Bármilyen adat is van, a táblázatkezelő, mint az Excel, nagyszerű hely a tároláshoz. Az Excel beépített eszközök segítségével nyomon követheti az adatokat, és megtalálhatja a kívánt információkat, amikor azt szeretné. Több száz oszlop és több ezer sor esetén az Excel táblázatkezelő óriási mennyiségű adatot képes tárolni.
Az Excel egyszerűbb, mint egy teljes körű adatbázis-program, például a Microsoft Access. Az adatok egyszerűen beírhatók a táblázatba, és csak néhány egérkattintással válogathatja az adatokat, és megtalálhatja, amit akar.
Adatok bevitele az Excel táblázatokba
Az Excel formátumú adatok tárolására szolgáló alapformátum egy táblázat. A táblázatban az adatokat sorokban adják meg. Minden sor rekordként ismert. Miután létrehozott egy táblát, az Excel adatkezelő eszközei a rekordok keresésére, rendezésére és szűrésére szolgálnak, hogy konkrét információkat találjanak.
A táblázatadatok megadása
A táblázat létrehozásának első lépése az adatok bevitele. Ha így tesz, fontos annak biztosítása, hogy helyesen legyen beírva. Példaként győződjön meg róla, hogy az asztal létrehozásakor nem hagy üres cellákat, az ilyen műveletek a jövőben problémákat okozhatnak.
A hibás adatbevitel által okozott adathibák az adatkezeléssel kapcsolatos számos probléma forrása. Ha az adatok helyesen vannak megadva az elején, a program nagyobb valószínűséggel adja vissza a kívánt eredményeket.
Az Excel sorai és oszlopai
Sorok a táblázatban
Mint említettük, az adatsorok rekordként ismertek. A nyilvántartásba vétel során tartsa szem előtt ezeket az iránymutatásokat:
- Ne hagyjon üres sorokat a létrehozandó táblában, még a címsorok és az első adatsor között sem.
- A rekord csak egy adott elemre vonatkozó adatokat tartalmazhat.
- A rekordnak tartalmaznia kell az adott elemre vonatkozó listában szereplő összes információt is. Egy tételre vonatkozó információ nem lehet több sorban.
- Lista létrehozásához az adatlapnak legalább két adatrekordot kell tartalmaznia.
Oszlopok egy táblázatban
Bár a táblázatban lévő sorokat nyilvántartásnak nevezzük, az oszlopok neve: mezők. Minden oszlopnak szüksége van egy címre, hogy azonosítsa az általa tartalmazott adatokat; ezeket a címeket mezõneveknek nevezik.
- A mezõnevek arra szolgálnak, hogy az egyes rekordok adatait ugyanabban a sorrendben adják meg.
- Győződjön meg róla, hogy az oszlopban lévő összes adat ugyanarra a formátumba kerül. Ha a számokat számjegyként (például 10 vagy 20) szeretné beírni, tartsa fent. Ne változtasd át az utat, és kezdd meg a számokat szavakként (például tíz vagy húsz). Légy következetes.
- Ne hagyjon üres oszlopokat a táblázatban.
- Lista létrehozásához a táblának legalább két oszlopnak kell lennie.
Lista létrehozása Excel-ben
A szűrő opció használata
Miután az adatok helyesen kerültek a asztal megfelelő fejlécekkel, akkor át lehet alakítani egy listára használni a Szűrő választási lehetőség.
- választ bármelyik cella a táblázatban.
- Választ Főoldal> Rendezés és szűrés> Szűrő a Kezdőlap fülön.
- A táblázat mostantól kis fejjel lefelé mutató nyilakat mutat.
Az adatlisták kezelése
- Az egyes mezõnevek mellett lefelé mutató nyilak jelennek meg, amelyek megnyitják a legördülõ menüket, amikor rákattintanak.
- A legördülő menük tartalmazzák a listák bármelyik mező nevének rendezésére szolgáló beállításokat és a bizonyos kritériumoknak megfelelő rekordok listájának keresését.
