ismét, az elsődleges cél az, hogy kijusson az e-mail pajzs mögül, és szembeszálljon a dolgokkal.
